Mandantenportal
Das Mandantenportal,
das Ihre Mandanten wirklich nutzen.
Dokumente, Nachrichten, Aufgaben und Freigaben an einem Ort. Mit eigenen Rechten für jeden Mitarbeiter des Mandanten. Belege kommen dort an, wo Ihre Kanzlei sie braucht, und gehen nach der Freigabe weiter an DATEV.
Teil der Ordista-Plattform, kein Zusatzmodul.
Vorgang: Jahresabschluss 2025 · Muster GmbH
Beispielansicht
- Neue Nachricht
- 1
- Belegnachforderung
- 3 offen
- Freigabe
- erteilt
- Aufgabe
- fällig 30.09.
Frau Beispiel fragt nach der Inventurliste
Zahlungen vom 12.09., 15.09. und 19.09.
Umsatzsteuer-Voranmeldung August, 22.09., 14:12 Uhr
Inventurliste hochladen, zuständig: Buchhaltung
Illustrative Darstellung mit Beispieldaten.
- Verschlüsselte Nachrichten statt E-Mail-Anhänge
- Rechte je Mitarbeiter des Mandanten
- Freigaben mit Protokoll
- Belege und Buchungen gehen an DATEV
Was im Portal passiert
Kommunikation, die beim Vorgang bleibt.
Kein Suchen in Postfächern, kein Nachfragen, wer was wann geschickt hat. Jede Nachricht hängt an dem Beleg, der Rechnung oder dem Auftrag, um den es geht.
Nachrichten direkt im Portal
Rückfragen zu einem Beleg stellen Sie am Beleg. Der Mandant antwortet dort, und wer den Vorgang später übernimmt, liest den Verlauf statt E-Mails zu suchen.
Sicherer Dokumentenaustausch
Dokumente und Nachrichten laufen verschlüsselt über das Portal, nicht als Anhang durch fremde Postfächer. Das entlastet auch Ihr E-Mail-Postfach.
Räume mit Gastzugang
Für eine Finanzierung, eine Betriebsprüfung oder einen Unternehmensverkauf legen Sie einen Raum an und laden Bank, Notar oder Prüfer als Gäste ein.
Aufgaben mit Frist
„Inventurliste hochladen", „Mietvertrag nachreichen": Aufgaben sind beim Mandanten sichtbar und in der Kanzlei nachverfolgbar, bis sie erledigt sind.
Freigaben mit Protokoll
Voranmeldung, Jahresabschluss oder Zahlungslauf: Der Mandant gibt im Portal frei. Wer wann was bestätigt hat, steht im Protokoll.
Belegnachforderung
Fehlt zu einer Zahlung der Beleg, fordert Ordista ihn beim Mandanten an. Die Antwort landet direkt am Bankumsatz, nicht im Posteingang.
Termine buchen
Der Mandant bucht Video-, Telefon- oder Präsenztermine bei seinem Ansprechpartner. Belegte Zeiten aus dessen Kalender zählen mit, Unterlagen für das Gespräch fordern Sie gleich mit an. Erinnerung am Vortag.
Formulare online
Fragebögen und Formulare der Kanzlei füllt der Mandant im Portal aus, Dritte ohne eigenes Konto über einen gesicherten Link mit Einmalcode.
Posteingang für Schreiben
Verträge, Bescheide und Briefe landen im Posteingang der Ablage, mit Ablagevorschlag. Eine Antwort entwirft die KI auf Wunsch, versendet wird nach Freigabe.
Berechtigungen
Jeder Mitarbeiter des Mandanten
sieht nur seinen Bereich.
Die Buchhaltung braucht die Bankumsätze, der Vertrieb nur Angebote und Rechnungen, die Auszubildende lädt Belege hoch. Die Geschäftsführung gibt Zahlungen frei. In Ordista bekommt jede Person einen eigenen Zugang mit eigener Rolle.
