Ordista · Die KI-Plattform für Steuerkanzlei und Mandanten
Belege, Rechnungen und Banking für Ihre Mandanten. KI-Agenten und Freigaben für Ihre Kanzlei. Mit Datenübergabe an DATEV.
Aus der Kanzleipraxis entwickelt, von Dr. Timo Welzer und Rafael Katschmar.
Rechenbeispiel
bis zu 75 %
weniger Zeit bei einzelnen Routineprozessen.
Beispielannahme: Ein Prozess benötigt manuell 60 Minuten und mit KI-Unterstützung 15 Minuten einschließlich Prüfung und Freigabe. Das entspricht 75 % weniger Zeitaufwand. Dies ist kein gemessener Ordista-Leistungswert und keine Zusage für Ihre Kanzlei.
Ihr Unternehmen im Blick
Diesen Monat
Diesen Monat
3 Rechnungen
Büroausstattung.pdf
Rechnung · 12. September
349,00 €
Prüfen
Software-Abonnement.pdf
Rechnung · 11. September
89,00 €
Prüfen
Telefonrechnung.pdf
Rechnung · 10. September
49,90 €
Zugeordnet
„Welche Belege fehlen noch für meinen Monatsabschluss?“
Ein Einblick in Ordista · Illustrative Produktvorschau mit Beispieldaten
Human-in-the-Loop
Ordista bereitet vor, Ihre Kanzlei gibt frei. So wandert ein Beleg durch die Plattform.
Station 1
Foto in der App, Weiterleitung per E-Mail oder WhatsApp, Upload im Portal. Der Beleg landet im richtigen Mandantenbereich.
Beleg eingereicht
Station 2
E-Rechnung, Text-PDF oder OCR: Beträge, Steuersätze und Aussteller werden erkannt, Duplikate erkannt, Pflichtangaben geprüft.
Beleg ausgelesen
Station 3
Der FiBu-Agent schlägt Konto, Steuerschlüssel und Zahlung vor. Was unklar ist, wird markiert oder beim Mandanten nachgefragt.
Beleg vorkontiert
Station 4
Ihr Team prüft den Stapel, korrigiert und gibt frei. Erst mit dieser Freigabe verlässt eine Buchung die Plattform.
Beleg freigegeben
Station 5
Buchungsstapel und Belegbilder gehen über die DATEV-Datenservices oder als EXTF-Datei in Ihr Rechnungswesen.
Beleg in DATEV
Illustrative Darstellung. Der Agent bucht nicht selbstständig: Die Freigabe durch Ihr Team ist Voraussetzung, keine Option.
Weniger Routine. Mehr Zeit fürs Wesentliche.
Belege, Zahlungen und Nachrichten bleiben beim Vorgang. Ihre Mandanten sehen, was noch fehlt, und reichen es dort ein, wo es hingehört.
Die KI-Crew bereitet Routinen vor: Belege auslesen, Kontierung vorschlagen, Unklarheiten markieren. Ihr Team prüft die Ergebnisse und gibt für DATEV frei.
Akten, Kanzleiwissen und Fundstellen im Zusammenhang nutzen. Auch dann, wenn jemand anderes den Vorgang übernimmt.
Das kann Ihre All-in-One-Plattform
Sechs Bereiche. Ein Zugang. Wählen Sie, was Ihren Arbeitsalltag erleichtert.
Dokumente, Nachrichten, Rückfragen und Terminbuchung am richtigen Ort. Mit Zugriffsrechten je Mitarbeiter des Mandanten.
Mehr erfahrenAngebote, E-Rechnungen, Kontenabgleich und Zahlungen. Die Kanzlei sieht live mit.
Mehr erfahrenTagesaktuelle Liquidität, Steuervorschau, Rücklagen und Steuertermine. Vorauszahlungen aus den Bankumsätzen erkannt.
Mehr erfahrenHonorar nach StBVV, Angebot, Mandatsvereinbarung und Vollmachten. Digital unterschrieben statt per E-Mail-Ping-Pong.
