Was ist der DATEV Buchungsdatenservice?

Definition

Der DATEV Buchungsdatenservice gehört zu den DATEV-Datenservices Rechnungswesen. Eine angebundene Software – typischerweise eine Buchhaltungs-, Faktura- oder Belegplattform eines DATEV-Marktplatz-Partners oder Schnittstellenanbieters – stellt Buchungsstapel, Stammdaten (Debitoren, Kreditoren, Sachkonten) und die zugehörigen Belegbilder in der DATEV-Cloud bereit. Die Kanzlei holt die Daten von dort in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen ab. Bereitgestellte Stapel und Stammdaten stehen maximal zwölf Monate ab Bereitstellung zum Abruf bereit.

Warum der Begriff für Kanzleien zählt

Die Übergabe zwischen Mandantensystem und Kanzlei war lange ein Dateiexport: CSV im DATEV-Format erzeugen, per E-Mail oder Datenträger transportieren, importieren, Fehler klären. Der Buchungsdatenservice ersetzt diesen Weg durch eine authentifizierte Cloud-Verbindung. Für die Kanzlei bedeutet das: keine losen Dateien, eine Protokollierung, wer wann welchen Stapel bereitgestellt hat, und Belegbilder, die direkt an der Buchung hängen – die Grundlage für die digitale Belegprüfung im Rechnungswesen. Weil die Kanzlei den Stapel aktiv abholt und vor der Übernahme prüft, bleibt die Kontrolle über den Buchungsbestand bei ihr. Voraussetzung ist, dass die Kanzlei den Service in ihrem DATEV-Bestand bestellt und die Partnerlösung für den jeweiligen Mandanten freischaltet.

Abgrenzung

Der DATEV Belegbilderservice überträgt nur Belegbilder nach DATEV Unternehmen online, ohne Buchungssätze. Der Rechnungsdatenservice 1.0 kombiniert Belegbild und Kontierungsdaten für Eingangsrechnungen; er ist der Weg, wenn die Kanzlei selbst buchen will. Das DATEV-Format (EXTF-Datei) ist die dateibasierte Alternative: gleicher Inhalt, aber manueller Transport und Import. DATEVconnect schließlich ist eine lokale Programmschnittstelle für Software auf demselben System wie die DATEV-Programme, kein Cloud-Dienst. Die Bezeichnung „DATEV-Schnittstelle“ ist deshalb unscharf; sie kann jede dieser Varianten meinen.

Rechtsgrundlage

Der Buchungsdatenservice ist ein Produkt der DATEV eG und wird über den DATEV-Bestand der Kanzlei bestellt und eingerichtet. Steuer- und berufsrechtlich gilt: Die übertragenen Buchungen müssen die GoBD einhalten (Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit nach Festschreibung), und der Softwareanbieter, der die Daten bereitstellt, ist Dienstleister nach § 62a StBerG, wenn er dabei Zugang zu Mandantengeheimnissen erhält.

In Ordista

Ordista übergibt freigegebene Buchungsstapel samt Belegbildern per DATEV Buchungsdatenservice; alternativ stehen der Belegbilderservice und der Export als EXTF-Datei bereit.