Mandantendaten in ChatGPT? Was § 203 StGB und § 62a StBerG erlauben

Die Frage kommt in fast jeder Kanzlei auf, sobald ein Mitarbeiter zum ersten Mal einen Bescheid in ein Chatfenster kopiert: Darf ich das? Die kurze Antwort lautet: Es kommt darauf an, was Sie eingeben, in welches Werkzeug und auf welcher vertraglichen Grundlage. Die lange Antwort führt durch drei Rechtsgebiete, die sich überlagern, aber nicht ersetzen – das Strafrecht (§ 203 StGB), das Berufsrecht (§ 57, § 62a StBerG) und das Datenschutzrecht (DSGVO).

Seit dem 27. Januar 2026 liegt mit der FAQ der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) „KI im steuerberatenden Berufsstand“ eine Orientierung der Berufsorganisation vor. Sie bestätigt, was viele Kanzleien schon vermutet hatten: Die Verschwiegenheitspflicht ist technologieneutral und gilt für KI genauso wie für jeden anderen Dienstleister. Dieser Beitrag ordnet die Rechtsgrundlagen, zeigt die Kernaussagen der FAQ und endet mit einer Checkliste, die Sie auf jedes KI-Werkzeug anwenden können.

§ 203 StGB: Das Geheimnis ist weiter als das personenbezogene Datum

§ 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB stellt unter Strafe, wenn ein Steuerberater oder Steuerbevollmächtigter unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm in dieser Eigenschaft anvertraut oder bekannt geworden ist. Der Strafrahmen liegt bei Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe; bei Handeln gegen Entgelt oder in Bereicherungs- oder Schädigungsabsicht bei bis zu zwei Jahren (§ 203 Abs. 6 StGB).

Zwei Punkte werden in der Praxis unterschätzt:

• Geschützt sind auch Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Anders als die DSGVO schützt § 203 StGB nicht nur natürliche Personen. Die Umsatzzahlen einer GmbH, ein Gesellschafterstreit oder eine geplante Umstrukturierung sind Geheimnisse, auch wenn kein Name einer natürlichen Person genannt wird. Die BStBK-FAQ hebt das ausdrücklich hervor.
• Offenbaren heißt Zugänglichmachen. Es genügt, dass ein Dritter Kenntnis nehmen kann. Ob der Anbieter die Eingabe tatsächlich liest oder zum Training verwendet, ist für den Tatbestand nicht entscheidend.

Absatz 3: Gehilfen und mitwirkende Personen

Seit der Neuregelung 2017 erlaubt § 203 Abs. 3 StGB, Geheimnisse den berufsmäßig tätigen Gehilfen zugänglich zu machen und darüber hinaus „sonstigen mitwirkenden Personen“, soweit dies für die Inanspruchnahme ihrer Tätigkeit erforderlich ist. Ein Cloud- oder KI-Anbieter, der Daten im Auftrag der Kanzlei verarbeitet, ist eine solche mitwirkende Person. Das Zugänglichmachen ist dann kein Offenbaren – aber nur im Rahmen der Erforderlichkeit.

Absatz 4: Die Strafbarkeit wandert mit

§ 203 Abs. 4 StGB macht die mitwirkende Person selbst strafbar, wenn sie ein Geheimnis unbefugt offenbart. Entscheidend für die Kanzlei ist Satz 2 Nr. 1: Strafbar ist auch der Berufsträger, der „nicht dafür Sorge getragen hat, dass eine sonstige mitwirkende Person … zur Geheimhaltung verpflichtet wurde“, wenn diese Person dann ein Geheimnis offenbart. Aus dieser Vorschrift folgt die Pflicht, jeden Dienstleister – auch einen KI-Anbieter – vor dem ersten Zugriff zur Geheimhaltung zu verpflichten.

Wann ist das Offenbaren befugt?

