Was ist der DATEV Belegbilderservice?

Definition

Der DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen ist eine Schnittstelle zum Austausch digitaler Belege zwischen ausgewählten ERP- und Cloud-Lösungen und DATEV Belege online, dem Belegspeicher innerhalb von DATEV Unternehmen online. Übertragen werden Belegbilder – etwa Eingangsrechnungen als PDF – einzeln manuell oder automatisiert. Voraussetzung ist ein Bestand in DATEV Belege online (Bearbeitungsform Standard oder Erweitert). Der Service selbst ist kostenfrei; die Kanzlei bucht anschließend aus dem Belegbestand in Kanzlei-Rechnungswesen.

Warum der Begriff für Kanzleien zählt

Viele Mandanten erzeugen und empfangen Belege längst in eigenen Systemen: Onlineshop, Faktura, Reisekosten-App. Ohne Schnittstelle müssten diese Belege ausgedruckt oder erneut hochgeladen werden. Der Belegbilderservice bringt sie ohne Medienbruch in den Belegbestand, den die Kanzlei ohnehin nutzt. Für die Kanzlei ist das der leichteste Einstieg in einen digitalen Belegweg: Der Mandant ändert wenig an seiner Arbeitsweise, die Kanzlei behält ihren gewohnten Buchungsprozess in DATEV und erhält vollständige, durchsuchbare Belege statt Papierordnern. Auch für das ersetzende Scannen nach den GoBD ist ein definierter, dokumentierter Übertragungsweg ein Baustein der Verfahrensdokumentation.

Abgrenzung

Der Buchungsdatenservice überträgt fertige Buchungsstapel samt Stammdaten und Belegbildern nach Kanzlei-Rechnungswesen; der Belegbilderservice liefert nur die Bilder, gebucht wird in DATEV. Belegtransfer ist eine lokal installierte DATEV-Software, die Ordner überwacht und Dateien nach Belege online hochlädt; der Belegbilderservice ist dagegen eine Programmschnittstelle ohne eigenen Client. Der Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt Belegbild und strukturierte Rechnungsdaten gemeinsam, sodass die Kanzlei Buchungsvorschläge erhält. DATEV Upload online und DATEV Upload mobil sind manuelle Wege für den Mandanten selbst, ohne Anbindung einer Drittsoftware.

Rechtsgrundlage

Es handelt sich um ein Produkt der DATEV eG; die Einrichtung erfolgt über die Kanzlei in DATEV Unternehmen online. Steuerlich gilt für die übertragenen Belege § 147 AO in Verbindung mit den GoBD: Sie sind unveränderbar aufzubewahren, für Buchungsbelege seit 1. Januar 2025 acht Jahre. Der übertragende Softwareanbieter ist Dienstleister nach § 62a StBerG, wenn er Zugang zu Mandantengeheimnissen erhält.

In Ordista

Ordista kann Belegbilder per DATEV Belegbilderservice nach Belege online übertragen – für Kanzleien, die weiter in DATEV buchen, aber Belegbeschaffung und Freigabe im Mandantenportal von Ordista abwickeln wollen.