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Checkliste Mandantenaufnahme (10 Schritte)

Die Checkliste führt in zehn Schritten durch die Aufnahme eines Unternehmensmandats – von der Annahmeprüfung bis zum Kick-off. Sie richtet sich an Kanzleileitung und Mitarbeitende, die neue Mandate rechtssicher und vollständig anlegen.

Stand 23. September 2026Fachliche Prüfung: Dr. Timo Welzer, Rechtsanwalt und Fachanwalt für SteuerrechtGrundlage: § 57 Abs. 1a und 1b StBerG, § 63 StBerG, §§ 8, 10, 11, 12 GwG, § 23a GwG, §§ 4, 4a, 4b, 11, 13, 24, 33, 35 StBVV, § 67a StBerG, §§ 80, 80a AO, § 66 StBerG, § 62a StBerG, Art. 13 DSGVO, § 146 AO (GoBD), § 14 UStG
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Dieses Muster ersetzt keine Rechtsberatung. Vor Verwendung fachlich prüfen und an den Einzelfall anpassen. Platzhalter in eckigen Klammern sind zu ersetzen.

Wofür dieses Muster gedacht ist

Die Mandantenaufnahme entscheidet über die Qualität der nächsten Jahre: Was hier fehlt – eine Vollmacht, eine GwG-Identifizierung, ein Hinweis nach § 4 Abs. 3 StBVV –, holt die Kanzlei später mit Aufwand nach oder gar nicht. Die Checkliste bringt die berufsrechtlichen, geldwäscherechtlichen, vergütungsrechtlichen und organisatorischen Schritte in eine Reihenfolge, die sich am Zeitablauf orientiert: erst prüfen, dann kalkulieren, dann vereinbaren, dann einrichten. Sie ist für Unternehmensmandate mit laufender Buchführung gedacht; bei reinen Privatmandaten entfallen einzelne Schritte (etwa Lohn und Belegwege), die GwG-Pflichten gelten aber auch dort.

Die Spalte „Verantwortlich“ ist als Vorschlag zu lesen. Was Vorbehaltsaufgabe oder Berufspflicht ist – Annahmeentscheidung, Interessenkollision, Haftungsbegrenzung –, bleibt beim Berufsträger; Erfassung und Dokumentation können Mitarbeitende übernehmen.

Was Sie anpassen müssen

  • Zuständigkeiten in der Spalte „Verantwortlich“ nach Ihrer Kanzleiorganisation.
  • Fristen, insbesondere für Belegübermittlung und Kick-off.
  • Die Werkzeuge: Mandantenportal, Kanzleisoftware, Honorarkalkulator, GwG-Dokumentation.
  • Schritt 10, wenn Sie andere Belegwege als Portal und Schnittstelle einsetzen.
  • Ergänzen Sie kanzleispezifische Schritte (Qualitätsmanagement, Mandantenkategorie, Zuordnung zum Team).

Mustertext

Checkliste Mandantenaufnahme – [Firma des Mandanten], angelegt am [Datum] von [Name]

