Was ist die Vollmachtsdatenbank?

Definition

Die Vollmachtsdatenbank ist eine Online-Anwendung zur elektronischen Erfassung und Übermittlung von Vollmachtsdaten zur Vertretung in Steuersachen. Die Bundessteuerberaterkammer betreibt sie im gesetzlichen Auftrag; die Registrierung erfolgt über die zuständige Steuerberaterkammer, technischer Dienstleister ist die DATEV eG. Grundlage jeder Eintragung ist die vom Mandanten unterschriebene „Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen“ nach dem amtlichen Muster des Bundesfinanzministeriums (§ 80a AO). Die Kanzlei erfasst die Vollmachtsdaten, die Datenbank übermittelt sie über ELSTER an die Finanzverwaltung, und nach wenigen Werktagen ist die Vollmacht bei den betroffenen Finanzämtern hinterlegt.

Warum der Begriff für Kanzleien zählt

Ohne VDB müsste die Kanzlei jede Vollmacht in Papierform beim jeweiligen Finanzamt einreichen und den Datenabruf für jeden Mandanten einzeln beantragen. Mit der VDB geschieht beides in einem Schritt: Die Kanzlei meldet Verfahrens- und Bekanntgabevollmacht, erhält die Berechtigung zum Abruf der bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten – vorausgefüllte Steuererklärung (eBelege) und Steuerkontoabfrage – und kann elektronische Bescheiddaten empfangen. Für das Onboarding heißt das: Die Vollmacht gehört zu den ersten Dokumenten, die ein neuer Mandant unterschreibt, weil ohne sie weder Fristenkontrolle noch Bescheidprüfung digital laufen. Seit Januar 2025 ist der Zugang neben der Kammer-Smartcard auch über die Steuerberaterplattform möglich. Das amtliche Muster wurde zuletzt um die Wirtschafts-Identifikationsnummer ergänzt; nach älterem Muster erteilte Vollmachten bleiben gültig.

Abgrenzung

Die Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen ist das Rechtsgeschäft zwischen Mandant und Kanzlei; die VDB ist der Übermittlungsweg zur Finanzverwaltung. Eine Bekanntgabevollmacht bewirkt, dass Bescheide dem Berater bekannt gegeben werden und Fristen bei ihm laufen; eine reine Verfahrensvollmacht berechtigt zur Vertretung, ohne die Bekanntgabe zu ändern. Für Lohnsteuerhilfevereine und – über die Rechtsanwaltskammern – für Anwälte bestehen parallele Zugänge. Mein ELSTER ist das Portal des Steuerpflichtigen selbst; der Berater arbeitet über die VDB und seine Kanzleisoftware. Mit einer Vollmacht nach § 167 BGB gegenüber Banken oder anderen Behörden hat die VDB nichts zu tun.

Rechtsgrundlage

§ 80 AO (Bevollmächtigte und Beistände), § 80a AO (elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten an Landesfinanzbehörden), § 87a AO (elektronische Kommunikation); Nutzungsvertrag mit der Bundessteuerberaterkammer.

In Ordista

Das Mandantenportal von Ordista führt neue Mandanten durch die Aufnahme und sammelt die Stammdaten, die auch das Vollmachtsmuster verlangt; die Übermittlung der Vollmacht an die Finanzverwaltung bleibt Sache der VDB.