FiBu-Automatisierung
Buchhaltung, die sich selbst vorbereitet –
Sie geben frei.
Der FiBu-Agent liest Belege aus, schlägt Konto und Steuerschlüssel vor, ordnet Zahlungen zu und fordert fehlende Belege beim Mandanten an. Ihr Team prüft den Stapel und gibt ihn für DATEV frei.
Automatische Zuordnung je Mandant zuschaltbar, standardmäßig aus.
Rechenbeispiel
bis zu 80 %
weniger Bearbeitungszeit je Buchungsmonat.
Beispielannahme: Ein Mandant mit 150 Belegen im Monat benötigt manuell 5 Stunden für Erfassung, Kontierung und Zahlungsabgleich. Mit Vorkontierung durch den FiBu-Agenten bleibt 1 Stunde für Prüfung und Freigabe. Das entspricht 80 % weniger Zeitaufwand. Dies ist kein gemessener Ordista-Leistungswert; belastbare Zahlen entstehen erst im Pilotbetrieb Ihrer Kanzlei.
- Vorkontierung SKR03 und SKR04 mit Steuerschlüssel
- Fehlende Belege automatisch angefordert
- Freigabe vor jeder Übergabe
- Buchungsdatenservice, Belegbilder oder EXTF
Was der FiBu-Agent vorbereitet
Vom Beleg
zum Buchungsvorschlag.
Belegdaten auslesen
Dreistufig: E-Rechnung direkt übernehmen, Text-PDF lesen, sonst OCR. Pflichtangaben nach § 14 UStG geprüft, Duplikate erkannt, Stapel getrennt.
Kontierung vorschlagen
Konto nach SKR03 oder SKR04, Steuerschlüssel, Kreditor oder Debitor. Vorschläge mit niedriger Sicherheit sind markiert, damit Ihr Team dort zuerst hinsieht.
Zahlungen zuordnen
Bankumsätze per FinTS oder PSD2, dazu PayPal- und Kreditkartenkonten als Kontoanbindung. Ordista gleicht Rechnung und Zahlung ab und meldet, was offen bleibt.
Fehlende Belege anfordern
Zu jeder Zahlung ohne Beleg geht eine Nachforderung an den Mandanten, im Portal oder in der App. Die Antwort landet am Bankumsatz.
Rückfragen statt Raten
Bewirtung ohne Teilnehmer, Beleg ohne Leistungsdatum, Zahlung an einen unbekannten Empfänger: Der Agent fragt nach, beim Mandanten oder bei Ihrem Team.
Matching, das aus Ihnen lernt
Das Matching lernt nur aus manuellen und bestätigten Zuordnungen, nicht aus eigenen Vermutungen. Gelernte Regeln gelten je Mandant.
Über Eingangsrechnungen hinaus
Kostenstellen, Fremdwährung,
Anlagen und Abgrenzungen.
Kostenstellen
Kostenstellen je Buchung, auch in Kombination mit automatischer Zuordnung. Die Kostenstelle geht mit in den Buchungsstapel.
Fremdwährung
Belege in Fremdwährung rechnet Ordista mit den EZB-Referenzkursen zum Belegdatum um. Kurs und Datum stehen an der Buchung.
Anlagenbuchführung
Anlagegüter mit AfA-Plan, linear oder degressiv, und Anlagenspiegel. Die Abschreibungsbuchungen entstehen aus dem Plan.
Rechnungsabgrenzung
Vorauszahlungen und Jahresrechnungen werden über die Laufzeit abgegrenzt. Die Abgrenzungsbuchungen erzeugt Ordista aus der Laufzeit.
Fibu-Prüfung durch den KI-Assistenten
BWA, Summen- und Saldenliste, Umsatzsteuer-Report und Kontoblatt liest der Assistent auf Plausibilität und meldet Auffälligkeiten mit Begründung.
Korrekturen mit Spur
Storno und Generalumkehr statt stillem Überschreiben. Jede Korrektur ist im Stapel nachvollziehbar.
Freigabe
Ihr Team prüft.
Dann geht der Stapel an DATEV.
Der Agent legt einen Buchungsstapel vor: mit Beleg, Vorschlag, Sicherheit und, wo nötig, Hinweis. Ihr Team prüft Zeile für Zeile oder nach Ausnahmen, korrigiert und gibt den Stapel frei. Erst danach entstehen Buchungen, erst danach geht etwas an DATEV.
Wer freigeben darf, ist ein eigenes Recht, getrennt von der Nutzung des Agenten. Jede Freigabe steht mit Zeitstempel und Person im Protokoll des Mandanten.
- Vorschläge mit niedriger Sicherheit zuerst, der Rest nach Ausnahmen
- Korrektur im Stapel, das Matching lernt daraus
- Übergabe an DATEV per Buchungsdatenservice, Belegbilder mit Beleglink oder EXTF
Freigabe · Muster GmbH · September
Beispielansicht
- Geprüfte Umsätze
- 212 von 218
- Fehlende Belege
- 6
- Zur Freigabe
- 187 Buchungen
- Nach Freigabe
- DATEV
6 ohne Beleg, Nachforderung läuft
Mandant am 21.09. erinnert, 2 seitdem nachgereicht
davon 9 mit Hinweis des Agenten
Buchungsdatenservice, Belegbilder mit Beleglink
Illustrative Darstellung mit Beispieldaten.
