Buchhaltung

Was ist Vorkontierung?

Vorkontierung ist die vorbereitende Zuordnung eines Belegs zu Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel und Kostenstelle, die als geprüfter Vorschlag der eigentlichen Buchung vorausgeht und erst mit Freigabe und Festschreibung buchhalterisch wirksam wird.

Stand 23. September 2026

Definition

Vorkontierung bezeichnet die Zuordnung eines Geschäftsvorfalls zu den Elementen eines Buchungssatzes – Sachkonto, Gegenkonto oder Personenkonto, Steuerschlüssel, Kostenstelle, Belegdatum und Buchungstext – bevor der Vorgang tatsächlich gebucht wird. Historisch war das der Kontierungsstempel auf der Papierrechnung, den der Unternehmer oder ein Sachbearbeiter ausfüllte. Heute erzeugen Regelwerke oder KI-Modelle den Vorschlag aus dem Belegbild; ein Mensch prüft und gibt frei.

Warum der Begriff für Kanzleien zählt

Die Kontierung ist die fachlich anspruchsvollste Routinearbeit in der Finanzbuchhaltung, und sie ist wiederkehrend: Dieselbe Lieferantenrechnung landet Monat für Monat auf demselben Konto. Wer die Vorkontierung automatisiert, verschiebt den Aufwand vom Erfassen zum Prüfen. Die Kanzlei sieht nur noch Abweichungen – neuer Lieferant, ungewöhnlicher Steuerschlüssel, Beleg ohne Pflichtangaben – und entscheidet dort. Das setzt voraus, dass der Vorschlag nachvollziehbar bleibt: Welche Regel oder welches Modell hat wie entschieden, und wer hat freigegeben? Die Bundessteuerberaterkammer hält in ihrer FAQ zur KI vom 27. Januar 2026 fest, dass KI-Werkzeuge nicht von der beruflichen Verantwortung entbinden und fachliche Entscheidungen weiterhin menschlich zu prüfen sind. Die Freigabe ist deshalb kein Komfortmerkmal, sondern der Ort, an dem Verantwortung sichtbar wird.

Abgrenzung

Kontierung ist die endgültige Zuordnung des Geschäftsvorfalls zu Konten; sie ist buchhalterisch wirksam. Vorkontierung ist der Vorschlag davor – er kann verworfen, geändert oder bestätigt werden. Buchung ist die Erfassung des kontierten Vorgangs im Journal und auf den Konten; erst mit der Festschreibung wird sie im Sinne der GoBD unveränderbar. Freigabe bezeichnet den dokumentierten Prüfschritt zwischen Vorschlag und Buchung; sie kann beim Mandanten liegen (sachliche Richtigkeit: Ware erhalten, Preis stimmt) oder in der Kanzlei (buchhalterische Richtigkeit). Häufig verwechselt wird Vorkontierung mit Belegerkennung (OCR): Die Erkennung liest Felder aus, die Vorkontierung interpretiert sie.

Rechtsgrundlage

Eine gesetzliche Definition gibt es nicht. Maßgeblich sind die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025): Belege müssen zeitgerecht erfasst, Buchungen nachvollziehbar und ab Festschreibung unveränderbar sein (§ 146 Abs. 4 AO). Für den Einsatz von KI bei der Vorkontierung gilt zusätzlich die Eigenverantwortlichkeit des Steuerberaters nach § 57 Abs. 1 StBerG.

In Ordista

Ordista vorkontiert eingehende Belege per KI und legt den Vorschlag der Kanzlei zur Freigabe vor; erst freigegebene Buchungen werden per DATEV Buchungsdatenservice oder EXTF-Datei übergeben.