Vereinbarung zur KI-Nutzung im Mandat

Wofür dieses Muster gedacht ist

Die Vereinbarung schafft Transparenz und Rechtssicherheit, wenn eine Kanzlei KI-Werkzeuge im Mandat einsetzt – etwa zur Belegerkennung und Vorkontierung, zur Recherche in Rechtsquellen oder für Textentwürfe. Sie erfüllt drei Aufgaben zugleich: Sie informiert den Mandanten, welche Werkzeuge mit welchen Daten arbeiten; sie holt die berufsrechtliche Einwilligung nach § 62a Abs. 5 StBerG ein, die nötig ist, sobald ein Werkzeug unmittelbar einem einzelnen Mandat dient; und sie dokumentiert, dass der Berufsträger die Ergebnisse prüft und die Verantwortung behält.

Die Bundessteuerberaterkammer stellt in ihrer FAQ vom 27. Januar 2026 fest, dass derzeit keine ausdrückliche berufsrechtliche Pflicht besteht, den KI-Einsatz ungefragt offenzulegen – empfiehlt aber, ihn in der Mandatsvereinbarung oder einer Zusatzvereinbarung zu regeln, und verlangt eine ausdrückliche Einwilligung, wenn mandantenbezogene Daten in KI-Systeme eingegeben werden. Datenschutzrechtlich ist eine Information nach Art. 13 DSGVO ohnehin erforderlich, sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter fließen.

Grenzen: Das Muster ersetzt weder den Vertrag zwischen Kanzlei und KI-Anbieter nach § 62a Abs. 3 StBerG noch den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO noch die Datenschutzerklärung der Kanzlei. Es ist nicht auf Hochrisiko-KI-Systeme im Sinne der KI-Verordnung zugeschnitten und regelt nicht den KI-Einsatz durch Mitarbeitende (dafür eignet sich eine interne KI-Richtlinie).

Was Sie anpassen müssen

• Kanzlei- und Mandantendaten sowie das Datum der Mandatsvereinbarung, auf die Bezug genommen wird.
• Die Werkzeugtabelle in § 2: Produkt, Anbieter mit Sitz, Verarbeitungsort und Zweck. Nur tatsächlich eingesetzte Werkzeuge aufführen.
• Die Datenkategorien in § 3, insbesondere ob Lohn- und Gehaltsdaten oder besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO verarbeitet werden.
• Die Frist für Widerspruch gegen Änderungen der Werkzeugliste (§ 2 Abs. 2).
• Den Verweis auf Ihre Datenschutzinformation (§ 8): Übergabe als Anlage oder Abruf unter einer URL.
• Ob § 9 (Transparenz bei interaktiven Systemen) für Sie einschlägig ist, etwa bei einem Chat im Mandantenportal.
• Die Unterschrifts- oder Bestätigungsform: Textform genügt; ein Klick zur Bestätigung im Portal ist zulässig, wenn er protokolliert wird.

Mustertext

Vereinbarung über den Einsatz von KI-Werkzeugen im Mandat

zwischen

[Name der Kanzlei], [Anschrift], vertreten durch [Name des Berufsträgers] – nachfolgend „Kanzlei“ –

und

[Name des Mandanten / der Gesellschaft], [Anschrift], vertreten durch [Name] – nachfolgend „Mandant“ –

Präambel

Die Kanzlei setzt bei der Bearbeitung von Mandaten Werkzeuge ein, die auf Verfahren der künstlichen Intelligenz beruhen. Die Parteien wollen regeln, welche Werkzeuge dies sind, welche Daten dabei verarbeitet werden, welche Pflichten die Anbieter treffen und wie die Kanzlei die Verantwortung für die Arbeitsergebnisse wahrnimmt.

§ 1 Zweck und Geltungsbereich

(1) Diese Vereinbarung regelt den Einsatz von KI-Werkzeugen durch die Kanzlei im Rahmen der Mandatsvereinbarung vom [Datum]. Sie ergänzt die Mandatsvereinbarung; bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung vor, soweit sie den Einsatz von KI-Werkzeugen betrifft.