Drei Wege machen die Weitergabe zulässig:

1. Einwilligung des Mandanten. Sie muss sich auf den konkreten Vorgang beziehen und sollte dokumentiert werden. Eine allgemeine Klausel im Steuerberatungsvertrag kann das vorbereiten, ersetzt aber nicht die Information darüber, welcher Anbieter welche Daten erhält.
2. Gesetzliche Befugnis nach § 62a StBerG. Sie deckt den Einsatz von Dienstleistern als allgemeines Arbeitsmittel der Kanzlei – ohne Einwilligung im Einzelfall, aber unter strengen Vertragsbedingungen.
3. Anonymisierung. Was keinen Rückschluss auf den Mandanten mehr zulässt, ist kein Geheimnis. Die BStBK-FAQ warnt jedoch, dass auch „scheinbar harmlose Angaben in Kombination Rückschlüsse“ zulassen können. Steuernummer, Adresse, Branche plus Ort, ungewöhnliche Sachverhalte – jedes Merkmal für sich kann ausreichen.

§ 62a StBerG: Die Bedingungen im Einzelnen

Die Textform-Verpflichtung mit Strafhinweis ist der Punkt, an dem die meisten öffentlichen KI-Dienste scheitern: Der Anbieter müsste sie annehmen, und viele bieten dafür keinen Weg an.

DSGVO: Art. 28 und der Drittlandtransfer

Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, verlangt Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem festgelegten Mindestinhalt. Dazu kommen Art. 44 ff. DSGVO für Übermittlungen in Drittländer.

Für US-Anbieter ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (DPF) die einfachste Grundlage – aber nur, wenn das empfangende Unternehmen zertifiziert ist. OpenAI ist laut Teilnehmerliste des DPF nicht zertifiziert; die BStBK-FAQ stellt das mit Rechtsstand Juli 2025 ebenfalls fest. Dann bleiben Standardvertragsklauseln plus Transfer-Folgenabschätzung. Das EuG hat die Klage gegen den DPF-Beschluss im September 2025 abgewiesen (Rs. T-553/23); das Rechtsmittel beim EuGH ist anhängig.

Wichtig ist die Unterscheidung der Produktvarianten:

• ChatGPT Free, Plus, Pro: Eingaben werden standardmäßig zum Training verwendet; ein Widerspruch ist möglich, ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO oder § 62a StBerG nicht. Für Mandantendaten ungeeignet.
• ChatGPT Business (früher Team), Enterprise, API: Kein Training mit Kundendaten als Standard, Datenverarbeitungsvertrag mit OpenAI Ireland verfügbar. Datenresidenz in Europa bietet OpenAI seit Februar 2025 für Enterprise, Edu und die API an – sie muss aktiv konfiguriert werden.

Auch mit der Geschäftsvariante bleibt die Frage, ob der Vertrag die Anforderungen des § 62a Abs. 3 StBerG erfüllt. Prüfen Sie das anhand des Vertragstexts, nicht anhand der Marketingseite.

Was die BStBK-FAQ vom 27. Januar 2026 sagt

Die FAQ basiert auf dem Rechtsstand Juli 2025 und enthält im Abschnitt „Recht inkl. Berufsrecht & Datenschutz“ die für die Praxis wichtigsten Aussagen:

• Technologieneutralität: StBerG und BOStB gelten „für die Tätigkeit des Berufsträgers insgesamt – also auch dann, wenn KI zum Einsatz kommt“.
• Grundregel für öffentliche KI: Ohne Einwilligung des Mandanten dürfen „keinerlei Daten eingegeben … oder Dokumente hochgeladen werden, die Rückschlüsse auf Mandanten oder mandantenbezogene Daten zulassen“ – Ausnahme: § 62a StBerG.
• Vertrag zuerst: KI-Anbieter müssen, „bevor sie Kenntnis von diesen Daten erlangen, vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet werden“.
• Tabu-Liste: Namen, Adressen, Steuer-IDs, Kontoverbindungen, Verträge, Gutachten, Steuererklärungen, Bilanzen, Lohnunterlagen, Personaldaten und interne Kanzleiinformationen.
• Private KI-Zugänge: „Nein, der Einsatz privater KI für dienstliche Zwecke ist unzulässig.“
• Hosting: „KI aus der EU ist datenschutzrechtlich die bessere Wahl.“
• Verantwortung: Die abschließende fachliche Prüfung „muss zwingend der Steuerberater übernehmen“; Halluzinationen sind ausdrücklich adressiert.
• DSFA: Bei umfangreicher Verarbeitung von Mandantendaten ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung häufig erforderlich.

