E-Rechnungspflicht 2027/2028: Fristen, Umsatzgrenzen, Ausnahmen

Die E-Rechnungspflicht ist keine Zukunftsfrage mehr. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können, und in gut drei Monaten – am 1. Januar 2027 – beginnt die erste Stufe der Ausstellungspflicht. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt, darf ab dann im Geschäft mit anderen inländischen Unternehmern keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr versenden. Ein Jahr später folgen alle übrigen.

Die Rechtsgrundlagen stehen im Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG neu gefasst und die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG verankert hat. Das Bundesfinanzministerium hat die Anwendung in zwei Schreiben konkretisiert: am 15. Oktober 2024 das Einführungsschreiben, am 15. Oktober 2025 ein Folgeschreiben mit Klarstellungen zu Validierung, Fehlerklassen und Rechnungsberichtigung. Dieser Beitrag fasst Fristen, Ausnahmen und Formate zusammen und schließt mit einem Handlungsplan für Unternehmen und Kanzleien.

Die Fristen im Überblick

Maßgeblich für die Einordnung ist der Zeitpunkt, zu dem der Umsatz ausgeführt wird – nicht das Rechnungsdatum.

Wer betroffen ist – und wer nicht

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern (B2B). Beide Seiten müssen Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Inland haben. Ausgenommen sind:

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C). Hier bleibt Papier oder PDF dauerhaft zulässig.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV.
• Fahrausweise nach § 34 UStDV.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa bestimmte Finanz-, Versicherungs-, Vermietungs- und Heilbehandlungsleistungen.
• Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG: § 34a UStDV, eingeführt mit dem Jahressteuergesetz 2024, befreit sie dauerhaft von der Ausstellungspflicht.
• Unternehmer ohne inländische Ansässigkeit, auch wenn sie in Deutschland registriert sind.

Zwei Missverständnisse halten sich hartnäckig. Erstens: Die Ausnahmen betreffen nur die Ausstellung. Empfangen und archivieren müssen alle – auch Kleinunternehmer, Vermieter und Ärzte, sobald sie Rechnungen von anderen Unternehmern erhalten. Zweitens: Wer eine E-Rechnung erhält, kann sie nicht ablehnen und stattdessen ein PDF verlangen. Die Zustimmung des Empfängers ist seit 2025 nur noch für sonstige elektronische Formate erforderlich, nicht für die E-Rechnung.

Die 800.000-Euro-Grenze richtig lesen

§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG stellt auf den Gesamtumsatz nach § 19 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres ab. Für die Frage, ob die Ausstellungspflicht am 1. Januar 2027 greift, zählt also der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Der Gesamtumsatz ist ein umsatzsteuerlicher Begriff – er umfasst die steuerbaren Umsätze abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze und weicht damit vom handelsrechtlichen Umsatz ab.

Für die Praxis heißt das: Unternehmen nahe der Grenze sollten den Gesamtumsatz 2026 im Herbst hochrechnen. Wer darüber liegt, braucht spätestens im Dezember 2026 einen funktionierenden Ausstellungsprozess. Wer darunter liegt, gewinnt ein Jahr, sollte den Empfangsprozess aber ohnehin schon 2025 eingerichtet haben.

Formate: XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart sein und die vollständige Extraktion der Pflichtangaben erlauben.

In Deutschland sind zwei Standards verbreitet:

• XRechnung – ein reines XML-Format, gepflegt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Aktuell gilt Version 3.0.2; eine Version 4.0 auf Basis der überarbeiteten EN 16931 ist angekündigt.
• ZUGFeRD – ein hybrides Format aus PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Zulässig sind Versionen ab 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Bei hybriden Formaten ist der strukturierte XML-Teil führend. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt klar, dass erhebliche Abweichungen zwischen Bild- und Datenteil zu einer Steuerschuld nach § 14c UStG führen können. Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen im XML enthalten sein; Verweise auf Anhänge oder Links genügen nicht.

Was die beiden BMF-Schreiben regeln

Das Schreiben vom 15. Oktober 2024 (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) hat den Umsatzsteuer-Anwendungserlass angepasst und die Grundfragen beantwortet: Definition, Anwendungsbereich, Ausnahmen, zulässige Formate, Übermittlungswege. Der Übermittlungsweg ist frei – E-Mail, Schnittstelle, Portal oder Datenträger sind gleichermaßen zulässig.

