DATEV-Schnittstellen: Buchungsdatenservice, Belegbilderservice, EXTF

Wenn eine Kanzlei eine Vorsoftware einführt – ein Mandantenportal, eine Belegerkennung, eine Rechnungslösung des Mandanten – lautet die erste Frage der Buchhaltung: Wie kommen die Daten in DATEV? Die Antwort ist selten „irgendwie über die Schnittstelle“, denn DATEV bietet drei grundlegend verschiedene Wege an, die unterschiedliche Dinge übertragen, unterschiedliche Voraussetzungen haben und unterschiedlich viel Arbeit in der Kanzlei übrig lassen.

Der Buchungsdatenservice, der Belegbilderservice Rechnungswesen und das DATEV-Format (EXTF) schließen sich nicht aus. In vielen Kanzleien laufen zwei davon parallel, je nach Mandant. Dieser Beitrag erklärt, was jeder Weg leistet, wie die Einrichtung abläuft, was DATEV dafür berechnet und woran Übertragungen in der Praxis scheitern.

Drei Wege, ein Ziel

Alle drei Wege enden im DATEV-Rechnungswesen der Kanzlei – Kanzlei-Rechnungswesen oder Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen. Sie unterscheiden sich darin, an welcher Stelle des Prozesses sie ansetzen:

• Der Buchungsdatenservice setzt am Ende an: Die Vorsoftware liefert fertige Buchungssätze, die als Buchungsstapel im Rechnungswesen landen, samt Belegbild in Belege online.
• Der Belegbilderservice Rechnungswesen setzt am Anfang an: Er bringt nur das Belegbild nach Belege online, die Kontierung erfolgt in der Kanzlei – manuell oder mit dem DATEV Automatisierungsservice Rechnungen.
• Das DATEV-Format setzt außerhalb der Cloud an: Eine CSV-Datei mit Buchungssätzen wird erzeugt, per Datei übergeben und in der Kanzlei über die Stapelverarbeitung importiert.

Vergleichstabelle

Buchungsdatenservice im Detail

Der Buchungsdatenservice (Art.-Nr. 91000) ist die umfangreichste Schnittstelle. Nach der Produktbeschreibung von DATEV überträgt er Buchungen und wiederkehrende Buchungen, Kontobeschriftungen und Textschlüssel, Debitoren- und Kreditorenstammdaten sowie diverse Adressen und Zahlungsbedingungen. Die Daten werden virengeprüft in die DATEV-Cloud übernommen und als Buchungsstapel im Rechnungswesen bereitgestellt; die Belegbilder liegen parallel in Belege online und sind über den Beleglink mit der Buchung verknüpft.

Die Einrichtung folgt einem festen Ablauf:

1. Die Kanzlei bestellt den Service über die MyDATEV Mandantenregistrierung und legt – falls noch nicht vorhanden – den Bestand in DATEV Unternehmen online mit Belege online an.
2. In der Rechteverwaltung online werden die Zugriffsrechte für den Datenservice auf den Bestand vergeben.
3. In der Vorsoftware wird die Verbindung hergestellt: Anmeldung mit dem DATEV-Konto (SmartLogin oder SmartCard), Auswahl von Beraternummer, Mandantennummer und Bestand.
4. Kontenrahmen, Sachkontenlänge und Wirtschaftsjahr werden abgeglichen.
5. Ein Testlauf mit wenigen Buchungen zeigt, ob Stapel und Beleglinks im Rechnungswesen ankommen.

DATEV bietet für die Einrichtung eine kostenfreie Onboarding-Beratung an; die Einstellungen in der Vorsoftware unterscheiden sich je nach Anbieter.

Die Kosten richten sich nach der Zahl der Buchungssätze je Bestand: Laut Preisliste 08/2026 beträgt der Grundpreis der Staffel 1,36 Euro im Monat für bis zu 500 Buchungssätze, 2,62 Euro bis 1.000, 4,72 Euro bis 2.000, 10,50 Euro bis 5.000 und 15,75 Euro bis 10.000 Buchungssätze; jede weitere 10.000 Buchungssätze kosten 12,60 Euro. Der Grundpreis fällt ab Anlage des Bestands an, auch ohne Datenübertragung. Senden mehrere Vorsysteme in denselben Bestand, wird der Grundpreis nur einmal berechnet.

Belegbilderservice Rechnungswesen im Detail

Der Belegbilderservice Rechnungswesen (Art.-Nr. 92902) ist die einfachste Schnittstelle. Er überträgt digitale Belege – gescannte und originär digitale – aus einer Vorsoftware nach Belege online. Dort werden sie wie manuell hochgeladene Belege behandelt: Die Kanzlei kontiert im Rechnungswesen, wahlweise unterstützt durch den DATEV Automatisierungsservice Rechnungen, der Buchungsvorschläge aus Belegbild und Buchungshistorie erzeugt.

Voraussetzungen sind laut DATEV ein Vertrag zu DATEV Unternehmen online, ein Bestand in Belege online und ein DATEV SmartLogin zur Authentifizierung. Der Service selbst ist kostenlos; Belege online kostet 3,83 Euro je Mandantenbestand und Monat. Die Bestellung erfolgt über die MyDATEV Mandantenregistrierung, die Aktivierung im DATEV Arbeitsplatz.

Der Belegbilderservice ist die richtige Wahl, wenn die Kanzlei die Kontierungshoheit behalten und die KI-Vorschläge von DATEV nutzen will – oder wenn die Vorsoftware zwar Belege sammelt, aber keine Buchungssätze erzeugt.