Mehr erfahrenDokumente verstehen, Fachfragen recherchieren, Ergebnisse in der Akte behalten. Mit Quellenpflicht.
Mehr erfahrenDer KI-Agent kontiert vor und fragt nach. Ihr Team gibt frei, die Buchungen gehen an DATEV.
Mehr erfahrenIhre KI-Mitarbeiter
Delegieren Sie wiederkehrende Arbeit an Ihre KI-Crew. Ihre Skills legen fest, wie die Agenten vorgehen. Ihr Team prüft die Ergebnisse und behält die Entscheidung.
Heute im Einsatz: der FiBu-Agent für Belege und Buchungen und der Recherche-Agent für Akten und Quellen. Lohn- und Abschluss-Agent sind in Vorbereitung.
Ihr Auftrag an den FiBu-Agenten
Beispiel
12 Belege, 2 Duplikate erkannt
SKR03, mit Steuerschlüssel
Beleg zur Zahlung vom 14.09. fehlt
Freigabe vor der Übergabe an DATEV
Illustrative Darstellung mit Beispieldaten. Funktionsumfang abhängig von Modul und Einrichtung.
Der Unterschied im Arbeitsalltag
Sechs Aufgaben, die zusammengehören. Ordista bündelt sie für Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten.
| Ihr Arbeitsbereich | Mit getrennten Einzellösungen | Auf einer Plattform |
|---|---|---|
| Mandantenkommunikation | Portal, E-Mail und Dateiablage separat organisieren. | Dokumente, Nachrichten und Rückfragen direkt beim Vorgang. |
| Rechnungen & Banking | Rechnungen und Zahlungen zwischen Anwendungen abgleichen. | Angebote, E-Rechnungen, Kontenabgleich und Zahlungsvorbereitung zusammen. |
| KI & Fachrecherche | KI-Arbeitsplatz, Akten und Fachquellen separat zusammenstellen. | KI mit Mandantenkontext, Kanzleiwissen und nachvollziehbaren Quellen. |
| FiBu & Automatisierung | Belegerfassung, Automatisierung und Freigaben über Tools verbinden. | KI-Agenten bereiten Buchungen vor. Ihre Kanzlei prüft und gibt für DATEV frei. |
| Mandantenstart | Honorarkalkulation, Angebote und Vertragsunterlagen einzeln bearbeiten. | Vom Honorar über anpassbare Vereinbarungen bis zur Stammdatenerfassung. |
| Liquidität & Steuern | Finanzdaten, Steuervorschau und Rücklagenplanung zusammenführen. | Liquidität, Steuerrücklagen und Vorauszahlungen gemeinsam im Blick. |
Verglichen wird eine Arbeitsweise mit getrennten Anwendungen, nicht der Funktionsumfang einzelner Anbieter. Ordista-Funktionen und DATEV-Anbindungen richten sich nach Modul und Einrichtung.
Automatisierung mit Verantwortung
Ordista bereitet die Arbeit vor. Ihre Kanzlei prüft sie. Freigegebene Buchungsdaten und Belegbilder gehen über die DATEV-Datenservices oder als EXTF-Datei weiter. Welcher Weg zu Ihrer Einrichtung passt, klären wir gemeinsam.
Mandantenbezogene Arbeitsbereiche, Rollen und Berechtigungen steuern, wer welche Daten sieht. Agenten arbeiten nur mit dem freigegebenen Kontext, und jede Freigabe wird protokolliert.
Beleg → Buchungsvorschlag → Freigabe → Übergabe
Der Weg nach DATEV
per App, E-Mail, WhatsApp oder Scan
Konto, Steuerschlüssel, Zahlungszuordnung
dokumentiert, mit Rückfrage an den Mandanten
Buchungsdatenservice, Belegbilder oder EXTF
Technologie trifft Umsetzung
Die KanzleiStandard GmbH begleitet Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten: digitale Belegwege einrichten, Abläufe standardisieren und das Team für die Arbeit mit Ordista fit machen.
Von der ersten digitalen Belegstrecke zum wiederholbaren Kanzleiablauf, ohne dass DATEV ausgetauscht werden muss.