Das Folgeschreiben vom 15. Oktober 2025 (III C 2 - S 7287-a/00019/007/243) ergänzt drei praxisrelevante Punkte:

1. Fehlerklassen bei der Validierung. Formatfehler (Verstoß gegen die Syntax der EN 16931) führen dazu, dass keine E-Rechnung vorliegt. Geschäftsregelfehler sind nur dann schädlich, wenn sie umsatzsteuerlich relevante Felder betreffen. Inhaltliche Fehler – falscher Steuersatz, falsches Leistungsdatum – sind wie bisher nach § 14 UStG zu beurteilen.
2. Rechnungsberichtigung. Die Berichtigung erfolgt grundsätzlich im selben Rechnungstyp. Bestand Pflicht zur E-Rechnung, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung mit eindeutigem Bezug zur Ursprungsrechnung erfolgen.
3. Gutschriften. Bonus- und Rabattabrechnungen nach § 17 UStG erfordern keine E-Rechnung; Berichtigungsgutschriften schon.

Empfang, Archivierung und GoBD

E-Rechnungen sind so aufzubewahren, dass zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO); sie gilt für alle Unterlagen, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Ein Ausdruck ersetzt die Aufbewahrung des XML nicht.

Für die Buchführung gelten die GoBD: Der Eingang muss zeitnah erfasst, das Dokument unveränderbar abgelegt und der Prozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt für den Empfang, nicht aber für die Archivierung – E-Mails lassen sich löschen und verändern.

Handlungsplan für Unternehmen

1. Gesamtumsatz 2026 prüfen. Liegt er voraussichtlich über 800.000 Euro, gilt der 1. Januar 2027; sonst der 1. Januar 2028.
2. Ausgangsprozess festlegen. Kann die Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Sind alle Pflichtangaben strukturiert hinterlegt, insbesondere Leitweg-ID oder Käuferreferenz, wo gefordert?
3. Eingangsprozess absichern. Eine zentrale Rechnungsadresse, ein Validierungsschritt und eine GoBD-konforme Ablage des XML.
4. Stammdaten bereinigen. USt-IdNr., Anschriften und Zahlungsbedingungen der Geschäftspartner müssen strukturiert vorliegen.
5. Berichtigungsprozess definieren. Wer erstellt Stornos und Korrekturen im E-Format, und wie wird der Bezug zur Ursprungsrechnung hergestellt?
6. Verfahrensdokumentation aktualisieren. Empfang, Prüfung, Freigabe, Archivierung und Übergabe an die Kanzlei beschreiben.
7. Testlauf mit der Kanzlei. Eine Handvoll echter E-Rechnungen durch den gesamten Prozess schicken, bevor die Pflicht greift.

Handlungsplan für Kanzleien

1. Mandanten segmentieren: über oder unter 800.000 Euro, Kleinunternehmer, B2C-lastig, EDI-Nutzer.
2. Empfangsweg je Mandant klären: Welche Adresse, welches Tool, welche Ablage? Ein Postfach je Mandant ist oft der einfachste Start.
3. Belegfluss auf XML umstellen: Die Vorkontierung sollte aus dem strukturierten Teil erfolgen, nicht aus dem Bild.
4. Validierung einbauen: Formatfehler müssen vor der Buchung auffallen, damit Vorsteuerabzug und Berichtigung rechtzeitig laufen.
5. Mandanten informieren: Kurze, konkrete Hinweise zu Frist, Format und Empfang – mit Terminvorschlag für den Testlauf.

So unterstützt Ordista

Ordista nimmt Belege per App, E-Mail und WhatsApp entgegen, erkennt eingehende Rechnungen und erstellt eine KI-Vorkontierung, die die Kanzlei vor der Buchung freigibt. Fehlende Belege fordert die Plattform beim Mandanten nach, und die Übergabe an DATEV erfolgt per Buchungsdatenservice, Belegbilderservice oder EXTF. Über das Mandantenportal mit Nachrichten und Freigaben lassen sich Rückfragen zu einzelnen Rechnungen dokumentiert klären.