Rechnungen & Banking
Rechnungen, Banking und Zahlungen –
mit direktem Draht zur Kanzlei.
Angebote und Rechnungen schreiben, E-Rechnungen nach EN 16931 erstellen und empfangen, Bankkonten anbinden und Zahlungen aus Ordista auslösen. Jede Rechnung und jeder Umsatz liegt Ihrer Kanzlei sofort vor.
Zahlungen werden zugeordnet, nicht gebucht. Die Freigabe bleibt bei der Kanzlei.
Offene Posten · Muster GmbH
Beispielansicht
- RE-2026-0147 · Beispiel AG
- bezahlt
- RE-2026-0151 · Schulze KG
- 1.190,00 €
- Eingangsrechnung · Bürobedarf Nord
- 238,00 €
- Auslage · M. Beispiel
- 42,50 €
ZUGFeRD, Zahlungseingang 21.09. automatisch zugeordnet
XRechnung an Leitweg-ID gesendet, fällig 30.09.
SEPA-Überweisung vorbereitet, Freigabe offen
Bahnticket, Erstattung mit Zahlung abgeglichen
Illustrative Darstellung mit Beispieldaten.
- XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931
- Bankkonten per FinTS oder PSD2 angebunden
- SEPA-Überweisung und Lastschrift aus Ordista
- Die Kanzlei sieht live mit
Rechnungen
Vom Angebot zur festgeschriebenen Rechnung.
Angebote und Rechnungen
Angebot schreiben, nach Zusage in eine Rechnung übernehmen. Positionen, Steuersätze und Zahlungsziel sind schon da. Eigene Vorlagen je Kunde.
E-Rechnung erstellen und empfangen
XRechnung für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD für Geschäftskunden, beide nach EN 16931. Eingehende E-Rechnungen werden strukturiert übernommen, ohne OCR.
Dauerrechnungen
Miete, Wartung, Retainer: Wiederkehrende Rechnungen erzeugt Ordista im gewählten Rhythmus. Sie prüfen und versenden.
Zahlungserinnerung und Mahnung
Überfällige Rechnungen sehen Sie auf einen Blick. Erinnerung und Mahnung erstellen Sie aus der offenen Rechnung heraus, mit einem Klick, nicht automatisch im Hintergrund.
Festschreibung
Versendete Rechnungen werden festgeschrieben und sind danach unveränderbar, wie die GoBD es verlangen. Korrekturen laufen über Storno und Gutschrift.
Debitorenportal
Ihre Kunden rufen Rechnungen und offene Posten über einen geschützten Link ab. Keine Nachfrage „Können Sie mir die Rechnung noch einmal schicken?".
Banking
Konten anbinden, Zahlungen auslösen,
Umsätze zuordnen.
Bankkonten direkt anbinden
Per FinTS direkt zur Bank oder per PSD2-Schnittstelle. Umsätze werden laufend abgerufen und liegen Mandant und Kanzlei gleichzeitig vor.
Zahlungen aus Ordista
SEPA-Überweisung und Lastschrift direkt aus der Eingangsrechnung. Echtzeitüberweisung, wo die Bank sie anbietet. Freigabe durch die berechtigte Person.
Empfängerprüfung
Vor der Überweisung prüft Ordista, ob IBAN und Empfängername zusammenpassen (Verification of Payee). Abweichungen werden angezeigt, bevor Geld fließt.
Automatischer Zahlungsabgleich
Eingangsrechnungen werden gegen die Bankumsätze geprüft: bezahlt oder offen. Ausgangsrechnungen werden beim Zahlungseingang als bezahlt markiert.
PayPal- und Kreditkartenkonten
PayPal und Kreditkarten binden Sie als Konten an. Ordista gleicht die Umsätze mit Belegen und Abrechnungen ab; die Verbuchung schlägt der FiBu-Agent vor.
Auslagenverwaltung
Mitarbeiter reichen Auslagen mit Beleg ein, die Geschäftsführung gibt frei, die Erstattung wird mit der Zahlung abgeglichen. Alles bleibt am Beleg.
Der Weg zur Kanzlei
Von der Rechnung zur Buchung,
ohne Export.
- 1Schritt 1
Rechnung schreiben
Angebot übernehmen, Positionen prüfen, als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen. Rechnungsnummer und Pflichtangaben nach § 14 UStG setzt Ordista.
- 2Schritt 2
Versenden und festschreiben
Per E-Mail als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung-XML an die Leitweg-ID. Mit dem Versand wird die Rechnung festgeschrieben.
