Warum ein AVV nicht reicht: AVV, § 203 StGB und § 62a StBerG

„Wir haben doch einen AVV.“ Dieser Satz fällt in vielen Kanzleien, wenn ein neues Tool eingeführt wird – die Belegerkennung, der Dokumentenspeicher, der KI-Assistent. Er stimmt und beruhigt trotzdem zu Unrecht. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist ein Instrument des Datenschutzrechts. Das Berufsgeheimnis des Steuerberaters wird aber durch das Strafrecht und das Berufsrecht geschützt, und beide stellen eigene Anforderungen, die ein Standard-AVV nicht erfüllt.

Seit der Neufassung des § 203 StGB im Jahr 2017 und der Einführung des § 62a StBerG dürfen Steuerberater externe Dienstleister einbinden, ohne dass jeder Mandant einzeln zustimmt. Der Gesetzgeber hat diese Öffnung aber an eine Form gebunden: einen Vertrag in Textform, der den Dienstleister unter Hinweis auf die Strafbarkeit zur Verschwiegenheit verpflichtet. Wer diesen Vertrag nicht hat, riskiert nicht nur ein Bußgeld, sondern eine eigene Strafbarkeit.

Drei Instrumente, drei Rechtsordnungen

Die Verwirrung entsteht, weil alle drei Dokumente ähnlich klingen und teilweise dieselben Wörter verwenden. Sie stammen aber aus verschiedenen Rechtsgebieten und verfolgen verschiedene Zwecke:

• Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) setzt Art. 28 Abs. 3 DSGVO um. Er schützt die Rechte natürlicher Personen, deren Daten verarbeitet werden, und bindet den Auftragsverarbeiter an Weisungen.
• Die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB folgt aus § 203 Abs. 3 und 4 StGB. Sie macht den Dienstleister zur „mitwirkenden Person“, die sich selbst strafbar macht, wenn sie Geheimnisse offenbart – und sie entlastet den Berufsträger nur, wenn er sie tatsächlich vorgenommen hat.
• Der Vertrag nach § 62a StBerG ist die berufsrechtliche Konkretisierung. Er schreibt Textform, Belehrung über die Strafbarkeit, Beschränkung der Kenntnisnahme und eine Regelung zu Subunternehmern vor. Für Beschäftigte der Kanzlei gilt parallel § 62 StBerG.

Vergleichstabelle

Was der AVV leistet – und was nicht

Ein AVV enthält nach Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO die Zusicherung, dass die zur Verarbeitung befugten Personen „zur Vertraulichkeit verpflichtet“ sind. Das klingt nach Verschwiegenheit, ist aber etwas anderes:

• Die Vertraulichkeitszusage bezieht sich auf personenbezogene Daten. Die Bilanz einer GmbH, das Kaufpreisgutachten eines Unternehmens oder die Steuerstrategie einer Stiftung sind keine personenbezogenen Daten, aber Geheimnisse im Sinne des § 203 StGB.
• Die Zusage ist zivilrechtlich unterlegt, nicht strafrechtlich. § 62a Abs. 3 Nr. 1 StBerG verlangt ausdrücklich die Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung. Ohne diesen Hinweis ist die Verpflichtung berufsrechtlich unvollständig.
• Der AVV regelt Subunternehmer als Genehmigungsfrage (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). § 62a Abs. 3 Nr. 3 StBerG verlangt eine ausdrückliche Festlegung, ob der Dienstleister weitere Personen heranziehen darf – und § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 2 StGB verlängert die Verpflichtungskette auf diese Personen.
• Der Drittlandtransfer ist im AVV über Standardvertragsklauseln lösbar. § 62a Abs. 4 StBerG fragt zusätzlich, ob im Zielland ein dem deutschen Berufsgeheimnis vergleichbarer Schutz besteht. Das ist eine andere Prüfung mit einem anderen Maßstab.

Umgekehrt gilt: Eine Verschwiegenheitsvereinbarung ersetzt keinen AVV. Sie enthält weder Weisungsbindung noch technische und organisatorische Maßnahmen noch Unterstützungspflichten bei Betroffenenanfragen. Die BStBK-FAQ vom 27. Januar 2026 nennt deshalb beide nebeneinander: Auftragsverarbeitungsverträge mit KI-Dienstleistern und die vertragliche Verpflichtung zur Geheimhaltung nach § 62a Abs. 3 StBerG, „bevor sie Kenntnis von diesen Daten erlangen“.

