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Mandantenonboarding

Neue Mandate digital annehmen –
vom Honorar bis zur Unterschrift.

Honorar auf Basis der StBVV kalkulieren, Angebot als PDF versenden, Mandatsvereinbarung, Vollmachten und SEPA-Mandat aus Vorlagen zusammenstellen und digital unterschreiben lassen. Stammdaten kommen aus Handels- und Transparenzregister oder per Selbstauskunft vom Mandanten.

Demo anfragenMandantenportal ansehen

Vorlagen sind anpassbar, eigene Dokumente lassen sich ergänzen.

Rechenbeispiel

über 1 Stunde

weniger Aufwand je Neumandat.

  • Honorar auf Basis der StBVV, Stand 01.07.2025
  • Digital unterschreiben mit Zertifikats-PDF
  • Stammdaten aus dem Handelsregister
  • GwG-Identifizierung dokumentiert

Vom Erstgespräch zur Mappe

Kalkulieren, anbieten, unterschreiben.
Ohne E-Mail-Ping-Pong.

Sechs Schritte, die heute oft über Wochen laufen, weil Unterlagen hin- und hergeschickt werden. In Ordista hängen sie an einem Vorgang.

  • Honorarkalkulator auf StBVV-Basis

    Gegenstandswert eingeben, Zehntelsatz wählen, kanzleieigene Leistungen ergänzen. Die Summe rechnet Ordista live mit den StBVV-Tabellen in der Fassung vom 01.07.2025.

  • Angebot als PDF

    Aus der Kalkulation wird ein Angebot mit allen Positionen. Sie versenden es aus Ordista, der Mandant sieht es im Portal und stellt Rückfragen dort.

  • Mappe aus Vorlagen

    Mandatsvereinbarung, Vergütungsvereinbarung, Vollmachten, SEPA-Mandat, Datenschutzhinweise und AGB als Muster. Platzhalter füllt Ordista aus Kalkulation und Stammdaten.

  • Digitaler Abschluss

    Der Mandant unterschreibt per Link, gezeichnet auf dem Bildschirm. Ordista erzeugt je Dokument ein Zertifikats-PDF mit Zeitstempel und SHA-256-Prüfsumme.

  • Stammdaten ohne Abtippen

    Firmierung, Sitz und Vertretungsberechtigte aus dem Handelsregister. Was fehlt, liefert der Mandant per Selbstauskunft-Link.

  • GwG-Verfahren dokumentiert

    Ausweise fordern Sie beim Mandanten an und prüfen sie in Ordista. Den Auszug aus dem Transparenzregister gleichen Sie mit den Angaben ab, Unstimmigkeiten und ihre Meldung stehen im Vorgang. Ordista ist kein Ident-Anbieter.

Honorarkalkulator

Honorar nach StBVV.
Nachvollziehbar für beide Seiten.

Der Kalkulator arbeitet mit den Tabellen A bis D der StBVV und den Rahmensätzen der einzelnen Gebührentatbestände. Sie wählen den Zehntelsatz, Ordista zeigt die Gebühr. Kanzleieigene Leistungen wie digitale Belegbereitstellung oder Portalbetreuung legen Sie einmal an und verwenden sie in jeder Kalkulation.

Pauschalen vereinbaren Sie als Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV. § 14 StBVV, die frühere Pauschalvergütung, ist seit dem 01.07.2025 aufgehoben; die Vorlage in Ordista folgt den Formvorgaben des § 4 StBVV.

  • StBVV-Tabellen in der jeweils geltenden Fassung hinterlegt
  • Live-Vorschau der Summe, jede Position einzeln nachvollziehbar
  • Kalkulation duplizieren und für ähnliche Mandate anpassen

Kalkulation · Muster GmbH

Beispielansicht

Finanzbuchführung, § 33 Abs. 1 StBVV

Tabelle C, monatlich, Gegenstandswert: Jahresumsatz

7/10
Lohnabrechnung, § 34 Abs. 2 StBVV

Betragsrahmen, 12 Arbeitnehmer

je Arbeitnehmer
Jahresabschluss, § 35 Abs. 1 Nr. 1 StBVV

Tabelle B, Gegenstandswert aus Bilanzsumme und Jahresleistung

25/10
Digitale Belegbereitstellung

kanzleieigene Leistung, geregelt in der Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV

Pauschale

Illustrative Darstellung mit Beispieldaten. Gebührenhöhe abhängig von Gegenstandswert und Zehntelsatz.

Der Ablauf

Vier Schritte
bis zum unterschriebenen Mandat.

Vom Erstgespräch bis zum angelegten Mandanten: Das Mandat wandert durch vier Stationen, ohne E-Mail-Ping-Pong.

  1. Station 1

    Kalkulieren

    Nach dem Erstgespräch legen Sie die Leistungen an, wählen Zehntelsätze und ergänzen Pauschalen. Die Summe steht sofort.

