Was ist ein Mandantenportal?

Definition

Ein Mandantenportal ist eine webbasierte, zugangsgeschützte Anwendung, in der eine Steuerkanzlei jedem Mandanten einen eigenen Bereich einrichtet. Dort laden Mandanten Belege hoch, sehen Auswertungen und Schriftverkehr, beantworten Rückfragen und geben Vorgänge frei. Anders als E-Mail bündelt das Portal alle Vorgänge eines Mandats an einem Ort, protokolliert, wer wann was eingereicht oder freigegeben hat, und verschlüsselt die Übertragung standardmäßig.

Warum der Begriff für Kanzleien zählt

Die Belegbeschaffung ist in vielen Kanzleien der teuerste Prozessschritt: fehlende Rechnungen, Rückfragen per Telefon, Anhänge in unbrauchbarer Qualität. Ein Portal verlagert diese Arbeit an die Quelle. Der Mandant sieht, was fehlt, die Kanzlei erhält Belege in verarbeitbarer Form, und Freigaben – etwa für vorkontierte Buchungen – laufen denselben Weg zurück. Zugleich erfüllt ein Portal berufsrechtliche Erwartungen: Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt für die Kommunikation mit Mandanten grundsätzlich verschlüsselte Wege; unverschlüsselte E-Mail ist nur mit dokumentierter Einwilligung vertretbar, und Daten Dritter – etwa Lohndaten – gehören ohnehin nicht in offene Postfächer.

In der Praxis begegnen Kanzleien drei Typen:

1. Integriertes Portal. Teil der Kanzlei- oder Buchhaltungsplattform. Belege, Vorkontierung, Freigaben und Auswertungen liegen im selben System; die Übergabe an das Rechnungswesen ist eingebaut. Vorteil: keine Medienbrüche. Nachteil: Bindung an die Plattform.
2. Eigenständiges Portal. Eine separate Anwendung, die per Schnittstelle an Dokumentenmanagement und Rechnungswesen angebunden wird. Flexibel bei der Systemwahl, aber jede Schnittstelle ist ein eigener Wartungspunkt.
3. Behelf. Geteilte Cloud-Ordner, Messenger oder E-Mail-Postfächer. Schnell eingerichtet, aber ohne Rollen, Freigabelogik und Protokoll; die Kanzlei trägt die Sortierarbeit selbst und muss Verschwiegenheit und Datenschutz mit Zusatzmaßnahmen absichern.

Abgrenzung

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) organisiert die interne Ablage der Kanzlei; ein Portal ist die nach außen gerichtete Schnittstelle dazu. Ein Kundenkonto einer Buchhaltungssoftware richtet sich an den Unternehmer selbst, nicht an die Zusammenarbeit mit der Kanzlei. DATEV Unternehmen online ist ein integriertes Portal im DATEV-Ökosystem; Drittportale übergeben ihre Daten dorthin per Datenservice oder Dateischnittstelle. Der Begriff Mandanten-App bezeichnet meist nur den mobilen Zugang zu einem Portal.

Rechtsgrundlage

Portalbetreiber sind Dienstleister im Sinne von § 62a StBerG: Die Kanzlei muss den Anbieter sorgfältig auswählen, einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung und Strafhinweis schließen und bei Verarbeitung im Ausland ein vergleichbares Schutzniveau sicherstellen (§ 62a Abs. 2 bis 4 StBerG). Daneben gelten Art. 28 und Art. 32 DSGVO. Die BStBK-FAQ zur KI vom 27. Januar 2026 nennt das „Mandantenportal mit KI-Chat“ ausdrücklich als Fall, in dem Rollen, Prüfschritte und Transparenz gegenüber dem Mandanten schriftlich festzuhalten sind.

In Ordista

Ordista enthält ein integriertes Mandantenportal: Mandanten reichen Belege ein, die KI schlägt eine Vorkontierung vor, die Kanzlei gibt frei, und die Daten gehen per DATEV Buchungsdatenservice, Belegbilderservice oder EXTF-Datei in das Rechnungswesen.