Belege digital an den Steuerberater: fünf Wege im Vergleich

Der Pendelordner ist in vielen Unternehmen verschwunden, aber sein Nachfolger ist oft nicht besser: ein Sammelsurium aus E-Mail-Anhängen, Smartphone-Fotos in Chatgruppen und Ordnern in irgendeiner Cloud. Für die Kanzlei bedeutet das Nachfragen, Doppelerfassung und fehlende Belege zum Monatsende. Für das Unternehmen bedeutet es, dass die Buchhaltung später fertig wird als nötig und die Auswertungen entsprechend spät kommen.

Welcher Weg der richtige ist, hängt weniger von der Technik ab als von drei Fragen: Wie viel Aufwand entsteht auf beiden Seiten, wie gut sind die Daten, die ankommen, und lässt sich später nachvollziehen, welcher Beleg wann von wem übermittelt wurde? Dazu kommen die Anforderungen der GoBD an das ersetzende Scannen, denn wer den Papierbeleg nach dem Foto entsorgt, braucht ein dokumentiertes Verfahren.

Fünf Wege, Belege digital zu übermitteln

1. Portal oder App der Kanzlei

Der Mandant fotografiert oder lädt hoch, der Beleg landet direkt im System der Kanzlei, häufig mit automatischer Texterkennung, Dublettenprüfung und Zuordnung zum Mandanten. Rückfragen und Nachforderungen laufen im selben Kanal. Der Aufwand konzentriert sich auf die Einrichtung; danach ist der Weg für beide Seiten am kürzesten.

2. Scan-App eines Drittanbieters

Scan-Apps erzeugen saubere PDFs mit Randbeschnitt und Kontrastkorrektur. Sie lösen die Qualität des Bildes, nicht den Transport: Das Ergebnis muss anschließend per E-Mail, Cloud oder Upload weitergereicht werden. Für Unternehmen mit wenigen Belegen und einer bestehenden Ablage ist das ausreichend.

3. E-Mail-Postfach

Ein zentrales Belegpostfach – je Mandant eine Adresse – ist schnell eingerichtet und funktioniert mit jedem Gerät. Eingangsrechnungen, die ohnehin per E-Mail kommen, lassen sich einfach weiterleiten. Die Schwächen zeigen sich im Betrieb: keine Rückmeldung je Beleg, Anhänge in beliebigen Formaten, Lieferanten-Newsletter im selben Postfach und in der Regel nur Transportverschlüsselung.

4. WhatsApp über die Business Platform

Für viele Mandanten ist WhatsApp der Kanal mit der geringsten Hürde. Zulässig ist das nur über die WhatsApp Business Platform (Cloud API) mit Datenverarbeitungsvertrag – nicht über ein privates WhatsApp oder die kostenlose Business App auf dem Kanzleihandy, weil dort das Adressbuch mit Meta abgeglichen wird. Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen bewertet diesen Abgleich als regelmäßig unzulässig. Über die Plattform werden Fotos automatisch in das Kanzleisystem übernommen, der Chat bleibt der Ort für Rückfragen.

5. Cloud-Ordner oder Upload-Link

Ein geteilter Ordner ist die einfachste Form der Übergabe und für Massendaten wie Kontoauszüge oder Kassenberichte praktisch. Es fehlen aber Struktur und Rückmeldung: Wer legt was wann ab, was ist schon verarbeitet, was fehlt? Ohne Namenskonvention und Verantwortlichkeit wird der Ordner zum digitalen Schuhkarton.