    Mandat kalkuliert

  2. Station 2

    Anbieten

    Ordista erzeugt das Angebot als PDF. Der Mandant erhält es per Link und kann Rückfragen direkt im Portal stellen.

    Mandat angeboten

  3. Station 3

    Unterschreiben lassen

    Sie stellen die Mappe zusammen. Der Mandant unterschreibt jedes Dokument gezeichnet, Ordista legt das Zertifikats-PDF dazu. Erinnerungen gehen automatisch.

    Mandat unterschrieben

  4. Station 4

    Stammdaten und GwG abschließen

    Registerdaten prüfen, Selbstauskunft einholen, Identifizierung dokumentieren. Danach ist der Mandant im Portal angelegt und kann Belege einreichen.

    Mandat angelegt

Die Mappe

Alle Unterlagen aus Vorlagen.
Alle Vorlagen anpassbar.

Ordista liefert Muster für die Unterlagen, die ein neues Mandat braucht. Sie passen Texte an Ihre Kanzlei an, ergänzen eigene Dokumente und legen fest, welche Mappe welcher Mandatstyp bekommt. Platzhalter wie Firmierung, Honorarpositionen oder SEPA-Mandatsreferenz füllt Ordista aus dem Vorgang.

Die Muster sind geprüfte Ausgangspunkte, kein freier Vertragsgenerator und kein Ersatz für Ihre eigene Prüfung. Der Ablauf selbst ist dokumentiert: Wer welche Fassung wann erhalten und unterschrieben hat, steht im Vorgang.

  • Mandatsvereinbarung
  • Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV
  • Allgemeine Auftragsbedingungen
  • Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO
  • Erklärung zum wirtschaftlich Berechtigten
  • SEPA-Lastschriftmandat
  • Vollmachten, unter anderem gegenüber Finanzbehörden
  • Eigene Dokumente ergänzbar, etwa eine KI-Nutzungsvereinbarung (Muster im Ratgeber)

Passt dazu

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Häufige Fragen

Fragen zum Mandantenonboarding

Wie kalkuliert Ordista das Honorar?

Auf Basis der StBVV: Sie wählen Gebührentatbestand, Gegenstandswert und Zehntelsatz, Ordista rechnet mit den hinterlegten Tabellen in der Fassung vom 01.07.2025. Kanzleieigene Leistungen ergänzen Sie mit eigenen Preisen.

Kann ich Pauschalhonorare vereinbaren?

Ja, als Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV. Die frühere Pauschalvergütung nach § 14 StBVV ist seit dem 01.07.2025 aufgehoben. Die Vorlage in Ordista berücksichtigt die Formvorgaben des § 4 StBVV.

Ist die digitale Unterschrift rechtlich ausreichend?

Ordista erzeugt eine gezeichnete Unterschrift mit Zertifikats-PDF, keine qualifizierte elektronische Signatur. Ob das genügt, hängt von der gesetzlichen Form ab: Die Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV braucht Textform, manche Vollmachten werden im Original verlangt. Die Vorlagen weisen darauf hin, die Einschätzung bleibt bei Ihrer Kanzlei.

Wie läuft die Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz?

Die GwG-Identifizierung ist ein Schritt des Onboardings. Ihre Kanzlei fordert Ausweisdokumente beim Mandanten an, prüft sie und erfasst die wirtschaftlich Berechtigten; den Transparenzregisterauszug legt der Mandant vor oder die Kanzlei sieht selbst ein. Ordista dokumentiert Zeitpunkt, Prüfer, Ergebnis und Unstimmigkeiten. Ein Video- oder Ident-Verfahren bietet Ordista nicht an.

Woher kommen die Stammdaten?

Aus dem Handelsregister, soweit der Mandant dort eingetragen ist: Firmierung, Rechtsform, Sitz und Vertretungsberechtigte. Die wirtschaftlich Berechtigten erfassen Sie bei der GwG-Identifizierung und gleichen sie mit dem Transparenzregisterauszug ab; einen automatischen Abruf aus dem Transparenzregister gibt es nicht. Was nirgends steht, etwa Bankverbindung oder Ansprechpartner, fragt Ordista per Selbstauskunft-Link beim Mandanten ab.

Kann ich eigene Vorlagen und Dokumente verwenden?

Ja. Jede Vorlage lässt sich in Text und Aufbau anpassen, eigene Dokumente ergänzen Sie der Mappe. Platzhalter aus Kalkulation und Stammdaten stehen auch in eigenen Vorlagen zur Verfügung.

Prüft Ordista meine Verträge rechtlich?

Nein. Ordista stellt geprüfte Muster und einen dokumentierten Ablauf bereit. Die inhaltliche und rechtliche Verantwortung für Mandatsvereinbarung und Vollmachten bleibt bei Ihrer Kanzlei.

Nächster Schritt

Nehmen Sie das nächste Mandat digital an.

Bringen Sie eine typische Mandatsanfrage mit. Wir kalkulieren das Honorar, stellen die Mappe zusammen und zeigen den Weg bis zur Unterschrift.

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