Typische Fehler in der Kanzleipraxis

1. AVV per Klick akzeptiert, § 62a vergessen. Viele SaaS-Anbieter liefern den AVV als Bestandteil der Nutzungsbedingungen. Eine Verschwiegenheitsverpflichtung mit Strafhinweis ist selten enthalten – sie muss aktiv angefordert werden.
2. „Vertraulichkeit“ mit „Verschwiegenheit“ verwechselt. Eine Vertraulichkeitsklausel ohne Bezug auf § 203 StGB und ohne Strafbelehrung erfüllt § 62a Abs. 3 StBerG nicht.
3. Verpflichtung erst nach dem ersten Upload. Das Gesetz verlangt die Verpflichtung vor dem Zugang. Ein nachgereichter Vertrag heilt den Zeitraum davor nicht.
4. Subunternehmerkette nicht geprüft. Der Anbieter nutzt Hosting, Support oder ein KI-Modell eines Dritten. Ohne Regelung zur Heranziehung weiterer Personen bleibt die Kette offen.
5. Auslandsprüfung nur nach DSGVO. Standardvertragsklauseln beantworten nicht die Frage nach dem vergleichbaren Geheimnisschutz.
6. Mitarbeiterverpflichtung veraltet. § 62 StBerG verlangt die Verpflichtung der Beschäftigten in Textform mit Belehrung – auch für Werkstudenten, Aushilfen und Freelancer.
7. Keine Dokumentation der Auswahlentscheidung. § 62a Abs. 2 StBerG verlangt sorgfältige Auswahl. Ohne Aktennotiz lässt sich das später nicht belegen.

Prüfschema für den Einkauf von Software und KI

Bevor ein Werkzeug produktiv Mandantendaten erhält, sollten diese Fragen schriftlich beantwortet sein:

1. Erhält der Anbieter Zugang zu Geheimnissen? Wenn ja: Ist der Zugang für die Dienstleistung erforderlich (§ 62a Abs. 1 StBerG)? Lässt sich der Umfang technisch begrenzen?
2. Liegt ein AVV nach Art. 28 DSGVO vor? Mit Verarbeitungsverzeichnis, TOM-Beschreibung, Liste der Unterauftragsverarbeiter und Löschregeln?
3. Liegt ein Vertrag nach § 62a Abs. 3 StBerG in Textform vor? Enthält er (a) die Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, (b) die Beschränkung der Kenntnisnahme auf das Erforderliche, (c) die Festlegung zu weiteren Personen?
4. Wo wird verarbeitet? Bei Verarbeitung außerhalb Deutschlands: Ist der Geheimnisschutz vergleichbar (§ 62a Abs. 4 StBerG)? Bei Drittländern: Welcher Transfermechanismus nach Art. 44 ff. DSGVO greift?
5. Nutzt der Anbieter Daten für eigene Zwecke? Training von KI-Modellen, Produktanalysen, Benchmarks? Jede eigene Nutzung sprengt die Auftragsverarbeitung und die Erforderlichkeit.
6. Dient das Werkzeug einem einzelnen Mandat? Dann ist die Zustimmung des Mandanten nötig (§ 62a Abs. 5 StBerG), sonst gilt es als allgemeines Arbeitsmittel.
7. Ist der Ausstieg geregelt? § 62a Abs. 2 Satz 2 StBerG verlangt die unverzügliche Beendigung, wenn Vorgaben nicht eingehalten werden. Export und Löschung müssen vertraglich gesichert sein.
8. Sind Mitarbeitende verpflichtet und geschult? § 62 StBerG für Beschäftigte, interne Richtlinie für die Nutzung des Werkzeugs.
9. Ist die Entscheidung dokumentiert? Anbietervergleich, Vertragsversionen, Datum der Verpflichtung, Verantwortlicher.

Wie die drei Dokumente zusammenpassen

In der Praxis hat es sich bewährt, ein Vertragswerk mit drei Teilen zu schließen: den Hauptvertrag mit dem Leistungsumfang, den AVV als Anlage und eine Anlage „Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB und § 62a StBerG“. Diese Anlage sollte den Wortlaut der Strafvorschrift wiedergeben, die Belehrung ausdrücklich enthalten, die Kenntnisnahme auf das Erforderliche beschränken und die Heranziehung weiterer Personen entweder ausschließen oder an dieselbe Verpflichtung binden.

Anbieter, die regelmäßig mit Berufsgeheimnisträgern arbeiten, halten solche Anlagen bereit. Wer sie nicht anbieten kann, ist für Mandantendaten nicht geeignet – unabhängig davon, wie gut der AVV ist.

So unterstützt Ordista

Ordista ist als Plattform für Kanzleien und deren Mandanten darauf ausgelegt, dass Mandantendaten die Kanzlei nicht unkontrolliert verlassen: Belegeingang per App, E-Mail und WhatsApp, KI-Vorkontierung mit Freigabe durch die Kanzlei und die DATEV-Übergabe per Buchungsdatenservice, Belegbilderservice oder EXTF laufen in einem System mit klaren Rollen. Der KI-Arbeitsplatz arbeitet mit Aktenkontext, einer kanzleieigenen Wissensbasis und Quellenpflicht auf amtliche Quellen, sodass sich die Erforderlichkeit der Datenweitergabe nachvollziehbar begrenzen lässt.