Mandanten über KI-Einsatz informieren? KI-Klausel für den Vertrag

Die Frage kommt inzwischen in jedem zweiten Mandantengespräch, manchmal offen, manchmal als Nebensatz: „Machen Sie das jetzt auch mit KI?“ Kanzleien, die Belege per KI vorkontieren, Schriftsätze entwerfen lassen oder Rechercheassistenten nutzen, müssen entscheiden, ob und wie sie das gegenüber Mandanten offenlegen. Die Antwort ist weniger eindeutig, als beide Lager behaupten: Weder besteht eine allgemeine Pflicht zur Offenlegung, noch ist Schweigen in jedem Fall zulässig.

Die Bundessteuerberaterkammer hat mit ihrer FAQ „KI im steuerberatenden Berufsstand“ (Stand 27. Januar 2026) erstmals eine berufsständische Einordnung veröffentlicht. Sie ist die Grundlage dieses Artikels. Dazu kommen drei Rechtsebenen, die unabhängig vom Berufsrecht gelten: die Informationspflichten der DSGVO, die Verschwiegenheit nach § 203 StGB und § 62a StBerG sowie die Transparenzpflichten der KI-Verordnung, die seit dem 2. August 2026 anwendbar sind.

Was die BStBK sagt

Die FAQ beantwortet die Frage „Muss man Mandanten offenlegen, dass man KI-Tools einsetzt?“ in Abschnitt 9 ausdrücklich. Die Kernaussage lautet wörtlich: „Aktuell besteht keine ausdrückliche berufsrechtliche Pflicht, Mandanten über den Einsatz von KI bei der Bearbeitung ihres Falls zu informieren.“ Zugleich verweist die Kammer auf die allgemeine Pflicht, Mandanten „über alle wesentlichen Aspekte der Mandatsausführung zu unterrichten“, und stellt fest, dass noch nicht ausdiskutiert sei, ob KI-Nutzung ein solcher wesentlicher Aspekt ist.

Der Berufsträger kann daher grundsätzlich selbst entscheiden. Die FAQ nennt als praktikablen Weg, „im Rahmen der Mandatsvereinbarung oder bei Einführung neuer Technologien darauf hinzuweisen, dass Hilfsmittel wie KI-Software eingesetzt werden, jedoch stets persönlich die (End-)Kontrolle erhalten bleibt“, und erwähnt, dass manche Berufsträger dies bereits vertraglich regeln, „um Klarheit zu schaffen und Einverständnis einzuholen“.

Drei Einschränkungen folgen unmittelbar danach und werden in der Diskussion häufig übersehen:

1. Datenschutz: „Datenschutzrechtlich ist eine Information erforderlich, wenn personenbezogene Mandantendaten an einen KI-Dienst fließen – in der Datenschutzerklärung sollte der Einsatz solcher Tools erläutert werden.“
2. Außerberufliche Vorschriften: UWG oder zivilrechtliche Aufklärungspflichten könnten im Einzelfall Transparenz gebieten, „etwa um Irrtümer auszuschließen“.
3. Empfehlung: „Insbesondere wenn Mandantendaten betroffen sind oder der KI-Einsatz Einfluss auf das Arbeitsergebnis hatte, ist es fair und ratsam, die Mandanten darüber zu informieren – zumindest auf Nachfrage.“

Haufe fasst die Position in seiner Kommentierung der FAQ so zusammen: keine ausdrückliche berufsrechtliche Pflicht, aber datenschutzrechtliche Informationspflicht, sobald Daten an KI-Dienste fließen; künftige Richtlinien könnten eine Informationspflicht vorsehen.

Vier Rechtsebenen, vier verschiedene Antworten

Einwilligung oder Information?

Die Unterscheidung entscheidet über die Gestaltung der Klausel. Eine Information ist eine einseitige Mitteilung; sie erfüllt Art. 13 DSGVO und die berufsrechtliche Unterrichtungspflicht. Eine Einwilligung ist eine Erklärung des Mandanten; sie ist erforderlich, wo eine Offenbarung sonst unbefugt wäre.

