Sicherheit und Datenschutz
Mandantendaten gehören der Kanzlei –
so schützen wir sie.
Ordista verarbeitet Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen. Deshalb steht hier nicht „sicher", sondern was wir tun: welche Vorschriften gelten, welche Mechanismen im Produkt stecken, wo Daten liegen und wer sie verarbeitet.
Was hier steht, können wir belegen. Die Unterlagen erhalten Sie auf Anfrage.
- Rechenzentren in Deutschland und der EU
- Sensible Felder zusätzlich verschlüsselt
- Versiegeltes Ereignisjournal
- § 203 StGB und § 62a StBerG berücksichtigt
Recht und Technik
Der Rahmen. Und was
daraus im Produkt folgt.
Fünf Vorgaben bestimmen, wie eine Steuerkanzlei Dienstleister und KI einsetzen darf. Zu jeder gehört ein Mechanismus in Ordista, kein Versprechen.
Rechtsrahmen
- § 203 Abs. 4 StGB: mitwirkende Personen
- Ein Berufsgeheimnisträger darf Geheimnisse mitwirkenden Personen offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Er muss sie zur Geheimhaltung verpflichten und über die strafrechtlichen Folgen belehren. Ordista ist eine solche mitwirkende Person und unterzeichnet diese Verpflichtung.
- § 62a StBerG: vier Pflichten
- Den Dienstleister sorgfältig auswählen. Ihn in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten und über die strafrechtlichen Folgen belehren. Seine Kenntnisnahme auf das Erforderliche begrenzen. Festlegen, ob er weitere Personen heranziehen darf, die dann ebenso zu verpflichten sind. Unser Vertrag deckt alle vier ab.
- Art. 28 DSGVO: Auftragsverarbeitung
- Personenbezogene Daten verarbeitet Ordista im Auftrag der Kanzlei. Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt Weisungen, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragnehmer, Löschung und Nachweise. Er ersetzt die Verpflichtung nach § 203 StGB nicht; er kommt hinzu.
- BStBK-FAQ zum KI-Einsatz vom 27.01.2026
- Die Bundessteuerberaterkammer verlangt: KI-Dienstleister nach § 203 Abs. 4 StGB verpflichten, ein AVV allein reicht nicht; Training mit Mandantendaten vertraglich ausschließen; Drittlandtransfers kritisch prüfen. Ordista bildet alle drei Punkte ab und legt die Modellanbieter offen.
- Art. 50 KI-VO: Transparenz
- Seit August 2026 gelten Transparenzpflichten für KI-Systeme. In Ordista ist gekennzeichnet, was ein Modell erzeugt hat, und jeder Aufruf wird protokolliert. Für die Information der Mandanten stellen wir eine Mustervereinbarung bereit.
Technische Maßnahmen
- Verschlüsselte Übertragung
- Jede Verbindung läuft über TLS. Das gilt für Browser, App, E-Mail-Postfach und die Schnittstellen zu Bank, DATEV und Modellanbietern.
- Feldverschlüsselung mit Blindindex
- IBAN, Steuernummer und USt-IdNr. liegen zusätzlich verschlüsselt in der Datenbank. Gesucht wird über einen Blindindex; dessen Schlüssel ist vom Anwendungsschlüssel getrennt. Wer die Datenbank liest, liest diese Felder nicht.
- Versiegeltes Ereignisjournal
- Anmeldungen, Freigaben, Rechteänderungen und KI-Aufrufe stehen in einem Journal mit Hash-Kette. Jeder Eintrag verweist auf den vorherigen; eine nachträgliche Änderung fällt auf. Archive werden außerhalb der Anwendung versiegelt.
- KI-Protokoll je Mandant
- Für jeden Mandanten ist nachvollziehbar, welche Daten wann an welches Modell gingen und was zurückkam. Die Kanzlei kann das Protokoll dem Mandanten vorlegen.
- § 62a-Freigabegate
- Bevor Daten eines Mandanten ein KI-Modell erreichen, muss die Kanzlei die Nutzung für diesen Mandanten freigegeben haben. Ohne Freigabe blockiert Ordista den Aufruf. Modelle ohne hinterlegte Auftragsverarbeitung sind gesperrt.
- Rollen und Rechte
- Fünf Rollen für die Kanzlei, sechs für Mitarbeiter des Mandanten, Einzelrechte je Bereich. Agenten arbeiten nur mit dem Kontext, den die Rolle des Auftraggebers freigibt.
- Anmeldung: SSO, Passkeys, 2FA
- Anbindung an Ihr Identitätssystem über SAML oder OIDC, Benutzerverwaltung per SCIM. Für alle Zugänge Passkeys oder Zwei-Faktor-Anmeldung, auch für Mandanten.
- Virenscan der Uploads
- Jede hochgeladene Datei wird vor der Verarbeitung geprüft, gleich ob sie per App, E-Mail, WhatsApp oder Upload kommt. Auffällige Dateien werden isoliert.
