Belegeingang
Jeder Beleg findet seinen Weg –
ohne Pendelordner.
Fünf Wege für den Mandanten, ein Eingang für die Kanzlei. Ordista liest Belegdaten aus, erkennt Duplikate, prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG und fordert fehlende Belege automatisch an.
Belege werden vorbereitet, nicht gebucht. Die Freigabe bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Posteingang · Muster GmbH · heute
Beispielansicht
- Per App gescannt
- 7
- Per E-Mail
- 4
- Per WhatsApp
- 2
- Duplikat erkannt
- 1
- Fehlende Belege angefordert
- 3
Tankquittungen, Bewirtung, Bürobedarf
davon 2 E-Rechnungen (XRechnung), direkt übernommen
Fotos, zugeschnitten und ausgelesen
Hotelrechnung bereits am 18.09. eingegangen
zu Zahlungen vom 12.09., 15.09. und 19.09.
Illustrative Darstellung mit Beispieldaten.
- App mit Kantenerkennung
- Eigenes E-Mail-Postfach je Mandant
- WhatsApp Business nach Einrichtung
- Pflichtangaben nach § 14 UStG geprüft
Fünf Kanäle
Der Mandant wählt den Weg.
Die Kanzlei bekommt einen Eingang.
Jeder Kanal landet im selben Mandantenbereich. Was danach passiert, ist für alle gleich: auslesen, prüfen, vorkontieren, zur Freigabe vorlegen.
| Kanal | Passt für | Besonderheit |
|---|---|---|
| Portal-Upload | Rechnungen als PDF, ganze Ordner | Per Drag-and-drop, auch mehrere Dateien auf einmal |
| App mit Kantenerkennung | Quittungen unterwegs | Kamera erkennt die Belegkante, schneidet zu und lädt hoch |
| E-Mail-Postfach | Rechnungen, die per E-Mail kommen | Eigene Adresse je Mandant; Weiterleitung genügt, Anhänge werden gelesen |
| WhatsApp Business | Mandanten, die nur das Handy nutzen | Foto senden, fertig. Über die Business API, nach Einrichtung durch die Kanzlei |
| Scanner und Cloud-Ordner | Papierstapel im Büro | Stapel-PDF wird automatisch in einzelne Belege getrennt |
WhatsApp läuft ausschließlich über die WhatsApp Business API, nicht über private Konten, und wird je Kanzlei eingerichtet.
Nach dem Eingang
Was Ordista mit jedem Beleg macht.
Belegdaten auslesen
Aussteller, Datum, Rechnungsnummer, Netto, Steuersatz, Brutto, IBAN. Aus E-Rechnungen direkt, aus PDFs per Text, aus Fotos per OCR.
Duplikate erkennen
Kommt dieselbe Rechnung per E-Mail und noch einmal per App, erkennt Ordista das Duplikat und legt es zum ersten Eingang, statt es doppelt vorzulegen.
Stapel trennen
Ein Scan mit zwanzig Seiten wird in einzelne Belege zerlegt. Die Trennung erkennt, wo eine Rechnung endet und die nächste beginnt.
Pflichtangaben nach § 14 UStG prüfen
Fehlt die Steuernummer, die Rechnungsnummer oder der Steuerausweis, markiert Ordista den Beleg. Die Bewertung, ob der Vorsteuerabzug hält, bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Kontierung vorschlagen
Der FiBu-Agent schlägt Konto und Steuerschlüssel vor, SKR03 oder SKR04, und ordnet den passenden Bankumsatz zu. Ihr Team prüft und gibt frei.
Mandantenübergreifend arbeiten
Jeder Mandant hat eigene Eingangswege und einen eigenen Bereich. Ihre Kanzlei sieht die offenen Eingänge aller Mandanten in einer Übersicht.
Dreistufige Erkennung
Erst strukturiert,
dann Text, dann OCR.
Ordista nimmt den genauesten Weg, der für einen Beleg verfügbar ist. Das hält die Fehlerquote niedrig und die Nacharbeit klein.
- 1Schritt 1
E-Rechnung
XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 enthalten die Daten strukturiert. Ordista übernimmt sie direkt, in der Syntax CII wie UBL. Kein Auslesen, keine Unschärfe.
- 2Schritt 2
Text-PDF
Enthält ein PDF eine Textebene, liest Ordista sie aus, ohne den Umweg über eine Bilderkennung. Beträge und Nummern kommen so an, wie der Aussteller sie geschrieben hat.
- 3Schritt 3
OCR
Fotos und gescannte Bilder gehen durch die Texterkennung. Unsichere Felder werden markiert, damit Ihr Team gezielt dort hinsieht.
- 4Schritt 4
Prüfung und Freigabe
Duplikatprüfung, § 14 UStG-Prüfung, Kontierungsvorschlag. Dann liegt der Beleg Ihrer Kanzlei zur Freigabe vor und geht anschließend an DATEV.
Belegnachforderung
Fehlende Belege
werden automatisch angefordert.
Zu jeder Zahlung auf dem Bankkonto gehört ein Beleg. Fehlt er, fordert Ordista ihn beim Mandanten an: mit Datum, Betrag und Empfänger, damit er weiß, wonach er suchen soll.
Der Mandant antwortet per Portal, App oder WhatsApp. Der Beleg landet direkt am Bankumsatz. Ihre Kanzlei sieht, was noch offen ist, ohne eine einzige Erinnerungsmail zu schreiben.