Nr. Schritt Zweck Rechtsgrundlage Verantwortlich Erledigt
1 Annahmeprüfung und Interessenkonflikt: Kollisionsprüfung gegen Mandantenstamm (Gegenparteien, Gesellschafter, Geschäftspartner); Prüfung von Kapazität, Fachgebiet, Risiko; Entscheidung dokumentieren; bei Ablehnung unverzüglich mitteilen Vermeidung widerstreitender Interessen; Haftung bei verzögerter Ablehnung ausschließen § 57 Abs. 1, 1a und 1b StBerG; § 63 StBerG Berufsträger [ ]
2 GwG-Identifizierung: Vertragspartner und auftretende Person identifizieren (natürliche Person: Name, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift anhand Lichtbildausweis; juristische Person: Firma, Rechtsform, Registernummer, Sitz, Vertreter anhand Registerauszug); wirtschaftlich Berechtigte ermitteln und beim Vertragspartner abfragen; Transparenzregister einsehen und Registrierungsnachweis einholen; Abweichungen melden; Risikobewertung, PEP-Prüfung; Aufzeichnung fünf Jahre aufbewahren Pflichten als Verpflichteter nach GwG erfüllen, Bußgelder vermeiden § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG; §§ 10, 11, 12 GwG; § 11 Abs. 5 GwG; § 23a GwG; § 15 GwG; § 8 GwG Mitarbeitende (Erfassung), Berufsträger (Risikobewertung) [ ]
3 Honorarkalkulation: Gegenstandswerte schätzen (Umsatz, Aufwand, Bilanzsumme, Einkünfte); Tabellen und Zehntelsätze bestimmen; Zeitaufwand für Beratung schätzen; Pauschale gegen gesetzliche Vergütung spiegeln; Kalkulation ablegen Angemessene, belastbare Vergütung; Nachweis bei Unterschreiten der gesetzlichen Vergütung §§ 10, 11, 13, 24, 33, 35 StBVV; § 4a StBVV Berufsträger, Kanzleimanagement [ ]
4 Angebot: Leistungskatalog, Vergütungsmodell, Annahmen (Belegzahl, Lohnabrechnungen), Belegwege, Laufzeit; Hinweis in Textform, dass eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung in Textform vereinbart werden kann Klarheit vor Vertragsschluss; Hinweispflicht dokumentiert § 4 Abs. 3 StBVV Berufsträger [ ]
5 Mandatsvereinbarung: Gegenstand und Ausschlüsse, Mitwirkungspflichten, Haftungsbegrenzung (Versicherungsschutz prüfen), Dienstleister, Kommunikationswege, Kündigung; in Textform schließen und ablegen Rechtssichere Grundlage des Mandats §§ 611, 675, 627 BGB; § 67a StBerG; § 52 DVStB; § 62a StBerG Berufsträger [ ]
6 Vergütungsvereinbarung: eigenes Dokument, als Vergütungsvereinbarung bezeichnet, Art und Umfang des Auftrags benannt, nicht in der Vollmacht; Textform Höhere oder niedrigere als gesetzliche Vergütung durchsetzbar machen §§ 4, 4a, 4b StBVV Berufsträger [ ]
7 Vollmachten und Vollmachtsdatenbank: Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen nach amtlichem Muster unterschreiben lassen (Verfahrens- und Bekanntgabevollmacht, Datenabruf); in der Vollmachtsdatenbank erfassen und übermitteln; Freischaltung prüfen; ggf. weitere Vollmachten (Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft) Vertretung gegenüber Finanzverwaltung, Bekanntgabe, Datenabruf, Bescheiddaten §§ 80, 80a AO Mitarbeitende (Erfassung), Berufsträger (Freigabe) [ ]
8 Stammdaten und Vorberater: Stammdatenbogen einholen (Unternehmen, Steuern, Gesellschafter, Bank, Lohn); Mandant in Kanzleisoftware und Portal anlegen; Vorberater um Herausgabe der Unterlagen bitten (Buchführungsdaten, Anlagenverzeichnis, Dauerakten, Lohnkonten, letzte Abschlüsse und Bescheide); Übergabe dokumentieren; offene Fristen prüfen Vollständige Datenbasis, lückenloser Übergang § 66 StBerG (Herausgabepflicht des Vorberaters); § 11 GwG; § 139c AO (W-IdNr.) Mitarbeitende [ ]
9 Datenschutzinformation, KI- und E-Mail-Vereinbarung: Datenschutzinformation übergeben und Empfang dokumentieren; Vereinbarung zur KI-Nutzung schließen; Einwilligung in unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation gesondert einholen oder Portal als alleinigen Weg festlegen; Ansprechpartner und Freigabeberechtigte benennen Transparenz, berufsrechtliche Einwilligung, nachweisbare Kommunikationsregeln Art. 13 DSGVO; Art. 7 DSGVO; § 62a Abs. 5 StBerG; § 57 Abs. 1 StBerG; BStBK-Hinweise zur E-Mail-Kommunikation Mitarbeitende (Dokumente), Berufsträger (KI-Vereinbarung) [ ]
10 Kick-off und Belegwege: Termin mit Mandant; Belegwege festlegen (Portal, E-Rechnungs-Eingang, Schnittstellen zu Faktura und Bank, Papier); Fristenkalender abstimmen (Voranmeldungszeitraum, Lohnlauf, Abschluss); Rollen im Portal einrichten; Verfahrensdokumentation des Mandanten für Belegerfassung und ersetzendes Scannen ansprechen; ersten Buchungsmonat terminieren Reibungsloser Start, GoBD-konforme Belegprozesse, E-Rechnungs-Empfang sichergestellt § 146 AO und GoBD; § 14 UStG; § 18 UStG Mitarbeitende, Berufsträger [ ]

Abschluss

  • Alle Dokumente (Schritte 5, 6, 7, 9) in der Handakte abgelegt (§ 66 StBerG).
  • GwG-Akte vollständig (Schritt 2), Wiedervorlage zur Aktualisierung gesetzt.
  • Mandant im Portal aktiv, erster Belegeingang geprüft.
  • Verantwortlicher Berufsträger und Sachbearbeiter zugeordnet.
  • Wiedervorlage: Prüfung der Kalkulationsannahmen nach [sechs] Monaten.

Freigabe der Mandantenaufnahme: [Name des Berufsträgers], [Datum]

Hinweise zur Verwendung

  • Reihenfolge einhalten. Die GwG-Identifizierung muss grundsätzlich vor Begründung der Geschäftsbeziehung erfolgen (§ 11 Abs. 1 GwG). Ein Mandat, das schon läuft, bevor der Ausweis kopiert ist, ist der häufigste Prüfungsbefund der Aufsicht.
  • Transparenzregister. Die Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten müssen beim Vertragspartner erhoben werden; die Registereinsicht allein genügt nicht (§ 11 Abs. 5 GwG). Stimmen die Angaben überein und bestehen keine Risikofaktoren, sind keine weiteren Maßnahmen nötig (§ 12 Abs. 3 GwG). Abweichungen sind zu melden (§ 23a GwG).
  • Vorberater. Der Vorberater muss Unterlagen herausgeben, darf aber ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Gebühren ausüben, soweit es nicht unangemessen ist (§ 66 StBerG). Klären Sie das früh, sonst fehlt zum ersten Abschluss das Anlagenverzeichnis.
  • Textform überall dokumentieren. Hinweis nach § 4 Abs. 3 StBVV, Vergütungsvereinbarung, KI-Einwilligung und E-Mail-Einwilligung müssen als Textform nachweisbar sein. Ein Portal, das Bestätigungen mit Zeitstempel protokolliert, erfüllt das.
  • Typische Fehler. Vergütungsregelung in der Vollmacht; Vollmacht ohne Bekanntgabevollmacht, sodass Bescheide beim Mandanten landen; fehlende Einwilligung für unverschlüsselte E-Mail bei gleichzeitigem E-Mail-Versand von Auswertungen; Kick-off ohne Klärung des E-Rechnungs-Eingangs, obwohl seit 2025 jeder Unternehmer E-Rechnungen empfangen können muss.

Dieses Muster ersetzt keine Rechtsberatung. Vor Verwendung fachlich prüfen und an den Einzelfall anpassen.

Quellen

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