- Break-Glass mit Protokoll
- Ein Notzugriff durch Ordista auf Kanzleidaten ist nur mit Begründung möglich, zeitlich begrenzt und im Journal sichtbar. Die Kanzlei sieht jeden solchen Zugriff.
- Löschfristen
- Daten tragen Aufbewahrungsklassen mit festen Fristen. Was seine Frist überschreitet, wird gelöscht; was der Aufbewahrungspflicht unterliegt, bleibt bis zu deren Ablauf. Der Vollzug wird protokolliert.
- Fehlerdaten-Redaktion
- Fehlerberichte enthalten keine Anfrageinhalte, Cookies oder Sitzungsdaten. Sensible Felder werden entfernt, bevor ein Bericht die Anwendung verlässt.
Betrieb und Anbieter
Wo die Daten liegen.
Wer sie verarbeitet.
Ordista betreibt keine eigene KI-Infrastruktur. Wir nennen deshalb, wer welche Aufgabe übernimmt und zu welchen Bedingungen. Standorte, Regionen und Vertragsgrundlagen je Dienst stehen in der Subprozessorenliste.
Hosting und Betrieb
- Rechenzentren in Deutschland und der EU
- Anwendung, Datenbank und Dokumentenablage laufen in Rechenzentren in Deutschland und der EU. Welche Standorte und Regionen das im Einzelnen sind, steht in der Subprozessorenliste.
- Trennung je Kanzlei
- Jede Kanzlei arbeitet in einem eigenen Datenbereich. Abfragen sind an den Mandantenkontext gebunden; ein Zugriff über die Kanzleigrenze hinweg ist technisch unterbunden.
- Schlüssel außerhalb des Codes
- Zugangsdaten und Schlüssel kommen aus der Umgebung des Servers, nie aus dem Quellcode. Der Schlüssel der Feldverschlüsselung liegt getrennt vom Anwendungsschlüssel.
KI-Modelle
- Externe Modellanbieter
- Die Sprachmodelle laufen bei externen Anbietern und werden über einen Vermittler angesprochen. Für jedes freigegebene Modell ist hinterlegt, welcher Anbieter die Daten verarbeitet und in welcher Region.
- Trainingsausschluss nach Vertrag
- Ein Modell wird erst freigegeben, wenn mit dem Anbieter eine Auftragsverarbeitung vereinbart und das Training mit Eingaben vertraglich ausgeschlossen ist. Modelle ohne diese Erklärung bleiben gesperrt.
- Keine eigene KI
- Ordista trainiert keine eigenen Modelle und behauptet keine „eigene KI in Deutschland". Was wir kontrollieren, sind die Auswahl der Anbieter, der Vertrag mit ihnen und das Gate davor.
Subprozessoren
- Hosting
- Hetzner Online GmbH, Deutschland. Anwendung und Datenbank.
- Objektspeicher und Journalsiegel
- Amazon Web Services. Ablage von Belegen und Dokumenten; Versiegelung der Archive des Ereignisjournals.
- Texterkennung (OCR)
- Ein Cloud-Dienst für Texterkennung. Er erkennt Text auf Belegbildern, wenn weder E-Rechnung noch Text-PDF vorliegt; der Anbieter steht in der Subprozessorenliste.
- KI-Modellanbieter
- Ein Vermittlungsdienst leitet Anfragen an die freigegebenen Modellanbieter weiter; die Modelle laufen beim jeweiligen Anbieter. Welche Anbieter freigegeben sind, steht in der Subprozessorenliste.
- Bankzugang
- banksapi.io für PSD2-Kontozugänge. FinTS-Verbindungen laufen direkt zur Bank.
- WhatsApp Business
- Meta Platforms. Nur für Kanzleien, die den WhatsApp-Kanal einrichten; Business-Plattform, kein Privatkonto.
- Proxy
- Cloudflare. Vorgeschalteter Proxy, schützt vor Überlast und Angriffen, bevor sie die Anwendung erreichen.
- Fehlerprotokolle
- Flare. Erhält technische Fehlerberichte ohne Anfrageinhalte, Cookies und Sitzungsdaten.
Drei Dokumente, drei Zwecke
AVV, § 203-Verpflichtung
oder § 62a-Vertrag?
