Mandantenonboarding in der Steuerkanzlei: 10 Schritte mit Checkliste

Zwischen der ersten Anfrage eines Interessenten und dem Tag, an dem seine Belege tatsächlich gebucht werden, vergehen in vielen Kanzleien vier bis acht Wochen. Nicht, weil die Arbeit so umfangreich wäre, sondern weil sie aus vielen kleinen Schritten besteht, die auf unterschiedliche Personen, Formulare und Systeme verteilt sind: Ausweiskopie, Handelsregisterauszug, Vollmacht, Vergütungsvereinbarung, Datenschutzinformation, Zugangsdaten, Stammdaten, Rückfragen beim Vorberater.

Die meisten dieser Schritte sind nicht optional. Sie folgen aus dem Geldwäschegesetz, der Steuerberatervergütungsverordnung, dem Steuerberatungsgesetz und der DSGVO. Wer sie in eine feste Reihenfolge bringt und die typischen Wartezeiten kennt, gewinnt an zwei Stellen: Der Mandant erlebt eine Kanzlei, die organisiert ist, und das Team hat am Ende einen vollständigen Akt statt einer Sammlung offener Punkte.

Dieser Artikel beschreibt die zehn Schritte, die dazugehörigen Rechtsgrundlagen und die Stellen, an denen Zeit verloren geht. Am Ende steht eine Checkliste als Tabelle.

Die zehn Schritte im Überblick

1. Erstkontakt und Bedarfsklärung

Der erste Kontakt entscheidet, ob das Mandat passt. Zu klären sind Rechtsform, Branche, Umsatzgrößenordnung, Buchführungspflicht oder Einnahmenüberschussrechnung, Zahl der Mitarbeiter, bisherige Beratung und der Anlass des Wechsels. Ein strukturierter Fragebogen, den der Interessent vorab ausfüllt, spart das erste halbe Gespräch. Aus diesen Angaben ergibt sich später der Gegenstandswert für die Honorarkalkulation.

2. Annahmeprüfung und Interessenkollision

Vor der Zusage prüft die Kanzlei, ob sie das Mandat annehmen darf und will. Berufsrechtlich darf ein Steuerberater nicht tätig werden, wenn eine Kollision mit eigenen Interessen besteht, und muss bei mehreren Auftraggebern in derselben Sache auf widerstreitende Interessen hinweisen (§ 57 Abs. 1a und 1b StBerG, seit der Berufsrechtsreform 2022 im Gesetz selbst geregelt). Praktisch heißt das: Abgleich mit dem Mandantenstamm auf Gegner, Gesellschafter, geschiedene Ehepartner, Wettbewerber. Dazu kommt die wirtschaftliche Prüfung: Passt das Mandat zur Kapazität und zum Leistungsspektrum?

3. Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz

Steuerberater sind Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG. Die allgemeinen Sorgfaltspflichten des § 10 Abs. 1 GwG umfassen die Identifizierung des Vertragspartners und der für ihn auftretenden Person, die Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten, die Einholung von Informationen über Zweck und Art der Geschäftsbeziehung, die Prüfung auf politisch exponierte Personen und die kontinuierliche Überwachung. Die Identifizierung hat vor Begründung der Geschäftsbeziehung zu erfolgen (§ 11 Abs. 1 GwG).

Bei natürlichen Personen werden Vor- und Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift erhoben und anhand eines Ausweisdokuments überprüft; Kopien sind zulässig und aufzubewahren (§ 8 GwG, fünf Jahre). Bei juristischen Personen sind Firma, Rechtsform, Registernummer, Sitzanschrift und die Vertretungsorgane zu erfassen. Wirtschaftlich Berechtigter ist, wer mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder der Stimmrechte kontrolliert (§ 3 Abs. 2 GwG). Wichtig: Die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten sind beim Vertragspartner zu erheben; eine Erhebung allein aus dem Transparenzregister genügt nicht (§ 11 Abs. 5 GwG). Der Registerauszug dient der Plausibilisierung, nicht als Ersatz. Kann die Kanzlei die Pflichten nicht erfüllen, darf die Geschäftsbeziehung nicht begründet werden (§ 10 Abs. 9 GwG).

4. Honorar nach StBVV kalkulieren

Die Steuerberatervergütungsverordnung gibt für die laufenden Leistungen Rahmengebühren vor. Für die Buchführung sieht § 33 Abs. 1 StBVV 2/10 bis 12/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C vor; Gegenstandswert ist der jeweils höhere Betrag aus Jahresumsatz oder Aufwand (§ 33 Abs. 6 StBVV). Für das Kontieren von Belegen gelten 1/10 bis 6/10, für die Buchführung nach vorkontierten Unterlagen ebenfalls 1/10 bis 6/10. Wer aus den Angaben des Erstkontakts Gegenstandswert und Zehntelsatz ableitet, kann dem Interessenten ein belastbares Angebot machen, statt eine Pauschale zu schätzen, die später nicht kostendeckend ist.

5. Angebot und Auftragsbestätigung

Das Angebot benennt Leistungsumfang, Mitwirkungspflichten des Mandanten, Übergabeformen (digital, Belegtasche), Fristen und das Honorar. Es ist die Grundlage für den Steuerberatungsvertrag und sollte die Allgemeinen Auftragsbedingungen einbeziehen. Je klarer hier steht, was nicht enthalten ist (z. B. Einspruchsverfahren, betriebswirtschaftliche Beratung), desto weniger Diskussionen gibt es bei der ersten Rechnung.