Die FAQ empfiehlt außerdem interne KI-Richtlinien mit Vertraulichkeitsstufen: Was darf in welches Werkzeug? Diese Frage lässt sich nur pro Tool beantworten, nicht pauschal.

KI-Verordnung: Kompetenz und Transparenz

Steuerkanzleien, die KI eigenverantwortlich nutzen, sind in der Regel Betreiber nach Art. 3 Nr. 4 KI-VO. Zwei Pflichten sind für den Alltag relevant:

• Art. 4 KI-Kompetenz gilt seit dem 2. Februar 2025. Die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744, seit Juli 2026 in Kraft, hat die Formulierung von „sicherstellen“ zu „fördern“ abgeschwächt. Die BStBK sieht die KI-Kompetenz ohnehin als Teil der Fortbildungspflicht nach § 57 Abs. 2a StBerG. Ein dokumentiertes Schulungskonzept bleibt sinnvoll.
• Art. 50 Transparenz gilt seit dem 2. August 2026. Für Betreiber relevant ist vor allem Abs. 4: Wer mit KI erzeugte Texte veröffentlicht, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, muss das offenlegen – es sei denn, eine natürliche Person übernimmt die redaktionelle Verantwortung. Ein KI-gestützter Mandanten-Chatbot fällt unter Abs. 1: Nutzer müssen erkennen können, dass sie mit einer Maschine kommunizieren. Die Kennzeichnungspflicht für Anbieter generativer Systeme (Abs. 2) gilt für Bestandssysteme erst ab dem 2. Dezember 2026.

Hochrisiko-Pflichten treffen die typische Kanzleinutzung – Recherche, Textentwürfe, Buchführungshilfe – nicht.

Checkliste: Ja, wenn …

Mandantendaten dürfen in ein KI-Tool, wenn alle folgenden Punkte erfüllt sind:

1. Vertrag nach § 62a Abs. 3 StBerG liegt in Textform vor: Verschwiegenheitsverpflichtung mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, Beschränkung der Kenntnisnahme, Regelung zu Subunternehmern.
2. AVV nach Art. 28 DSGVO ist geschlossen, Unterauftragsverarbeiter sind benannt.
3. Kein Training mit Kanzleidaten – vertraglich zugesichert, nicht nur per Einstellung.
4. Verarbeitung in der EU oder ein rechtlich abgesicherter Drittlandtransfer mit vergleichbarem Geheimnisschutz (§ 62a Abs. 4 StBerG).
5. Erforderlichkeit geprüft: Nur die Daten, die für die konkrete Aufgabe nötig sind.
6. Einwilligung des Mandanten eingeholt, wenn der Einsatz unmittelbar einem einzelnen Mandat dient oder Zweifel bestehen.
7. Kanzleizugang statt Privatkonto, mit Rollen- und Berechtigungskonzept.
8. Interne KI-Richtlinie mit Vertraulichkeitsstufen ist bekannt gemacht und geschult.
9. Menschliche Prüfung jedes Ergebnisses vor der Verwendung im Mandat.
10. Dokumentation: Anbieterauswahl, Verträge, DSFA-Entscheidung und Schulungen sind abgelegt.

Fehlt einer dieser Punkte, bleibt nur der Weg über anonymisierte oder pseudonymisierte Eingaben – oder der Verzicht.

So unterstützt Ordista

Ordista stellt Kanzleien einen KI-Arbeitsplatz mit Aktenkontext bereit, der ausschließlich mit amtlichen Quellen und einer kanzleieigenen Wissensbasis arbeitet und jede Antwort mit Quellen belegt. Die KI-Vorkontierung eingehender Belege wird immer von der Kanzlei freigegeben – Human-in-the-Loop ist Teil des Prozesses, nicht eine Option. Für den Rahmen gegenüber Mandanten liefert Ordista Mandats- und Vergütungsvereinbarungen aus Vorlagen mit gezeichneter digitaler Unterschrift, in denen der KI-Einsatz transparent geregelt werden kann.