Die drei werden oft für austauschbar gehalten. Sie regeln Verschiedenes und ersetzen einander nicht. Eine Kanzlei braucht alle drei; bei Ordista gehören sie zu einem Vertragspaket.
| Merkmal | AVV | Verpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB | Vertrag nach § 62a StBerG |
|---|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 28 Abs. 3 DSGVO | § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB | § 62a Abs. 3 StBerG |
| Zweck | Schutz personenbezogener Daten bei Verarbeitung im Auftrag | Straffreiheit des Berufsgeheimnisträgers bei Einbindung mitwirkender Personen | Berufsrechtliche Zulässigkeit der Inanspruchnahme von Dienstleistern |
| Form | Schriftlich oder elektronisch (Art. 28 Abs. 9 DSGVO) | Keine gesetzliche Formvorgabe; Textform üblich und über § 62a StBerG geboten | Textform (§ 62a Abs. 3 Satz 1 StBerG) |
| Pflichtinhalt | Gegenstand, Dauer, Art und Zweck; Weisungsbindung; Vertraulichkeit; TOM; Unterauftragnehmer; Löschung; Nachweise | Verpflichtung zur Geheimhaltung und Belehrung über die strafrechtlichen Folgen | Verschwiegenheit mit Belehrung; Kenntnisnahme nur soweit erforderlich; Regelung zu weiteren Personen samt deren Verpflichtung |
| Folge bei Fehlen | Datenschutzverstoß; Bußgeld nach Art. 83 Abs. 4 DSGVO möglich | Strafbarkeit des Berufsgeheimnisträgers, wenn die mitwirkende Person unbefugt offenbart | Berufsrechtlicher Verstoß; Pflicht, die Zusammenarbeit zu beenden (§ 62a Abs. 2 StBerG) |
Vereinfachte Übersicht ohne Anspruch auf Vollständigkeit und keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind der Gesetzestext und die Hinweise Ihrer Kammer.
Unterlagen
Was Sie für Ihre Akte brauchen.
Die Dokumente erhalten Sie auf Anfrage über das Kontaktformular. Wir senden sie als PDF; Rückfragen Ihrer Datenschutzbeauftragten beantworten wir direkt.
- Auf Anfrage
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Nach Art. 28 DSGVO, mit Anlagen zu Gegenstand, technischen und organisatorischen Maßnahmen und Unterauftragnehmern.
- Auf Anfrage
Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB
Verpflichtung von Ordista und seinen Mitarbeitern zur Geheimhaltung, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Erfüllt zugleich die Anforderungen des § 62a Abs. 3 StBerG.
- Auf Anfrage
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Die Maßnahmen dieser Seite in der für den AVV üblichen Gliederung.
- Auf Anfrage
Subprozessorenliste
Alle Unterauftragnehmer mit Aufgabe, Sitz, Verarbeitungsort und Vertragsgrundlage. Bei Änderungen informieren wir Kanzleien vorab.
- Auf Anfrage
Mustervereinbarung KI-Nutzung im Mandat
Vorlage zur Information des Mandanten über den KI-Einsatz in der Kanzlei. Anpassbar; keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Fragen zu Sicherheit und Datenschutz
Reicht ein Auftragsverarbeitungsvertrag?
Nein. Der AVV regelt den Datenschutz nach Art. 28 DSGVO. Das Berufsgeheimnis verlangt zusätzlich die Verpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB und den Vertrag in Textform nach § 62a StBerG. Die Bundessteuerberaterkammer sagt das in ihrer FAQ zum KI-Einsatz ausdrücklich. Bei Ordista erhalten Sie alle drei Dokumente.
Trainiert jemand mit unseren Daten?
Ordista trainiert keine Modelle. Externe Modellanbieter werden erst freigegeben, wenn das Training mit Eingaben vertraglich ausgeschlossen ist; Modelle ohne diese Zusage sind in Ordista gesperrt. Welche Anbieter freigegeben sind, steht in der Subprozessorenliste.
Wo liegen die Daten?
Anwendung und Datenbank laufen in Rechenzentren in Deutschland und der EU. Belege und Dokumente liegen in einem Objektspeicher; Texterkennung und KI-Modelle laufen bei den genannten Anbietern. Standorte und Regionen je Dienst nennt die Subprozessorenliste.
Was passiert bei Kündigung?
Sie erhalten Ihre Daten: Belege und Dokumente als Dateien, Buchungsdaten als EXTF-Datei, weitere Daten in maschinenlesbaren Formaten. Nach der Übergabe löschen wir die Daten innerhalb der vereinbarten Frist und bestätigen die Löschung.
Wer sieht was?
Die Kanzlei legt Rollen und Einzelrechte fest, der Mandant vergibt die Rechte seiner Mitarbeiter. Ordista-Mitarbeiter haben keinen laufenden Zugriff auf Kanzleidaten; ein Notzugriff ist begründungspflichtig, befristet und im Journal sichtbar.
Wie werden KI-Ergebnisse geprüft?
Kein KI-Ergebnis geht ohne Freigabe weiter. Kontierungsvorschläge prüft Ihr Team vor der Übergabe an DATEV; Rechercheantworten tragen Quellen, die Sie öffnen können. Jeder Aufruf steht im KI-Protokoll des Mandanten.
Nächster Schritt
Fragen Sie uns, was hier fehlt.
Ihre Datenschutzbeauftragte hat eine Frage, die diese Seite nicht beantwortet? Schreiben Sie uns. Wir antworten mit Unterlagen, nicht mit Werbung.