DATEV-Format (EXTF) im Detail

Das DATEV-Format ist ein CSV-basiertes Austauschformat, das DATEV im Developer Portal dokumentiert. Eine Buchungsstapel-Datei besteht aus einer Header-Zeile, einer Zeile mit Spaltenüberschriften und den Buchungssätzen. Der Header enthält unter anderem die Kennung EXTF (für Fremdprogramme) oder DTVF (für DATEV-Programme), die Formatversion, die Formatkategorie 21 für Buchungsstapel, Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge sowie den Zeitraum des Stapels.

Ein Buchungssatz braucht mindestens Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, gegebenenfalls BU-Schlüssel, Belegdatum, Belegfeld 1 und Buchungstext. Das Feld Beleglink kann mit der Kennung BEDI und einer GUID auf ein Belegbild in Belege online verweisen – das Bild selbst ist nie Teil der Datei.

Der Import läuft in der Kanzlei über die Stapelverarbeitung des Rechnungswesens. Die Datei kann per E-Mail, Portal oder Datenträger übergeben werden; ein DATEV-Konto der Vorsoftware ist nicht nötig. Das macht EXTF zum universellen Weg für Software ohne Datenservice-Anbindung und für Einmalübernahmen – um den Preis, dass Import, Prüfung und Fehlerbehandlung manuell bleiben.

Ablauf einer Übertragung

Unabhängig vom Weg lässt sich eine Übertragung in fünf Schritte gliedern:

1. Erfassen: Beleg oder Buchung entsteht in der Vorsoftware – per App, E-Mail, Messenger oder Rechnungsschreibung.
2. Prüfen: Vollständigkeit, Dubletten, Pflichtfelder; bei Buchungssätzen die Kontierung.
3. Übergeben: Buchungsdatenservice und Belegbilderservice übertragen automatisch oder auf Knopfdruck; beim DATEV-Format wird die Datei exportiert und der Kanzlei bereitgestellt.
4. Übernehmen: Der Stapel erscheint im Rechnungswesen (Datenservice) oder wird importiert (EXTF); Belegbilder liegen in Belege online.
5. Buchen und festschreiben: Die Kanzlei prüft, korrigiert und schreibt fest. Fehler werden in der Vorsoftware korrigiert, nicht doppelt in DATEV.

Koexistenz mit DATEV Unternehmen online

Keiner der drei Wege ersetzt DATEV Unternehmen online vollständig – zwei setzen es voraus. In der Praxis übernimmt die Vorsoftware den Belegeingang, die Kommunikation mit dem Mandanten und die Vorkontierung; Belege online bleibt der Ablageort, an dem das Rechnungswesen die Beleglinks findet. Für den Mandanten ändert sich die Oberfläche, für die Kanzlei bleibt der Buchungsprozess gleich. Wer DUo für einen Mandanten kündigen möchte, muss auf das DATEV-Format ausweichen und auf Beleglinks verzichten.

DATEV-Marktplatz-Partner oder Schnittstellen-Anbieter?

DATEV unterscheidet seit 2023 zwei Gruppen von Softwareherstellern, die Datenservices nutzen. DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner haben einen Datenservice umgesetzt und eine Mindestzahl von Nutzern nachgewiesen; sie sind im Marktplatz gelistet. DATEV Schnittstellen Anbieter nutzen dieselben Datenservices, ohne eine Partnerschaft eingegangen zu sein. Technisch gibt es keinen Unterschied in der Übertragung. Für die Kanzlei bedeutet der Partnerstatus in erster Linie Sichtbarkeit und eine gewisse Reife; die berufsrechtliche und datenschutzrechtliche Prüfung des Anbieters – AVV, Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG, Verarbeitungsort – ist in beiden Fällen Sache der Kanzlei.

Typische Fehlerquellen

• Falscher Bestand oder falsche Mandantennummer. Buchungen landen im Nachbarmandanten oder werden abgewiesen. Vor dem ersten Lauf Beraternummer, Mandantennummer und Bestand in der Vorsoftware gegen DATEV prüfen.
• Fehlende Rechte. Der Datenservice hat keinen Zugriff auf den Bestand, weil die Rechteverwaltung online nicht gepflegt wurde.
• Abgelaufene Verknüpfung. Die Anmeldung der Vorsoftware am DATEV-Konto muss regelmäßig erneuert werden; läuft sie ab, bleiben Übertragungen stumm liegen.
• Kontenrahmen und Sachkontenlänge. SKR03 gegen SKR04 oder vier gegen acht Stellen führen zu Ablehnungen oder falschen Konten.
• Festgeschriebene Perioden. Buchungen in bereits festgeschriebene Zeiträume werden nicht übernommen; das Buchungsdatum in der Vorsoftware muss zum offenen Zeitraum passen.
• Dubletten. Derselbe Beleg kommt per Belegbilderservice und zusätzlich per E-Mail; Dublettenprüfung gehört in die Vorsoftware.
• EXTF-Kodierung und Trennzeichen. Falsche Zeichenkodierung, Dezimaltrennzeichen oder Datumsformate lassen den Import scheitern – die Formatbeschreibung im Developer Portal ist verbindlich.

So unterstützt Ordista

Ordista übergibt Buchungen und Belege wahlweise per Buchungsdatenservice, Belegbilderservice oder EXTF an DATEV – je nachdem, ob die Kanzlei fertige Buchungssätze, nur Belegbilder oder eine Datei zum Import wünscht. Davor liegen der Belegeingang per App, E-Mail und WhatsApp, die KI-Vorkontierung mit Freigabe durch die Kanzlei und die Belegnachforderung beim Mandanten, sodass im Buchungsstapel nur geprüfte Sätze ankommen.