Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Anwendung Ordista ist:
Ordista GmbH i. G.
Johannesstraße 27, 78056 Villingen-Schwenningen, Deutschland
E-Mail: [email protected]
Telefon: 07720 9974060

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Anwendung sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

3. Erhobene Daten

• Bestands- und Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse)
• Nutzungsdaten (z. B. besuchte Seiten, Zugriffszeiten)
• Inhaltsdaten (z. B. hochgeladene Belege und Dokumente, Bankumsätze, Buchungsdaten)

4. Hosting und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir die folgenden Auftragsverarbeiter ein. Mit allen genannten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Übermittlung in Drittländer

Einige der oben genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA; bei weiteren liegt der Vertragssitz in der EU, während Teile der Verarbeitung dennoch in den USA stattfinden. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO: entweder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO, für in den USA nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierte Empfänger) oder auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), jeweils ergänzt um technische und organisatorische Schutzmaßnahmen wie Transportverschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen.

An die genannten Dienstleister werden ausschließlich die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Inhalte übermittelt. Trotz der beschriebenen Garantien kann bei Übermittlungen in die USA ein Zugriff durch dortige Behörden nicht vollständig ausgeschlossen werden.

6. Automatisierte Beleganalyse

Hochgeladene Belege werden per OCR ausgelesen und anschließend durch ein KI-Modell analysiert, um Rechnungsdaten, Buchungskonten und Zuordnungen zu Bankumsätzen vorzuschlagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), da die Auswertung den Kern der gebuchten Leistung bildet.

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt: alle Vorschläge sind Entwürfe, die erst nach Prüfung und Freigabe durch Sie oder Ihre steuerliche Beratung wirksam werden. Konfidenzwerte und Begründungen werden zu jedem Vorschlag angezeigt, damit die Herkunft eines Wertes nachvollziehbar bleibt.

7. Übermittlung an die Finanzverwaltung (ELSTER)

Wenn Sie in Ordista eine Steueranmeldung prüfen oder übermitteln oder das Steuerkonto beim Finanzamt abrufen, verarbeiten wir dafür die Daten der Anmeldung oder Abfrage, darunter Steuernummer, Name und Anschrift des Unternehmens, die Kennzahlen und die hinterlegte Zertifikatsdatei. Prüfung und Übermittlung übernimmt ERiC, die Software der Finanzverwaltung, auf unseren Servern in Deutschland. Den abgerufenen Kontoauszug speichern wir, um ihn Ihnen anzuzeigen und mit Ihrer Buchhaltung abzugleichen.

• Empfänger ist die Finanzverwaltung über den ELSTER-Annahmeserver. Sie verarbeitet die Daten als eigene Verantwortliche; ihre Informationen nach Art. 12 bis 14 DSGVO zeigt Ordista vor der ersten Nutzung von ELSTER. Neben den Steuerdaten übermittelt ERiC technische Angaben, darunter die Art des Betriebssystems; weil ERiC auf unseren Servern läuft, betrifft das deren Betriebssystem, nicht Ihr Gerät.
• ERiC erstellt bei jeder Prüfung und Übermittlung Protokolldateien auf unseren Servern; sie können Ihre Steuernummer enthalten. Wir verwenden sie nur zur Fehleranalyse und löschen sie nach 30 Tagen. An die Finanzverwaltung geben wir sie nur weiter, wenn Sie das vorher im Einzelfall ausdrücklich erlauben.
• Zu jeder Übermittlung bewahren wir das gesendete Dokument (verschlüsselt), die Antwort der Finanzverwaltung mit Transferticket und Eingangsdatum, das Übertragungsprotokoll und die Freigabe (Person, Zeitpunkt, Prüfsumme des Dokuments, Fassung der bestätigten Texte, IP-Adresse und Browser) auf, solange die steuerlichen Aufbewahrungsfristen laufen, in der Regel zehn Jahre nach Ende des Jahres der Übermittlung.
• Zertifikatsdatei und PIN speichern wir verschlüsselt und verwenden sie nur für die Übermittlungen und Abfragen, die in Ordista ausgelöst werden. Wir bewahren sie nur so lange auf, wie sie dafür gebraucht werden; wird ein Zertifikat entfernt, löschen wir es.
• Ihre Bestätigung der ELSTER-Hinweise halten wir mit Zeitpunkt, Fassung der Texte, IP-Adresse und Browser fest, als Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung, die die Software ERiC lizenziert; wir bewahren sie für die Dauer Ihres Kontos und drei Jahre darüber hinaus auf.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil Prüfung, Übermittlung und Abfrage in Ordista ausgelöst werden; die Aufbewahrung der Nachweise dient steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten und dem Nachweis der Übermittlung (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Fristen) entgegenstehen.

Belege, die Sie über unseren WhatsApp-Kanal einsenden, laufen zusätzlich über die Infrastruktur von Meta. Die gesendete Datei verbleibt dort nach Angaben des Anbieters bis zu 30 Tage; auf diese Frist haben wir keinen Einfluss. Bei uns gespeichert werden die Belegdatei selbst, die verschlüsselt hinterlegte gekoppelte Absenderrufnummer und die Kennung der Nachricht, die eine Doppelzustellung desselben Belegs erkennbar macht -- weiterer Nachrichteninhalt wird nicht gespeichert.