Sechs Rollen für Mitarbeiter des Mandanten, fünf Rollen für die Kanzlei, dazu Einzelrechte je Bereich: Belege, Bank, Zahlungen, Rechnungen, Auslagen, Aufgaben. Wer welche Daten sieht, legt der Mandant fest, Ihre Kanzlei sieht die Vergabe.
- Eigener Zugang je Person, kein geteiltes Passwort
- Zahlungen auslösen nur mit ausdrücklichem Recht
- Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys für alle Zugänge
Berechtigungen bei der Muster GmbH
Beispielansicht
- Geschäftsführung
- alle Bereiche
- Buchhaltung
- Belege, Bank, Rechnungen
- Vertrieb
- Angebote, Rechnungen
- Auszubildende
- Belege hochladen
gibt Zahlungen und Voranmeldungen frei
keine Freigabe von Zahlungen
keine Bankdaten, keine Belege anderer Bereiche
sieht keine Beträge auf dem Bankkonto
Illustrative Darstellung mit Beispieldaten.
Der Ablauf
Dokument teilen.
Rückfrage klären.
Weiterarbeiten.
Ein Beispiel: Der Mietvertrag eines Mandanten wandert durch vier Stationen und bleibt dabei am Vorgang.
Station 1
Dokument teilen
Der Mandant lädt den Mietvertrag im Portal hoch oder fotografiert ihn in der App. Ihre Kanzlei sieht ihn sofort im richtigen Mandantenbereich.
Mietvertrag hochgeladen
Station 2
Rückfrage klären
Ihre Mitarbeiterin fragt am Dokument nach der Nebenkostenregelung. Der Mandant bekommt eine Benachrichtigung und antwortet an derselben Stelle.
Mietvertrag geklärt
Station 3
Freigeben
Steht die Voranmeldung, legt Ihre Kanzlei sie dem Mandanten zur Freigabe vor. Die Bestätigung wird mit Zeitstempel protokolliert.
Mietvertrag freigegeben
Station 4
Weiterarbeiten
Freigegebene Buchungen und Belegbilder gehen über die DATEV-Datenservices oder als EXTF-Datei in Ihr Rechnungswesen. Der Verlauf bleibt am Vorgang.
Mietvertrag in DATEV
Drei Wege, mit Mandanten zu arbeiten
Integriertes Portal, eigenständiges Portal
oder Behelf?
Kanzleien tauschen heute auf drei Arten Unterlagen mit Mandanten aus. Der Unterschied zeigt sich, sobald ein Vorgang länger als eine E-Mail dauert.
| Merkmal | Integriert (Ordista) | Eigenständiges Portal | Behelf: E-Mail, Cloud-Ordner |
|---|---|---|---|
| Verlauf je Vorgang | Nachrichten, Dokumente und Freigaben am Beleg oder Auftrag | Dateiablage mit Nachrichtenfunktion, getrennt von der Buchhaltung | Verstreut über Postfächer und Ordner |
| Rechte je Mitarbeiter des Mandanten | Rollen und Einzelrechte je Person | Meist ein Zugang je Mandant | Wer den Link hat, sieht alles |
| Weg des Belegs in die Buchhaltung | Direkt: auslesen, vorkontieren, freigeben, an DATEV | Herunterladen und in ein zweites System einspielen | Manuell erfassen |
| Freigaben | Im Portal, mit Protokoll | Je nach Anbieter | Per E-Mail-Antwort, ohne Nachweis |
| Berufsgeheimnis | Verschlüsselung, Rollen, versiegeltes Journal | Abhängig vom Anbieter | Anhänge in fremden Postfächern |
Verglichen werden Arbeitsweisen, nicht einzelne Anbieter. Funktionsumfang von Ordista je nach Modul und Einrichtung.
Einführung
So wird das Portal
zum Normalfall.
Mandanten nutzen ein Portal, wenn es ihnen etwas abnimmt. Starten Sie deshalb nicht mit „Bitte laden Sie ab jetzt alles hoch", sondern mit einem Anlass: der Belegnachforderung, der Freigabe der Voranmeldung oder einer Aufgabe mit Frist.