6. Mandats- und Vergütungsvereinbarung

Eine Vereinbarung über die Vergütung bedarf der Textform (§ 4 Abs. 1 StBVV). Sie muss als Vergütungsvereinbarung oder in vergleichbarer Weise bezeichnet sein, von anderen Vereinbarungen mit Ausnahme der Auftragserteilung deutlich abgesetzt sein und darf nicht in der Vollmacht enthalten sein. Zusätzlich hat der Steuerberater den Auftraggeber in Textform darauf hinzuweisen, dass eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung vereinbart werden kann (§ 4 Abs. 3 StBVV). Textform bedeutet: E-Mail, PDF oder eine im Portal gezeichnete Vereinbarung genügen; eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Eine unangemessen hohe Vergütung kann gerichtlich herabgesetzt werden (§ 4 Abs. 2 StBVV).

7. Vollmachten und Vollmachtsdatenbank

Für die Vertretung gegenüber der Finanzverwaltung braucht die Kanzlei eine Vollmacht nach § 80 AO. Sollen die Vollmachtsdaten elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden (Vollmachtsdatenbank, § 80a AO), ist das amtliche Muster zwingend; das BMF hat die Muster und das Merkblatt mit Schreiben vom 27.03.2025 neu gefasst. Neu ist unter anderem, dass bei wirtschaftlich tätigen Vollmachtgebern die Wirtschafts-Identifikationsnummer anzugeben ist. Über die Vollmachtsdatenbank laufen der Abruf der vorausgefüllten Steuererklärung, elektronische Bescheiddaten und die Bekanntgabevollmacht. Dazu kommen je nach Mandat die Vollmacht für die Sozialversicherung, das SEPA-Lastschriftmandat für das Honorar und die Freigabe für den Bankdatenabruf.

8. Stammdaten anlegen

Mandantennummer, Rechtsform, Steuernummern, Finanzamt, Bankverbindungen, Kontenrahmen, Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraum, Wirtschaftsjahr, Ansprechpartner. Diese Daten werden in der DATEV-Kanzleisoftware einmal zentral erfasst und in Rechnungswesen, Lohn und Steuern übernommen. Fehler an dieser Stelle (falscher Voranmeldungszeitraum, falscher Kontenrahmen) tauchen erst Monate später auf. Eine Selbstauskunft des Mandanten per Formular oder Link, ergänzt um Handels- und Transparenzregisterabfrage, reduziert Tippfehler und Rückfragen.

9. Übergabe vom Vorberater

Der bisherige Steuerberater ist verpflichtet, die Dokumente herauszugeben, die er vom oder für den Mandanten erhalten hat (§ 66 Abs. 2 StBerG, §§ 675, 667 BGB). Zur Handakte gehören nach den BStBK-Hinweisen zur Mandatsbeendigung alle Unterlagen, die er vom oder für den Mandanten erhalten hat: Kontoauszüge, Rechnungen, Buchführungsunterlagen, Steuerbescheide, Jahresabschlüsse früherer Jahre, Verträge, elektronischer Schriftverkehr mit Dritten (etwa ELSTER-Nachrichten). Nicht zur Handakte gehören die Korrespondenz zwischen Berater und Mandant, bereits übergebene Unterlagen und interne Arbeitspapiere. Der Vorberater hat ein Zurückbehaltungsrecht, bis seine Gebühren und Auslagen beglichen sind (§ 66 Abs. 3 StBerG); die BStBK weist darauf hin, dass sich die Herausgabepflicht auch auf elektronische Datenbestände erstreckt. Praktisch wichtig sind Summen- und Saldenlisten, Anlagenverzeichnis, Kontennachweise, offene Posten und die Lohnkonten zum Übernahmestichtag.

10. Datenschutzinformation, Kommunikationsvereinbarung, Kick-off

Nach Art. 13 DSGVO ist der Mandant bei Erhebung seiner Daten über Verantwortlichen, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Speicherdauer und seine Rechte zu informieren; die Bundessteuerberaterkammer stellt dafür ein Muster bereit. In dieselbe Unterlage gehört die Vereinbarung über unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation, die nach den BStBK-Hinweisen den ausdrücklichen Wunsch des Mandanten voraussetzt, und seit der BStBK-FAQ zu KI vom 27.01.2026 sinnvollerweise auch eine Klausel zum Einsatz von KI-Werkzeugen mit Kontrolle durch den Berufsträger. Der Kick-off-Termin schließt das Onboarding ab: Zugang zum Portal, Belegwege, Fristen, Ansprechpartner.

Wo die Zeit verloren geht

Checkliste Mandantenonboarding

So unterstützt Ordista

Ordista bildet die Schritte 3 bis 10 in einem Ablauf ab: Die Stammdatenabfrage holt Handels- und Transparenzregisterdaten und lässt den Mandanten die Selbstauskunft per Link ergänzen, der Honorarkalkulator rechnet auf StBVV-Basis, und Mandats- sowie Vergütungsvereinbarung entstehen aus Vorlagen und werden digital gezeichnet. Über das Mandantenportal laufen anschließend Nachrichten, Freigaben und der Belegeingang per App, E-Mail oder WhatsApp.