(2) KI-Werkzeuge im Sinne dieser Vereinbarung sind Softwaresysteme, die aus Eingabedaten selbstständig Vorschläge, Klassifikationen, Zusammenfassungen oder Texte erzeugen, insbesondere zur Erkennung und Vorkontierung von Belegen, zur Recherche in Rechtsquellen und zur Erstellung von Entwürfen.

(3) Die Vereinbarung gilt für alle Mandate zwischen den Parteien, soweit nicht im Einzelfall in Textform etwas anderes vereinbart wird.

§ 2 Eingesetzte KI-Werkzeuge und Anbieter

(1) Die Kanzlei setzt derzeit folgende KI-Werkzeuge ein:

(2) Änderungen dieser Liste teilt die Kanzlei dem Mandanten in Textform mit. Für Werkzeuge, die Teil der allgemeinen IT-Ausstattung der Kanzlei sind, gilt die geänderte Liste als vereinbart, wenn der Mandant nicht innerhalb von [vier Wochen] nach Zugang widerspricht; auf diese Folge weist die Kanzlei in der Mitteilung hin. Für Werkzeuge, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen (§ 62a Abs. 5 StBerG), holt die Kanzlei vor dem Einsatz eine ausdrückliche Einwilligung ein.

§ 3 Verarbeitete Datenkategorien

(1) Mit den KI-Werkzeugen werden verarbeitet:

1. Belegdaten (Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge, Quittungen) einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten von Geschäftspartnern und Beschäftigten des Mandanten;
2. Stammdaten des Mandanten (Firma, Anschrift, Steuernummern, Bankverbindung, Ansprechpartner);
3. Buchungs- und Auswertungsdaten;
4. Schriftverkehr zwischen Kanzlei und Mandant, soweit er zur Bearbeitung mit KI-Werkzeugen herangezogen wird.

(2) Nicht mit KI-Werkzeugen verarbeitet werden [Lohn- und Gehaltsdaten / Gesundheitsdaten / Daten aus Rechtsstreitigkeiten], soweit die Parteien dies nicht gesondert in Textform vereinbaren.

§ 4 Pflichten der Anbieter

(1) Die Kanzlei wählt die Anbieter sorgfältig aus (§ 62a Abs. 2 StBerG). Mit jedem Anbieter, der Zugang zu Mandantengeheimnissen erhalten kann, besteht ein Vertrag in Textform, der den Anbieter unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung nach § 203 Abs. 4 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet, die Kenntnisnahme auf das für die Leistung Erforderliche beschränkt und regelt, ob und unter welchen Bedingungen weitere Personen hinzugezogen werden dürfen (§ 62a Abs. 3 StBerG).

(2) Anbieter, die Daten außerhalb Deutschlands verarbeiten, setzt die Kanzlei nur ein, wenn der dort bestehende Schutz der Geheimnisse dem inländischen Schutz vergleichbar ist (§ 62a Abs. 4 StBerG).

(3) Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, besteht mit dem Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

(4) Die Kanzlei stellt vertraglich sicher, dass die Anbieter Eingaben und Dokumente des Mandanten nicht zum Training, zur Verbesserung oder zur Weiterentwicklung ihrer Modelle verwenden und sie nach Abschluss der Verarbeitung löschen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

(5) Ist die Einhaltung dieser Vorgaben nicht mehr gewährleistet, beendet die Kanzlei den Einsatz des betroffenen Werkzeugs unverzüglich (§ 62a Abs. 2 Satz 2 StBerG) und informiert den Mandanten.

§ 5 Prüfung der Ergebnisse durch den Berufsträger

(1) KI-Werkzeuge liefern Vorschläge und Entwürfe. Die fachliche Beurteilung, die Entscheidung über Buchungen, Erklärungen und Schreiben sowie die Verantwortung für das Arbeitsergebnis liegen ausschließlich bei der Kanzlei (§ 57 Abs. 1 StBerG).

(2) Jeder Vorschlag eines KI-Werkzeugs wird vor seiner Verwendung von einer fachlich qualifizierten Person der Kanzlei geprüft und freigegeben. Vorkontierungen werden erst nach Freigabe gebucht oder an das Rechnungswesen übergeben. Recherche-Ergebnisse werden anhand der angegebenen Quellen überprüft.

