Mandantenfragebogen Stammdaten (Unternehmen)

Wofür dieses Muster gedacht ist

Der Fragebogen sammelt in einem Durchgang, was sonst über Wochen per E-Mail zusammengetragen wird: die Angaben für die Anlage in der Kanzleisoftware, für die Vollmacht nach amtlichem Muster, für die GwG-Identifizierung und für die Einrichtung der Belegwege. Er ist für Unternehmensmandanten jeder Rechtsform gedacht – vom Einzelunternehmen bis zur GmbH & Co. KG – und so aufgebaut, dass der Mandant ihn selbst ausfüllen kann, am besten im Mandantenportal mit Pflichtfeldern und Upload der Nachweise.

Der Fragebogen ersetzt nicht die Identitätsprüfung nach § 12 GwG anhand von Ausweis und Registerauszug; er strukturiert die Angaben, die die Kanzlei dabei zu erheben hat. Für Privatmandate und für Vereine oder Stiftungen ist er anzupassen.

Was Sie anpassen müssen

• Abschnitte streichen, die für die Rechtsform nicht gelten (etwa Gesellschafter beim Einzelunternehmen, Lohn ohne Beschäftigte).
• Nachweise, die Sie als Upload verlangen: Ausweiskopie, Registerauszug, Gesellschaftsvertrag, Transparenzregisterauszug, letzte Bescheide, Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG.
• Die Zustimmungen in Abschnitt 9 an Ihre Kommunikationsregeln und Ihre KI-Nutzungsvereinbarung anpassen.
• Den Datenschutzhinweis am Ende mit Verweis auf Ihre Datenschutzinformation versehen.
• Bei Portalnutzung: Felder als Pflichtfelder markieren und die Freigabe durch den Mandanten protokollieren.

Mustertext

Mandantenfragebogen Stammdaten – Unternehmen

Bitte füllen Sie den Fragebogen vollständig aus. Angaben, die Sie nicht kennen, lassen Sie frei; wir klären sie im Gespräch. Nachweise laden Sie bitte über das Mandantenportal hoch.

1. Unternehmen

Nachweise: [ ] Handelsregisterauszug (nicht älter als drei Monate) [ ] Gesellschaftsvertrag / Satzung [ ] Gewerbeanmeldung

2. Steuern

Nachweise: [ ] letzte Steuerbescheide (ESt/KSt, GewSt, USt) [ ] letzte Umsatzsteuer-Voranmeldung [ ] Bescheinigung über Ist-Versteuerung

3. Gesellschafter und wirtschaftlich Berechtigte

Bitte für jeden Gesellschafter und jede Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält, mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt:

Gesetzliche Vertreter (Geschäftsführer, Vorstände, vertretungsberechtigte Gesellschafter): [Name, Geburtsdatum, Anschrift, Vertretungsbefugnis]

Eintragung im Transparenzregister: [ ] erfolgt am … [ ] noch nicht erfolgt

Nachweise: [ ] Ausweiskopien der Vertreter und wirtschaftlich Berechtigten [ ] Gesellschafterliste [ ] Transparenzregisterauszug

4. Ansprechpartner

Wer soll Zugang zum Mandantenportal erhalten (Name, E-Mail, Rolle)? [ ]

5. Bankverbindungen

Konto für Steuerzahlungen und Erstattungen: [IBAN]. SEPA-Lastschrift für Steuern beim Finanzamt erteilt: [ ] ja [ ] nein Zahlungsdienstleister und Kartenanbieter (etwa PayPal, Stripe, Firmenkreditkarte): [ ] Darlehen und Leasingverträge (Gläubiger, Vertragsnummer, Laufzeit): [ ]

6. Vorberater

Zu übernehmende Unterlagen: [ ] Anlagenverzeichnis [ ] Summen- und Saldenlisten [ ] Buchführungsdaten (DATEV-Format) [ ] Lohnkonten und Meldungen [ ] Dauerakte (Verträge, Bescheide, Handakte) [ ] offene Fristen und Verfahren

7. Lohn

Nachweise: [ ] letzte Lohnabrechnungen [ ] Lohnkonten des laufenden Jahres [ ] Meldebescheinigungen

