DATEV-Schnittstelle
Nahtlos nach DATEV –
ohne Medienbruch, ohne Doppelerfassung.
Freigegebene Buchungen und Belegbilder gehen aus Ordista in Ihr DATEV-Rechnungswesen: über den Buchungsdatenservice, den Belegbilderservice oder als EXTF-Datei. Welcher Weg passt, hängt von Ihrer Einrichtung ab. Wir klären das vor dem Start.
Ordista ist DATEV-Schnittstellenanbieter und nutzt die DATEV-Datenservices. Kein DATEV-Marktplatz-Partner.
Übergabe · Muster GmbH · Stapel September
Beispielansicht
- Buchungsstapel
- 187 Buchungen
- Belegbilder
- 181
- Beleglink
- gesetzt
- Rückmeldung
- verbucht
EXTF-Format, 125 Felder, Validator ohne Befund
Belegbilderservice, 6 Duplikate nicht erneut gesendet
BEDI-GUID je Buchung, Beleg in Unternehmen online
Import-Job bestätigt am 23.09., 09:41 Uhr
Illustrative Darstellung mit Beispieldaten.
- Buchungsdatenservice und Belegbilderservice angebunden
- EXTF mit 125 Feldern und eigenem Validator
- Fehlerquote der Schnittstelle überwacht
- Mandantenabruf mit Berater- und Mandantennummer
Drei Wege nach DATEV
Buchungsdatenservice, Belegbilderservice
oder EXTF-Datei?
Alle drei Wege führen in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Sie unterscheiden sich darin, was übertragen wird, was DATEV dafür freischalten muss und wo es typischerweise hakt.
| Kriterium | Buchungsdatenservice | Belegbilderservice | EXTF-Datei |
|---|---|---|---|
| Was wird übertragen | Buchungsstapel im DATEV-Format direkt ins Rechenzentrum, auf Wunsch mit Stammdaten | Belegbilder mit Belegdaten nach DATEV Unternehmen online | Buchungsstapel als Datei zum Import in Kanzlei-Rechnungswesen |
| Beleglink | Ja, sofern das Belegbild zuvor über den Belegbilderservice übertragen wurde | Liefert die GUID, auf die der Beleglink der Buchung zeigt | Ja, mit zuvor übertragenen Belegbildern; sonst Buchung ohne Beleglink |
| Einrichtung | Anmeldung mit DATEV-Konto, Bestand per Mandantenabruf wählen; Berater- und Mandantennummer werden geprüft | Gleiche Anmeldung; Unternehmen online muss für den Bestand eingerichtet sein | Keine Anbindung nötig; EXTF-Datei in Kanzlei-Rechnungswesen importieren |
| Voraussetzungen | DATEV Buchungsdatenservice für den Bestand freigeschaltet (Art.-Nr. 91000) | DATEV Unternehmen online für den Bestand | DATEV Kanzlei-Rechnungswesen mit Importrecht |
| Typische Fehlerquellen | Datenservice nicht freigeschaltet, abgelaufene Anmeldung, Kontenlänge oder Kontenrahmen passen nicht zum Bestand | Bestand ohne Unternehmen online, Beleg doppelt hochgeladen | Zeichensatz, Kontenlänge, Wirtschaftsjahr oder Festschreibekennzeichen im Vorlauf |
Die Wege lassen sich kombinieren; üblich ist Buchungsdatenservice plus Belegbilderservice. Kosten für DATEV-Datenservices richten sich nach Ihrem DATEV-Vertrag, nicht nach Ordista.
Der Ablauf
Beleg → Buchungsvorschlag →
Freigabe → Übergabe.
Ein Beleg wandert durch fünf Stationen. Ohne Freigabe Ihres Teams verlässt nichts die Plattform.
Station 1
Beleg kommt an
Per App, E-Mail, WhatsApp, Upload oder Cloud-Ordner. Ordista liest aus, erkennt Duplikate und prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Beleg angekommen
Station 2
Buchungsvorschlag
Der FiBu-Agent schlägt Konto, Steuerschlüssel und Zahlungszuordnung vor. Kontenrahmen und Kontenlänge kommen aus der DATEV-Einrichtung des Mandanten.
Beleg vorkontiert
Station 3
Freigabe
Ihr Team prüft den Stapel und gibt frei. Wer freigibt, braucht das eigene Recht dafür; die Freigabe steht im Protokoll.
Beleg freigegeben
Station 4
Übergabe
Belegbilder gehen zuerst, damit der Beleglink gesetzt werden kann, dann der Buchungsstapel. Der Validator prüft die EXTF-Datei vor dem Versand.
Beleg an DATEV übergeben
Station 5
Rückmeldung
Ordista fragt den Status des Import-Jobs ab und meldet hängende Stapel. Ein Stapel wird nie ungefragt erneut gesendet, damit nichts doppelt gebucht wird.
Beleg bestätigt
Im Detail
Was die Schnittstelle
zuverlässig macht.
EXTF mit 125 Feldern und Validator
Ordista schreibt das DATEV-Format vollständig, in Windows-1252, mit korrektem Vorlauf. Ein eigener Validator prüft jede Datei gegen die Formatbeschreibung, bevor sie das Haus verlässt.
Belegbilder mit Deduplizierung
Jedes Belegbild bekommt eine feste GUID nach RFC 4122. Eine Wiederholung nach Verbindungsabbruch erzeugt keinen zweiten Beleg in Unternehmen online.