Nach der BStBK-FAQ gilt: Grundsätzlich dürfen ohne Einwilligung des Mandanten „keinerlei Daten eingegeben […] oder Dokumente hochgeladen werden, die Rückschlüsse auf Mandanten oder mandantenbezogene Daten zulassen“, es sei denn, die Voraussetzungen des § 62a StBerG sind erfüllt. Dann ist die Offenbarung gegenüber dem Dienstleister befugt (§ 203 Abs. 3 Satz 2 StGB), sofern der Anbieter in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet, über die strafrechtlichen Folgen belehrt und die Kenntnisnahme auf das Erforderliche beschränkt wurde (§ 62a Abs. 3 StBerG). Dient der KI-Einsatz jedoch „unmittelbar einem konkreten Einzelmandat, also nicht Teil der allgemeinen IT-Struktur der Kanzlei bzw. allgemeines Arbeitsmittel“, ist nach § 62a Abs. 5 StBerG die ausdrückliche Einwilligung erforderlich. Ob ein Rechercheassistent, der für ein einzelnes Mandat befragt wird, darunter fällt, lässt die BStBK offen und empfiehlt deshalb, bei sensiblen mandantenbezogenen Daten „zuvor stets eine entsprechende Einwilligung“ einzuholen.

Für die Praxis heißt das: Eine KI-Klausel im Mandatsvertrag sollte beides leisten. Sie informiert über den Einsatz (Ebene 1 und 2) und holt die Zustimmung für den mandatsbezogenen Einsatz ein (Ebene 3), damit die Frage nach § 62a Abs. 5 StBerG nicht im Einzelfall entschieden werden muss.

Entbindung von der Schweigepflicht ist etwas anderes

Die Zustimmung zum KI-Einsatz ist keine Entbindung von der Verschwiegenheit gegenüber Dritten. Der Mandant erlaubt der Kanzlei, ein Werkzeug unter ihrer Kontrolle zu nutzen; er erlaubt nicht dem Anbieter, mit den Daten etwas anderes zu tun. Deshalb bleibt der Vertrag nach § 62a StBerG mit dem Anbieter auch dann erforderlich, wenn eine Einwilligung vorliegt. Die Klausel sollte das benennen.

Art. 50 KI-VO: nur bei direkter Interaktion

Die Transparenzpflichten der KI-Verordnung betreffen Kanzleien dort, wo Mandanten selbst mit einem KI-System interagieren. Die BStBK formuliert es knapp: Stellen Kanzleien Chatbots zur Kommunikation zur Verfügung, „müssen Betroffene darüber in Kenntnis gesetzt werden, dass sie mit einer KI kommunizieren (Transparenzpflichten, Art. 50 KI-VO – anwendbar ab August 2026)“. Ein Hinweis in den Nutzungsbedingungen genügt nicht; die Information gehört an den Ort der Interaktion. Interne Werkzeuge, deren Ergebnis der Berufsträger prüft und unter eigenem Namen herausgibt, lösen keine Kennzeichnungspflicht aus.

Formulierungsvorschlag: KI-Klausel für den Steuerberatungsvertrag

Der folgende Text ist ein Vorschlag, kein Muster mit Gewähr. Er ist an die eingesetzten Systeme, den Anbieter und die Datenschutzinformation der Kanzlei anzupassen und sollte vor Verwendung rechtlich geprüft werden. Er steht als eigener Abschnitt im Mandatsvertrag oder als Zusatzvereinbarung, getrennt von Vollmacht und Vergütungsvereinbarung (vgl. § 4 Abs. 1 StBVV).

Einsatz KI-gestützter Systeme

1. Zweck. Die Kanzlei setzt zur Unterstützung ihrer Tätigkeit KI-gestützte Systeme ein, insbesondere zur Erkennung und Vorkontierung von Belegen, zur Erstellung von Textentwürfen sowie zur fachlichen Recherche. Der Einsatz dient der Qualität und Geschwindigkeit der Bearbeitung.

2. Anbieter und Vertragsgrundlage. Die Systeme werden von [Anbieter, Sitz] bereitgestellt. Die Kanzlei hat den Anbieter gemäß § 62a StBerG in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen einer Verletzung belehrt; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Die Verarbeitung erfolgt [in der EU / unter folgenden Garantien für Drittstaatentransfers: …].