Vergleichstabelle

GoBD: Was beim ersetzenden Scannen gilt

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 11. März 2024) regeln in den Randziffern 130 ff., unter welchen Bedingungen Papierbelege digital erfasst und anschließend vernichtet werden dürfen:

• Bildliche Erfassung mit mobilen Geräten ist zulässig, auch im Ausland, wenn die Belege dort entstanden oder empfangen wurden und direkt erfasst werden (Rz. 130).
• Das Verfahren muss dokumentiert sein (Rz. 136). Die Organisationsanweisung regelt, wer erfassen darf, wann erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung erforderlich ist und wie Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft werden.
• Farbe ist wiederzugeben, wenn ihr eine Beweisfunktion zukommt – etwa bei Sichtvermerken oder Minusbeträgen in roter Schrift.
• Nach der Erfassung ist nur noch mit dem elektronischen Dokument weiterzuarbeiten; Vermerke auf dem Papier, die im Digitalisat fehlen, sind zu vermeiden.
• Vernichtung ist zulässig, soweit Belege nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (Rz. 140).
• Unveränderbarkeit (Rz. 58 ff.): Einmal erfasste Belege dürfen nicht ohne Kenntlichmachung geändert oder gelöscht werden. Ein Dateisystem ohne Protokollierung reicht dafür nicht.

Die Bundessteuerberaterkammer stellt gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen bereit, die auch das mobile Scannen abdeckt. Sie eignet sich als Vorlage für Unternehmen jeder Größe. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege und Rechnungen beträgt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).

Datenschutz und Berufsgeheimnis beim Transport

Belege enthalten personenbezogene Daten – Namen von Geschäftspartnern, Kontodaten, bei Lohnunterlagen sensible Angaben. Der Übertragungsweg muss deshalb Art. 32 DSGVO genügen. Auf Kanzleiseite kommt das Berufsgeheimnis hinzu: Jeder Dienstleister, der Zugang zu Belegen erhält, ist nach § 62a StBerG in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten, und es braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Das gilt für die Portal-Software ebenso wie für den Cloud-Speicher oder den Messenger-Anbieter.

Für Unternehmen bedeutet das praktisch: Fragen Sie Ihre Kanzlei, welchen Kanal sie freigegeben hat. Ein Weg, der für die Kanzlei nicht vertraglich abgesichert ist, sollte nicht genutzt werden – auch wenn er bequem ist.

In drei Schritten zum digitalen Belegfluss

1. Kanal festlegen und einrichten. Einigen Sie sich mit der Kanzlei auf einen Hauptkanal – in der Regel Portal oder App – und höchstens einen Nebenkanal für Sonderfälle. Legen Sie fest, wer im Unternehmen Belege erfasst und wer bei Rückfragen antwortet. Richten Sie Zugänge personenbezogen ein, nicht als Sammelkonto.
2. Verfahren dokumentieren. Ergänzen Sie die Verfahrensdokumentation um den Erfassungsweg: Gerät, App, Qualitätskontrolle, Ablageort, Zeitpunkt der Vernichtung. Nutzen Sie die BStBK-Muster als Gerüst und streichen Sie, was nicht zutrifft. Halten Sie fest, welche Dokumente im Original aufbewahrt werden.
3. Rhythmus etablieren und kontrollieren. Erfassen Sie Belege zeitnah – am besten am Tag des Eingangs oder der Zahlung, spätestens wöchentlich. Prüfen Sie monatlich mit der Kanzlei, welche Belege fehlen, und nutzen Sie dafür die Nachforderungsfunktion des Kanals statt E-Mail-Ketten. Nach dem ersten Quartal lohnt ein kurzer Rückblick: Welche Belegarten machen Probleme, wo entstehen Dubletten?

Wer diese drei Schritte durchläuft, hat nicht nur einen schnelleren Belegfluss, sondern auch die Unterlagen für eine Betriebsprüfung an einem Ort.

So unterstützt Ordista

Ordista nimmt Belege per App, E-Mail und WhatsApp entgegen und führt sie in einem Belegeingang zusammen, in dem die KI-Vorkontierung von der Kanzlei geprüft und freigegeben wird. Fehlende Belege fordert die Plattform beim Mandanten nach, Rückfragen laufen über das Mandantenportal mit Nachrichten und Freigaben. Die Übergabe an DATEV erfolgt per Buchungsdatenservice, Belegbilderservice oder EXTF, sodass die Kanzlei ihren gewohnten Buchungsprozess beibehält.