Bewährt hat sich der Start mit wenigen Mandaten und einem wiederkehrenden Ablauf. Die KanzleiStandard GmbH begleitet die Einrichtung der Belegwege und die Schulung Ihres Teams.
- Belegwege umstellen: E-Mail-Postfach und App zuerst, WhatsApp nach Einrichtung
- Einen Vorgang je Mandant vollständig im Portal führen
- Dann weitere Mandate nach demselben Muster anschließen
Passt dazu
Weiter mit
Belegeingang
Per App, E-Mail, WhatsApp und Scan. Ordista liest aus, erkennt Duplikate und fordert fehlende Belege an.
Mehr erfahrenRechnungen & Banking
E-Rechnungen, Kontenabgleich und Zahlungen. Ihre Kanzlei sieht Rechnung und Zahlung zusammen.
Mehr erfahrenSicherheit
Verschlüsselung, Rollen, versiegeltes Journal. Wie Ordista § 203 StGB und § 62a StBerG umsetzt.
Mehr erfahren
Häufige Fragen
Fragen zum Mandantenportal
Was kostet ein Mandantenportal?
Bei Ordista ist das Portal Teil der Plattform, kein Zusatzmodul. Die Kanzlei zahlt Stufe, Belegpaket und KI-Arbeitsplätze, nicht je Mandant: Mandanten sind in jeder Stufe unbegrenzt. Die Beträge stehen auf der Preisseite, für Kanzleien nach der Freischaltung.
Was unterscheidet Ordista von DATEV Unternehmen online?
DATEV Unternehmen online ist der Belegweg in die DATEV-Welt. Ordista deckt zusätzlich Kommunikation, Aufgaben, Freigaben, Rechnungen, Banking und Liquidität ab. Freigegebene Buchungen und Belegbilder gehen über die DATEV-Datenservices weiter, Ordista kann neben Unternehmen online laufen.
Wie führe ich ein Portal ein, ohne dass Mandanten es ignorieren?
Mit einem Anlass statt einer Ankündigung: Belegnachforderungen, Freigaben und Aufgaben laufen ab dem ersten Tag über das Portal. Starten Sie mit wenigen Mandaten und einem wiederkehrenden Ablauf; die KanzleiStandard GmbH begleitet die Umstellung.
Können Mitarbeiter meines Mandanten eigene Zugänge bekommen?
Ja. Jede Person erhält einen eigenen Zugang mit einer von sechs Rollen und Einzelrechten je Bereich. Die Buchhaltung sieht die Bank, der Vertrieb nur Angebote und Rechnungen, die Geschäftsführung gibt Zahlungen frei.
Gibt es eine App?
Ja. Mandanten fotografieren Belege in der App, die Kantenerkennung schneidet zu, Ordista liest die Daten aus. Nachrichten, Aufgaben und Freigaben sind ebenfalls mobil erreichbar.
Wie sicher sind Nachrichten und Dokumente im Portal?
Übertragung verschlüsselt, sensible Felder wie IBAN und Steuernummer zusätzlich verschlüsselt gespeichert, Betrieb in der EU. Zugänge sind mit Zwei-Faktor-Anmeldung oder Passkeys geschützt, jede Freigabe steht im versiegelten Journal. Details auf der Seite Sicherheit.
Was passiert mit Belegen, die im Portal eingehen?
Ordista liest sie aus, erkennt Duplikate und schlägt eine Kontierung vor. Ihre Kanzlei prüft und gibt frei; danach gehen Buchungen und Belegbilder über die DATEV-Datenservices oder als EXTF-Datei weiter.
Nächster Schritt
Sehen Sie das Portal mit einem echten Vorgang.
Bringen Sie einen Mandanten mit, bei dem heute viel per E-Mail läuft. Wir zeigen den Weg vom Beleg bis zur Freigabe.
Unverbindlich. Etwa 30 Minuten.