3. Datenkategorien. Verarbeitet werden die zur Mandatsbearbeitung erforderlichen Daten, insbesondere Belegdaten, Bankumsätze, Stammdaten und Korrespondenzinhalte. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) werden nur verarbeitet, soweit dies für die Bearbeitung des Mandats erforderlich ist. Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzinformation der Kanzlei.

4. Kontrolle durch den Berufsträger. KI-Systeme erstellen Vorschläge und Entwürfe. Jede Buchung, jede Erklärung und jede Auskunft wird vor Verwendung von einem Berufsträger oder einer von ihm beauftragten fachkundigen Person geprüft und freigegeben. Die Verantwortung für das Arbeitsergebnis liegt ausschließlich bei der Kanzlei.

5. Zustimmung. Der Mandant stimmt dem Einsatz der genannten Systeme für die Bearbeitung seines Mandats zu, einschließlich der Verarbeitung mandatsbezogener Daten durch den Anbieter im Umfang von Ziffer 2 und 3. Diese Zustimmung ist keine Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht gegenüber Dritten.

6. Widerspruch. Der Mandant kann dem Einsatz KI-gestützter Systeme für sein Mandat jederzeit in Textform widersprechen. Die Kanzlei weist darauf hin, dass sich Bearbeitungszeiten und Vergütung dann nach dem tatsächlichen Aufwand richten können.

7. Änderungen. Die Kanzlei informiert den Mandanten in Textform, wenn sie den Anbieter wechselt oder KI-Systeme für weitere Zwecke einsetzt.

Wer keinen Widerspruch anbieten will, sollte Ziffer 6 streichen und stattdessen erklären, dass der KI-Einsatz Teil der allgemeinen Kanzleiorganisation ist. Dann trägt die Klausel nur noch die Information, und die Zustimmung nach Ziffer 5 beschränkt sich auf den Einzelmandatsbezug nach § 62a Abs. 5 StBerG.

Abgrenzung zur E-Mail-Vereinbarung

Viele Kanzleien haben seit den BStBK-Hinweisen zur E-Mail-Kommunikation von 2019 eine Vereinbarung im Akt, mit der der Mandant der unverschlüsselten Übermittlung zustimmt. Die KI-Klausel ist kein Anhang dazu, sondern regelt einen anderen Vorgang.

Beide Vereinbarungen gehören in dieselbe Onboarding-Unterlage, mit getrennter Zustimmung. Wer sie in einem Satz zusammenfasst, riskiert, dass die Zustimmung zur E-Mail als Zustimmung zur KI gelesen wird oder umgekehrt.

Checkliste vor dem Versand der Klausel

1. Vertrag mit dem KI-Anbieter nach § 62a Abs. 3 StBerG in Textform, mit Verschwiegenheitsverpflichtung und Belehrung.
2. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Verarbeitungsort und Drittstaatengarantien geklärt.
3. Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO um den KI-Anbieter als Empfänger und die Datenkategorien ergänzt.
4. Interne KI-Richtlinie: Welche Daten dürfen in welches Werkzeug, wer prüft, wie wird dokumentiert.
5. Chatbots oder Auto-Responder gegenüber Mandanten mit Hinweis nach Art. 50 KI-VO versehen.
6. Klausel als eigener Abschnitt, getrennt von Vollmacht und Vergütungsvereinbarung, mit Datum der Zustimmung im Akt.

So unterstützt Ordista

Ordista ist so aufgebaut, dass der Berufsträger die Kontrolle behält: KI-Vorkontierung und Entwürfe sind Vorschläge, die die Kanzlei im Portal prüft und freigibt, bevor sie an DATEV übergeben werden. Der KI-Arbeitsplatz arbeitet mit dem Aktenkontext des jeweiligen Mandats und belegt fachliche Antworten mit amtlichen Quellen. Mandats- und Zusatzvereinbarungen wie die KI-Klausel lassen sich aus Vorlagen erzeugen und vom Mandanten im Portal digital zeichnen.