Die Gründer hinter Ordista
Ordista verbindet Digitalisierungserfahrung aus dem Kanzleialltag mit der Perspektive eines Berufsträgers.
Mitgründer
Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht. Er bringt die Berufsträgerperspektive in die Entwicklung von Ordista ein: Berufsgeheimnis, Haftung und Freigaben sind Teil des Produkts, nicht nachträgliche Ergänzung.
Mitgründer
Digitalisierungsexperte aus der Steuerkanzlei und Gründer der KanzleiStandard GmbH. Sein Fokus: digitale Abläufe, die Kanzlei und Mandanten gemeinsam tragen.
Preise
Eine Kanzlei zahlt ihre Stufe, ihr Belegpaket und ihre KI-Arbeitsplätze. Ihre Mandanten arbeiten mit, ohne eigene Kosten.
Stufe, Belegpaket und KI-Arbeitsplätze stellen Sie selbst zusammen. Monatlich kündbar, mit Laufzeit günstiger.
Preise nach kurzer Prüfung
Eigene Tarife für Unternehmen ohne Kanzlei auf Ordista bereiten wir vor. Betreut Sie eine Kanzlei über Ordista, zahlen Sie nichts: Ihr Zugang läuft über den Vertrag Ihrer Kanzlei.
Mehr erfahrenGute Fragen. Klare Antworten.
Nein. Ordista ergänzt DATEV: Belege, Vorkontierung, Freigaben und Mandantenkommunikation laufen in Ordista, die freigegebenen Buchungen und Belegbilder gehen über die DATEV-Datenservices oder als EXTF-Datei in Ihr DATEV-Rechnungswesen.
Nein. Die Agenten schlagen vor, markieren Unklarheiten und fragen nach. Die Freigabe bleibt bei Ihrem Team und wird protokolliert. Automatische Zuordnungen sind je Mandant abschaltbar und standardmäßig aus.
Ja, wenn die Voraussetzungen von § 203 Abs. 4 StGB und § 62a StBerG erfüllt sind: sorgfältig ausgewählte Dienstleister, Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform, kein Training mit Ihren Daten. Wie Ordista das umsetzt, steht auf der Seite Sicherheit.
Ordista wird in der EU betrieben. Die eingesetzten KI-Modelle laufen bei externen Anbietern; welche das sind und zu welchen Bedingungen, legen wir auf der Seite Sicherheit offen.
Per App mit Scanner, per E-Mail-Postfach, per WhatsApp Business, per Upload oder aus einem Cloud-Ordner. Fehlende Belege fordert Ordista automatisch beim Mandanten nach.
Eine Kanzlei zahlt ihre Stufe (Basis, Standard oder Premium), ein Belegpaket und die KI-Arbeitsplätze, die sie braucht. Mandanten und Benutzer sind unbegrenzt, Lohn wird je Abrechnung berechnet. Monatlich kündbar, mit 12 oder 24 Monaten Laufzeit günstiger. Die Beträge schalten Sie auf der Preisseite frei: mit Ihrer Kanzlei-E-Mail registrieren, wir gleichen Website und Impressum automatisch mit den Berufsregistern ab. Mandanten, die Sie über Ordista betreuen, zahlen nichts.
Eine Kanzlei startet mit wenigen Mandaten und einem wiederkehrenden Ablauf. Die KanzleiStandard GmbH begleitet die Einrichtung der Belegwege und die Schulung des Teams.
Betreut eine Kanzlei das Unternehmen über Ordista, läuft der Zugang über deren Vertrag, ohne Kosten für das Unternehmen; Belege, Freigaben und Buchhaltung bleiben in einem gemeinsamen Ablauf. Was für Unternehmen ohne Kanzlei gilt, steht auf der Preisseite.
Ihr erster Auftrag an Ordista
Bringen Sie einen wiederkehrenden Ablauf mit. Wir zeigen Ihnen Ordista vom Eingang bis zur Freigabe.
Unverbindlich. Mit Blick auf Ihre Kanzlei.