Der Ablauf
Vier Schritte
je Buchungsmonat.
Der Agent bereitet vor, Ihr Team entscheidet. So wandert ein Beleg durch den Buchungsmonat.
Station 1
Belege kommen an
Per App, E-Mail, WhatsApp, Upload oder Cloud-Ordner. Bankumsätze laufen über die Kontoanbindung ein.
Beleg angekommen
Station 2
Der Agent bereitet vor
Auslesen, kontieren, zuordnen. Was fehlt, wird angefordert; was unklar ist, wird markiert oder nachgefragt.
Beleg vorkontiert
Station 3
Ihr Team gibt frei
Stapel prüfen, korrigieren, freigeben. Die Korrekturen fließen in das Matching des Mandanten ein.
Beleg freigegeben
Station 4
Übergabe an DATEV
Buchungsstapel und Belegbilder gehen über die DATEV-Datenservices oder als EXTF-Datei in Ihr Rechnungswesen. Die Rückmeldung des Imports sehen Sie in Ordista.
Beleg in DATEV
Einführung
Automatisierung
mit Augenmaß.
Der größte Effekt entsteht bei Mandaten mit vielen gleichartigen Belegen und digitalen Bankumsätzen. Starten Sie dort, lassen Sie die automatische Zuordnung zunächst aus und prüfen Sie einige Monate lang jeden Vorschlag. Erst wenn die Trefferquote für einen Mandanten stimmt, schalten Sie die Automatik mit einer Mindestsicherheit zu.
Die KanzleiStandard GmbH begleitet die Umstellung: Belegwege einrichten, Kontenrahmen und Regeln je Mandant festlegen, Team schulen.
- Erst Belegwege digitalisieren, dann automatisieren
- Automatik je Mandant, nie kanzleiweit auf einmal
- Trefferquote im Automatisierungsbericht ablesen
Passt dazu
Weiter mit
Belegeingang
Fünf Wege für den Mandanten, ein Eingang für die Kanzlei. Mit Duplikaterkennung und Nachforderung.
Mehr erfahrenKI-Agenten
FiBu-Agent und Recherche-Agent, Skills und Human-in-the-Loop im Detail.
Mehr erfahrenDATEV-Schnittstelle
Buchungsdatenservice, Belegbilderservice und EXTF im Vergleich. Einrichtung und Fehlerquellen.
Mehr erfahren
Häufige Fragen
Fragen zur FiBu-Automatisierung
Bucht die KI selbstständig?
Nein. Der FiBu-Agent erstellt Vorschläge und stellt sie als Stapel zur Freigabe. Buchungen entstehen erst nach Freigabe durch eine berechtigte Person. Die automatische Zuordnung von Zahlungen ist je Mandant zuschaltbar, standardmäßig aus und an eine Mindestsicherheit gebunden.
Welche Kontenrahmen und Steuerschlüssel werden unterstützt?
SKR03 und SKR04 mit den DATEV-Steuerschlüsseln für Vorsteuer, Umsatzsteuer, innergemeinschaftliche Vorgänge, Reverse-Charge, Einfuhrumsatzsteuer und Differenzbesteuerung. Kontenlänge und Kontenrahmen übernimmt Ordista aus der DATEV-Einrichtung des Mandanten.
Wie buche ich Kreditkarten- und PayPal-Abrechnungen?
PayPal- und Kreditkartenkonten binden Sie als eigene Konten an. Ordista holt die Umsätze, gleicht sie mit Belegen ab und schlägt je Umsatz eine Buchung vor. Automatisch verbucht wird nichts; die Freigabe bleibt bei Ihnen.
Kann ich Kostenstellen mit automatischer Zuordnung kombinieren?
Ja. Kostenstellen sind Teil des Buchungsvorschlags und gelten auch für Buchungen, die automatisch zugeordnet wurden. Sie gehen mit in den Buchungsstapel an DATEV.
Wie geht Ordista mit Fremdwährung um?
Belege in Fremdwährung werden mit dem EZB-Referenzkurs zum Belegdatum umgerechnet. Kurs, Datum und Originalbetrag stehen an der Buchung.
Woraus lernt das Matching?
Nur aus manuellen und bestätigten Zuordnungen Ihres Teams, nicht aus eigenen Vermutungen. Bestätigen Sie für einen Kreditor mehrfach dasselbe Konto, wird es zum Standardvorschlag für diesen Mandanten.
Was passiert mit Zahlungen ohne Beleg?
Ordista fordert den Beleg beim Mandanten an, im Portal oder in der App. Bis er da ist, bleibt der Umsatz als offen markiert; Ihr Team entscheidet, ob er trotzdem gebucht wird.
Nächster Schritt
Bringen Sie einen Buchungsmonat mit.
Wir zeigen den Weg vom Belegeingang bis zur Freigabe an einem Mandanten, wie Sie ihn heute bearbeiten.
Unverbindlich. Etwa 30 Minuten.