- 3Schritt 3
Zahlungseingang erkennen
Kommt die Zahlung auf dem Konto an, ordnet Ordista den Umsatz der Rechnung zu und markiert sie als bezahlt.
- 4Schritt 4
Kanzlei gibt frei
Ihre Kanzlei sieht Rechnung, Zahlung und Kontierungsvorschlag zusammen, prüft und gibt frei. Die Buchung geht über die DATEV-Datenservices oder als EXTF-Datei weiter.
XRechnung oder ZUGFeRD
Zwei Formate,
eine Norm.
Beide erfüllen die EN 16931 und gelten als E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG. Der Unterschied liegt in der Verpackung und im typischen Empfänger.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Datei | Reines XML | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer | Ja, das PDF ist die Sichtkopie |
| Typischer Empfänger | Öffentliche Auftraggeber, Adressierung per Leitweg-ID | Geschäftskunden |
| Syntax | CII oder UBL | CII |
| In Ordista | Erstellen (CII) und empfangen (CII, UBL) | Erstellen und empfangen |
Ordista erzeugt E-Rechnungen in der Syntax CII. Eingehende Rechnungen werden in CII und UBL gelesen. Eine Prüfung gegen den KoSIT-Validator nehmen Sie bei Bedarf gesondert vor.
E-Rechnungspflicht
Die Fristen,
auf die es ankommt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Eine E-Mail-Adresse genügt dafür, ein PDF ist aber keine E-Rechnung.
Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen im B2B-Geschäft weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle.
- Empfang: seit 1. Januar 2025 Pflicht für alle Unternehmen
- Ausstellung: ab 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle
- Ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise, Rechnungen an Privatkunden
Passt dazu
Weiter mit
Belegeingang
Eingangsrechnungen per App, E-Mail, WhatsApp und Scan. Ausgelesen, geprüft, dem Umsatz zugeordnet.
Mehr erfahrenLiquidität & Steuern
Was vom Kontostand verfügbar ist, wenn offene Rechnungen und Steuern abgezogen sind.
Mehr erfahrenFiBu-Automatisierung
Der KI-Agent kontiert Rechnungen und Zahlungen vor. Ihre Kanzlei gibt frei, DATEV bekommt die Buchung.
Mehr erfahren
Häufige Fragen
Fragen zu Rechnungen und Banking
Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben?
Im B2B-Geschäft ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Ordista erstellt und empfängt XRechnung und ZUGFeRD schon heute.
Was gilt für Kleinbetragsrechnungen?
Rechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, ebenso Fahrausweise. Sie dürfen weiter als Papier oder PDF ausgestellt werden. Ordista liest sie per Text oder OCR aus.
XRechnung oder ZUGFeRD: Was soll ich verwenden?
Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID. Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD praktisch, weil das PDF lesbar bleibt und das XML eingebettet ist. Beide Formate erfüllen die EN 16931; Ordista erzeugt beide.
Welche Banken kann ich anbinden?
Deutsche Banken mit FinTS-Zugang direkt, weitere Institute sowie PayPal- und Kreditkartenkonten über eine PSD2-Schnittstelle. Ob Echtzeitüberweisungen möglich sind, hängt von Ihrer Bank ab.
Bucht Ordista Zahlungen automatisch?
Nein. Ordista ordnet Umsätze Rechnungen und Belegen zu und der FiBu-Agent schlägt die Kontierung vor. Gebucht wird erst nach Freigabe durch Ihre Kanzlei; dann geht die Buchung an DATEV.
Kann ich Mahnungen verschicken?
Ja. Aus einer überfälligen Rechnung erstellen Sie Zahlungserinnerung und Mahnung mit einem Klick. Ordista versendet Mahnungen nicht automatisch; Sie entscheiden je Kunde.
Was bedeutet Festschreibung?
Nach den GoBD darf eine versendete Rechnung nicht mehr verändert werden. Ordista schreibt sie deshalb mit dem Versand fest. Korrekturen laufen über Storno und Gutschrift, nachvollziehbar und mit fortlaufender Nummer.
Nächster Schritt
Rechnung, Zahlung, Buchung: Sehen Sie den ganzen Weg.
Wir zeigen Ihnen, wie eine E-Rechnung entsteht, wie der Zahlungseingang erkannt wird und was Ihre Kanzlei davon sieht.
Unverbindlich. Etwa 30 Minuten.