- Nachforderung mit Datum, Betrag und Empfänger
- Antwort landet am Bankumsatz, nicht im Posteingang
- Offene Nachforderungen je Mandant auf einen Blick
Belegnachforderung · Muster GmbH
Beispielansicht
- 12.09. · Amazon EU · 89,90 €
- angefordert
- 15.09. · Shell · 64,20 €
- eingegangen
- 19.09. · Telekom · 49,99 €
- Erinnerung
- Offen gesamt
- 2
am 20.09. per App zugestellt
Tankquittung per WhatsApp, dem Umsatz zugeordnet
zweite Nachfrage fällig am 27.09.
von 41 Zahlungen im September
Illustrative Darstellung mit Beispieldaten.
WhatsApp und Datenschutz
Belege per WhatsApp –
so geht es richtig.
Viele Mandanten fotografieren Belege ohnehin mit dem Handy. Die Frage ist nicht, ob sie WhatsApp nutzen, sondern ob der Beleg danach in einem privaten Chat liegt oder in der Buchhaltung.
Ordista nimmt Belege ausschließlich über die WhatsApp Business API entgegen. Der Kanal wird je Kanzlei eingerichtet, der Mandant stimmt der Nutzung zu, und der Beleg liegt nach dem Eingang im Mandantenbereich, nicht im Telefon einer Mitarbeiterin. Meta ist als Auftragsverarbeiter auf der Seite Sicherheit aufgeführt.
- Business API, kein privates WhatsApp-Konto
- Einrichtung durch die Kanzlei, Zustimmung des Mandanten
- Beleg wird nach Eingang ausgelesen und im Mandantenbereich abgelegt
Passt dazu
Weiter mit
Mandantenportal
Nachrichten, Aufgaben und Freigaben am Vorgang. Mit Rechten je Mitarbeiter des Mandanten.
Mehr erfahrenFiBu-Automatisierung
Der KI-Agent kontiert vor und fragt nach. Ihr Team gibt frei, die Buchungen gehen an DATEV.
Mehr erfahrenDATEV-Schnittstelle
Buchungsdatenservice, Belegbilderservice oder EXTF. Welcher Weg zu Ihrer Kanzlei passt.
Mehr erfahren
Der Weg eines Belegs
Vom Foto bis zur Freigabe.
Ohne Pendelordner.
Egal über welchen Kanal ein Beleg ankommt: Ab hier nimmt er denselben Weg.
Station 1
Einreichen
Foto in der App, E-Mail an das Postfach, WhatsApp-Nachricht oder Upload im Portal. Der Beleg landet im richtigen Mandantenbereich.
Beleg eingereicht
Station 2
Auslesen
Strukturierte Daten aus der E-Rechnung, sonst Textebene oder OCR. Unsichere Felder werden markiert.
Beleg ausgelesen
Station 3
Prüfen
Duplikatprüfung, Pflichtangaben nach § 14 UStG, Kontierungsvorschlag. Fehlt etwas, fordert Ordista es beim Mandanten an.
Beleg geprüft
Station 4
Freigeben
Ihre Kanzlei sieht den Beleg mit Vorschlag und Prüfergebnis, korrigiert und gibt frei.
Beleg freigegeben
Station 5
An DATEV
Belegbild und Buchung gehen über die DATEV-Datenservices oder als EXTF-Datei in Ihr Rechnungswesen.
Beleg in DATEV
Häufige Fragen
Fragen zum Belegeingang
Welche Dateiformate nimmt Ordista an?
PDF, Bilder wie JPG und PNG, XML-Dateien nach XRechnung sowie ZUGFeRD-PDFs. E-Rechnungen werden in den Syntaxen CII und UBL gelesen. Papierbelege kommen über die App oder als Scan.
Was passiert mit doppelt eingereichten Belegen?
Ordista erkennt Duplikate anhand der Belegdaten und legt den zweiten Eingang zum ersten. Ihr Team sieht den Hinweis und muss nichts löschen oder nachbuchen.
Was prüft Ordista nach § 14 UStG?
Die Pflichtangaben einer Rechnung: Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt etwas, wird der Beleg markiert. Die fachliche Bewertung bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Dürfen Mandanten Belege per WhatsApp schicken?
Ja, über die WhatsApp Business API, die Ihre Kanzlei in Ordista einrichtet. Private WhatsApp-Konten von Mitarbeitern sind dafür nicht geeignet, weil der Beleg dort außerhalb der Buchhaltung liegt.
Wie kommen die Belege in DATEV?
Nach der Freigabe durch Ihre Kanzlei. Belegbilder gehen über den Belegbilderservice, Buchungen über den Buchungsdatenservice oder als EXTF-Datei. Welcher Weg passt, hängt von Ihrer Einrichtung ab.
Was ist mit Papierbelegen?
Der Mandant fotografiert sie in der App, die Kantenerkennung schneidet zu. Größere Stapel scannt er am Bürogerät und lädt das PDF hoch; Ordista trennt es in einzelne Belege.
Nächster Schritt
Welcher Belegweg bremst Sie heute?
Pendelordner, E-Mail-Anhänge oder Fotos im Chat: Bringen Sie den Fall mit, der am meisten Zeit kostet. Wir zeigen ihn in Ordista.
Unverbindlich. Etwa 30 Minuten.