Was ist das DATEV-Format (EXTF)?

Definition

Das DATEV-Format ist eine textbasierte Dateischnittstelle (CSV, Trennzeichen Semikolon, Zeilenende CRLF) für Import und Export von Buchungsstapeln, Debitoren- und Kreditorenstammdaten, Sachkontenbeschriftungen und weiteren Datenkategorien. Die erste Zeile ist ein Header mit 31 Feldern: Kennzeichen („EXTF“ für extern erzeugte Dateien, „DTVF“ für Dateien aus DATEV-Programmen), Versionsnummer des Headers (700), Datenkategorie (21 = Buchungsstapel), Formatname, Formatversion (aktuell 13), Erzeugungszeitpunkt, Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge, Zeitraum von und bis, Bezeichnung, Buchungstyp, Festschreibungskennzeichen und Währung. Zeile zwei enthält die Spaltenüberschriften, ab Zeile drei folgen die Buchungen mit 125 Feldern. Die Datei ist in Windows-1252 (ANSI) ohne Byte-Order-Mark zu kodieren.

Warum der Begriff für Kanzleien zählt

Das DATEV-Format ist der kleinste gemeinsame Nenner zwischen Kanzlei und Mandantensoftware: Nahezu jede Buchhaltungs-, Kassen- oder Shop-Lösung kann es schreiben, jedes DATEV-Rechnungswesen kann es lesen. Wer die Struktur kennt, erkennt Importfehler schnell. Typische Ursachen sind ein falscher Zeichensatz (UTF-8 statt Windows-1252, dann erscheinen Umlaute verstümmelt), Beträge mit Punkt statt Komma, ein Belegdatum außerhalb des im Header genannten Zeitraums, Kontonummern mit falscher Länge oder ein fehlendes Soll/Haben-Kennzeichen. Kernfelder jeder Buchungszeile sind Umsatz (immer positiv), Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Belegdatum im Format TTMM und Buchungstext; Steuerschlüssel (BU-Schlüssel), Belegfeld 1 (Rechnungsnummer) und Kostenstellen sind optional, aber für die spätere Zahlungszuordnung wertvoll.

Abgrenzung

EXTF und DTVF sind dasselbe Format; die Kennung zeigt nur die Herkunft der Datei. Der Buchungsdatenservice transportiert dieselben Inhalte über die DATEV-Cloud statt per Datei. Das ältere Postversandformat (KNE/OBE) wurde vom DATEV-Format abgelöst. ASCII-Import bezeichnet in DATEV den frei konfigurierbaren Import beliebiger CSV-Dateien mit eigenem Feldmapping – flexibler, aber ohne die festen Prüfregeln des DATEV-Formats. Das Festschreibungskennzeichen im Header steuert, ob Buchungen beim Import festgeschrieben werden; es ersetzt nicht die GoBD-konforme Festschreibung im Rechnungswesen.

Rechtsgrundlage

Eine gesetzliche Vorgabe für das Format gibt es nicht; es ist eine Spezifikation der DATEV eG, dokumentiert im DATEV Developer Portal. Steuerlich relevant ist, dass importierte Buchungsstapel den GoBD genügen müssen: vollständig, richtig, zeitgerecht erfasst und nach Festschreibung unveränderbar (§ 146 Abs. 4 AO).

In Ordista

Ordista exportiert freigegebene Buchungen als EXTF-Datei – für Kanzleien, die keine Cloud-Anbindung nutzen oder einen Stapel gezielt in einen anderen Bestand einspielen wollen.