Was sind die GoBD?

Definition

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind ein BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 11. März 2024 und 14. Juli 2025. Sie konkretisieren, was die Abgabenordnung (§§ 145 bis 147 AO) und das HGB (§§ 238 ff.) für IT-gestützte Buchführung verlangen. Als Verwaltungsanweisung binden sie die Finanzverwaltung; für Unternehmen und Kanzleien sind sie der Maßstab, an dem Betriebsprüfer die Ordnungsmäßigkeit messen.

Warum der Begriff für Kanzleien zählt

Die GoBD betreffen jeden Schritt vom Belegeingang bis zum Datenzugriff der Prüfung. Sechs Grundsätze tragen das Regelwerk: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (ein sachverständiger Dritter muss die Buchführung in angemessener Zeit verstehen), Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung (unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen), Ordnung und Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO). Drei Themen werfen im Kanzleialltag die meisten Fragen auf:

• Festschreibung. Die Finanzverwaltung sieht eine Buchung erst mit ihrer Festschreibung als erfasst an; wer periodenweise bucht, muss die Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des Folgemonats erfasst und damit festgeschrieben haben. Bis dahin sind Änderungen nur mit Protokoll zulässig. Ein Buchungsstapel, der monatelang offen bleibt, ist ein klassischer Prüfungsbefund.
• Ersetzendes Scannen. Papierbelege dürfen bildlich erfasst und danach vernichtet werden, wenn das Verfahren dokumentiert ist, das Bild mit dem Original übereinstimmt und keine andere Vorschrift das Original verlangt. Die Bundessteuerberaterkammer stellt hierfür eine Muster-Verfahrensdokumentation bereit. Seit 2019 sprechen die GoBD von „bildlicher Erfassung“, um auch das Fotografieren mit dem Smartphone abzudecken.
• Verfahrensdokumentation. Für jedes DV-System muss eine Beschreibung vorliegen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens hervorgehen – gegliedert in allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Änderungen sind zu versionieren. Fehlt sie, kann die Buchführung formell beanstandet werden, auch wenn sie inhaltlich stimmt.

Seit 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes); Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.

Abgrenzung

Die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) sind der handelsrechtliche Oberbegriff; die GoBD konkretisieren ihn für elektronische Systeme. Die GDPdU waren bis 2014 der Vorgänger und regelten nur den Datenzugriff. Die Kassensicherungsverordnung ist eine eigene Norm für elektronische Aufzeichnungssysteme. Bei DSGVO-Löschpflichten geht die steuerliche Aufbewahrungspflicht als gesetzliche Pflicht vor (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Eine amtliche GoBD-Zertifizierung von Software gibt es nicht; Testate Dritter bestätigen nur, dass ein Programm ordnungsmäßig genutzt werden kann.

Rechtsgrundlage

§§ 145 bis 147 AO, insbesondere § 146 Abs. 4 AO (Unveränderbarkeit) und § 147 Abs. 3 AO (Aufbewahrungsfristen); §§ 238, 239, 257 HGB; BMF-Schreiben vom 28. November 2019 mit Änderungen vom 11. März 2024 und 14. Juli 2025.

In Ordista

Ordista dokumentiert zu jedem Beleg, wer ihn eingereicht, wie die KI ihn vorkontiert und wer ihn freigegeben hat; die Festschreibung selbst erfolgt im DATEV-Rechnungswesen der Kanzlei, an das Ordista per Buchungsdatenservice oder EXTF übergibt.