E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht – etwa XRechnung oder ZUGFeRD; ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Stand 23. September 2026

Definition

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein. Die Norm definiert ein semantisches Datenmodell; technisch wird es in zwei XML-Syntaxen abgebildet: UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). In Deutschland verbreitet sind XRechnung, ein reines XML-Format der KoSIT, das beide Syntaxen zulässt und seit 1. Februar 2024 in Version 3.0 gilt, sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein hybrides Format aus lesbarem PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML-Datei (ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL).

Warum der Begriff für Kanzleien zählt

Die E-Rechnung verändert den Belegeingang der Mandanten grundlegend – und damit den Rohstoff der Kanzlei. Der Zeitplan nach § 27 Abs. 38 UStG:

Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt. Papier und PDF sind „sonstige Rechnungen“.
Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft weiter sonstige Rechnungen ausstellen, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
2027 gilt diese Übergangsregel nur noch für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr 2026.
Ab 1. Januar 2028 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen ausstellen.

Ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen an Verbraucher und Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Die Details regeln die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Für Kanzleien bedeutet das: Der Beleg kommt als Datensatz, nicht mehr nur als Bild – die Vorkontierung kann direkt auf strukturierte Felder zugreifen, und die Archivierung muss die XML-Datei unverändert aufbewahren, nicht nur eine Ansicht davon.

Abgrenzung

Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch übermittelt wird. Eine XRechnung ist immer eine E-Rechnung; ZUGFeRD nur in EN-16931-konformen Profilen. Factur-X ist der französische Zwilling von ZUGFeRD mit identischer Technik. EDI-Verfahren bleiben zulässig, wenn sich die Daten richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes Format extrahieren lassen; für andere EDI-Formate gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027. Ein elektronisches Meldesystem an die Finanzverwaltung ist ein gesondertes, späteres Vorhaben und nicht Teil der aktuellen Regelung.

Rechtsgrundlage

§ 14 Abs. 1 bis 3 UStG, § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen), § 34a UStDV (Kleinunternehmer), Richtlinie 2014/55/EU, EN 16931; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025.

In Ordista

Ordista liest XRechnung und ZUGFeRD im Mandantenportal ein, nutzt die strukturierten Felder für die Vorkontierung und übergibt Buchung und Originaldatei nach Freigabe per DATEV Buchungsdatenservice oder EXTF an die Kanzlei.