Mandantenabruf
Nach der Anmeldung liest Ordista die Bestände mit Berater- und Mandantennummer und die je Bestand freigeschalteten Datenservices. Falsche Zuordnungen fallen vor der ersten Übertragung auf.
Zweitkanal Upload-Mail
Wo der Belegbilderservice nicht freigeschaltet ist, gehen Belege an die Upload-Adresse von Unternehmen online. Ordista wertet die Bestätigungs- und Ablehnungsmails aus und ordnet sie dem Vorgang zu.
Fehlerraten-Monitoring
DATEV verlangt eine Fehlerquote unter 10 % je Schnittstelle. Ordista misst sie laufend, alarmiert bei Überschreitung und hält das Anfrageprotokoll 14 Tage vor, wie von DATEV gefordert.
Kein Dauer-Polling
Abrufe erfolgen nur, wenn eine Person sie auslöst. Das ist eine DATEV-Vorgabe und bedeutet: Kein Hintergrundprozess greift ohne Anlass auf Ihren Bestand zu.
Ehrlich gesagt
Was in DATEV bleibt.
Und was Ordista nicht kann.
Ordista ersetzt DATEV nicht und behauptet es auch nicht. Die Übergabe endet im Buchungsstapel und im Belegbild. Alles, was danach kommt, bleibt in DATEV: Jahresabschluss, E-Bilanz, Steuererklärungen.
Ordista rechnet BWA, Summen- und Saldenliste und GuV aus dem eigenen Hauptbuch; den offiziellen Jahresabschluss erstellt weiterhin Ihre Kanzlei in DATEV. Unternehmen online bleibt nutzbar, Belegbilder aus Ordista landen dort.
- Noch kein ELSTER im Echtbetrieb: Übermittlung und Abfrage des Steuerkontos sind im Testsystem erprobt; bis dahin erkennt Ordista Vorauszahlungen aus den Bankumsätzen
- Kein Abgleich mit DATEV-Fristen, weil DATEV dafür keine Schnittstelle anbietet: Ordista führt eigene Aufgaben und Fristen
- Mandanten anlegen bleibt in DATEV: Ordista liest Bestände, legt keine an
- Jahresabschluss und E-Bilanz bleiben in DATEV
Passt dazu
Weiter mit
FiBu-Automatisierung
Was vor der Übergabe passiert: auslesen, vorkontieren, nachfragen, freigeben.
Mehr erfahrenBelegeingang
Wie Belege in Ordista ankommen: App, E-Mail, WhatsApp, Upload, Cloud-Ordner.
Mehr erfahrenSicherheit
Anmeldung bei DATEV, Protokolle, Rollen und Verschlüsselung im Detail.
Mehr erfahren
Häufige Fragen
Fragen zur DATEV-Schnittstelle
Wie kommt die Arbeit in DATEV?
Nach der Freigabe überträgt Ordista den Buchungsstapel über den Buchungsdatenservice und die Belegbilder über den Belegbilderservice, jeweils mit Beleglink. Ohne Datenservice-Freischaltung nutzen Sie die EXTF-Datei und importieren sie in Kanzlei-Rechnungswesen.
Wer darf welche Daten sehen?
Das regeln Rollen und Einzelrechte je Mandant. Die DATEV-Anmeldung ist je Bestand hinterlegt; auslösen darf die Übergabe nur, wer das eigene Recht dafür hat. Jede Übertragung steht mit Person und Zeitpunkt im Protokoll.
Wie wird Vertraulichkeit geregelt?
Ordista arbeitet als Dienstleister Ihrer Kanzlei nach § 203 Abs. 4 StGB und § 62a StBerG: Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Übertragung nur der Daten, die der jeweilige Datenservice braucht. Die Anmeldung läuft über Ihr DATEV-Konto; Ihr DATEV-Passwort sieht Ordista nicht.
Kann ich Ordista neben DATEV Unternehmen online nutzen?
Ja. Belegbilder aus Ordista landen über den Belegbilderservice in Unternehmen online, Buchungen im Rechnungswesen. Mandanten, die weiter in Unternehmen online arbeiten, müssen nichts umstellen.
Was kostet der Buchungsdatenservice?
Den Buchungsdatenservice und Unternehmen online bestellen Sie bei DATEV; die Kosten richten sich nach Ihrem DATEV-Vertrag. Was Ordista kostet, steht auf der Preisseite; dort sind auch diese DATEV-Kosten aufgeführt.
Was passiert, wenn eine Übertragung fehlschlägt?
Ordista zeigt den Fehler mit DATEV-Meldung und dem Weg zur Behebung an, etwa den Bestellprozess bei fehlender Freischaltung. Ein angenommener, aber nicht bestätigter Stapel wird gemeldet und nie ungefragt erneut gesendet, damit nichts doppelt gebucht wird.
Ist Ordista DATEV-Marktplatz-Partner?
Nein. Ordista ist DATEV-Schnittstellenanbieter und nutzt die offiziellen Datenservices. Der Marktplatz-Status ist ein eigenes Verfahren; solange er nicht erteilt ist, führen wir kein Marktplatz-Logo.
Nächster Schritt
Sehen Sie die Übergabe an Ihrem Bestand.
Bringen Sie einen Mandanten mit Buchungsdatenservice oder Unternehmen online mit. Wir zeigen den Weg vom Beleg bis zur Rückmeldung aus DATEV.
Unverbindlich. Etwa 30 Minuten.