8. Belegwege

9. Zustimmungen

• Ich habe die Datenschutzinformation der Kanzlei vom [Datum] erhalten und zur Kenntnis genommen (Art. 13 DSGVO).
• Ich willige ein, dass die Kanzlei für die Kommunikation und den Belegaustausch das Mandantenportal [Name] nutzt und mich per E-Mail über neue Dokumente benachrichtigt.
• Ich willige ein, dass die Kanzlei mandatsbezogene Inhalte auch per unverschlüsselter E-Mail an die in Abschnitt 4 genannten Adressen übermittelt. Mir ist bekannt, dass unverschlüsselte E-Mails von Dritten eingesehen werden können und Lohndaten hiervon ausgenommen bleiben. Die Einwilligung ist jederzeit widerruflich.
• Ich habe die Vereinbarung zur KI-Nutzung im Mandat vom [Datum] erhalten und stimme dem Einsatz der dort genannten Werkzeuge zu (§ 62a StBerG).
• Ich bin damit einverstanden, dass die Kanzlei Unterlagen direkt beim Vorberater anfordert.
• Ich bestätige, dass die Angaben vollständig und richtig sind, und werde Änderungen unverzüglich mitteilen. Mir ist bekannt, dass die Kanzlei die Angaben zu Gesellschaftern und wirtschaftlich Berechtigten nach dem Geldwäschegesetz erheben und aufbewahren muss.

[Ort], [Datum]

[Name des Vertreters], [Funktion]

Interne Vermerke der Kanzlei: Identifizierung durchgeführt am [Datum] durch [Name] anhand [Dokument]; Transparenzregister eingesehen am [Datum]; Risikoeinstufung [niedrig / mittel / hoch]; Mandant angelegt am [Datum]; Vollmacht in der Vollmachtsdatenbank übermittelt am [Datum].

Hinweise zur Verwendung

• GwG-Angaben. Bei natürlichen Personen sind Name, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift zu erheben, bei juristischen Personen Firma, Rechtsform, Registernummer, Sitz und Vertreter (§ 11 Abs. 4 GwG). Die Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten müssen beim Vertragspartner selbst abgefragt werden; das Transparenzregister dient nur dem Abgleich (§ 11 Abs. 5 GwG). Die Überprüfung erfolgt anhand eines gültigen Lichtbildausweises beziehungsweise eines Registerauszugs (§ 12 GwG).
• Umsatzsteuerliche Schwellen (Stand 2026). Monatliche Voranmeldung, wenn die Steuer des Vorjahres mehr als 9.000 Euro betrug (§ 18 Abs. 2 UStG); Kleinunternehmer bis 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 UStG); Ist-Versteuerung auf Antrag bis 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr (§ 20 UStG). Prüfen Sie die Angaben des Mandanten gegen diese Grenzen.
• Wirtschafts-Identifikationsnummer. Sie wird seit November 2024 stufenweise vergeben und ist im aktuellen amtlichen Vollmachtsmuster vorgesehen; fehlt sie noch, bleibt das Feld leer.
• E-Rechnung. Seit 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Klären Sie im Abschnitt Belegwege eine zentrale Eingangsadresse, bevor Rechnungen in Postfächern einzelner Mitarbeitender versanden.
• Einwilligungen trennen. Portalnutzung, unverschlüsselte E-Mail und KI-Nutzung sind getrennte Ankreuzfelder, damit jede Einwilligung eindeutig und einzeln widerruflich ist (Art. 7 Abs. 2 DSGVO). Die KI-Nutzungsvereinbarung selbst bleibt ein eigenes Dokument.
• Typische Fehler. Fragebogen ohne Nachweise akzeptiert; Anteilsquoten ohne mittelbare Beteiligungen erfasst; Betriebsnummer und Unfallversicherungsträger vergessen, sodass der erste Lohnlauf scheitert; Vorberater nicht nach offenen Fristen gefragt.

Dieses Muster ersetzt keine Rechtsberatung. Vor Verwendung fachlich prüfen und an den Einzelfall anpassen.