(3) Die Kanzlei dokumentiert den Einsatz von KI-Werkzeugen in einem internen Verzeichnis (Werkzeug, Zweck, Datenkategorien, Prüfmechanismus, verantwortliche Person) und gewährt dem Mandanten auf Verlangen Einsicht in die ihn betreffenden Angaben.

(4) Der Mandant wird darauf hingewiesen, dass KI-Werkzeuge fehlerhafte, unvollständige oder erfundene Ergebnisse erzeugen können. Die Kanzlei begegnet dem durch die Prüfung nach Absatz 2.

§ 6 Einwilligung des Mandanten

(1) Der Mandant willigt ein, dass die Kanzlei die in § 2 genannten KI-Werkzeuge im Rahmen dieser Vereinbarung einsetzt und den Anbietern hierzu Zugang zu den in § 3 genannten Daten eröffnet, soweit dies für die Nutzung des jeweiligen Werkzeugs erforderlich ist.

(2) Die Einwilligung umfasst auch Werkzeuge, die unmittelbar diesem Mandat dienen (§ 62a Abs. 5 StBerG), soweit sie in § 2 aufgeführt sind.

(3) Der Mandant verzichtet nicht auf die Einhaltung der Anforderungen nach § 62a Abs. 2 und 3 StBerG (§ 62a Abs. 6 StBerG).

(4) Datenschutzrechtliche Grundlage der Verarbeitung durch die Kanzlei ist die Durchführung des Mandatsvertrags (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO) und das berechtigte Interesse an einer effizienten und qualitätsgesicherten Mandatsbearbeitung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Die Einwilligung nach Absatz 1 betrifft die berufsrechtliche Verschwiegenheit.

§ 7 Widerruf und Beendigung

(1) Der Mandant kann die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in Textform widerrufen – insgesamt oder für einzelne Werkzeuge. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

(2) Nach einem Widerruf bearbeitet die Kanzlei das Mandat ohne die betroffenen Werkzeuge. Führt dies zu einem höheren Aufwand, informiert die Kanzlei den Mandanten vor Fortführung über die Auswirkungen auf die Vergütung; eine Anpassung bedarf einer Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV.

(3) Die Kanzlei veranlasst die Löschung bereits an Anbieter übermittelter Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

(4) Diese Vereinbarung endet mit der Mandatsvereinbarung.

§ 8 Datenschutzinformation

Informationen nach Art. 13 DSGVO über den Verantwortlichen, die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung, die Empfänger (einschließlich der in § 2 genannten Anbieter), Übermittlungen in Drittländer, die Speicherdauer und die Rechte der betroffenen Personen enthält die Datenschutzinformation der Kanzlei vom [Datum], die dem Mandanten [mit dieser Vereinbarung übergeben wird / unter [URL] abrufbar ist].

§ 9 Transparenz bei interaktiven Systemen

Setzt die Kanzlei KI-Werkzeuge ein, die unmittelbar mit dem Mandanten oder mit Dritten interagieren (etwa einen Chat im Mandantenportal), werden die Nutzer darauf hingewiesen, dass sie mit einem KI-System interagieren (vgl. Art. 50 KI-VO).

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Textform.

(2) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

(3) Diese Vereinbarung wird in Textform geschlossen. Eine Bestätigung über das Mandantenportal der Kanzlei genügt, wenn sie protokolliert wird.

[Ort], [Datum]

[Name der Kanzlei], [Name des Berufsträgers]

[Name des Mandanten], [Name des Vertreters]

Hinweise zur Verwendung

• Form. Weder § 62a Abs. 5 StBerG noch die DSGVO verlangen eine Unterschrift. Entscheidend ist der Nachweis: Bewahren Sie die bestätigte Fassung mit Zeitstempel in der Handakte auf (§ 66 StBerG, zehn Jahre nach Ende des Auftrags).
• Zeitpunkt. Schließen Sie die Vereinbarung vor dem ersten KI-Einsatz im Mandat. Bei Bestandsmandaten holen Sie sie nach – die BStBK rät, bis dahin mandantenbezogene Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren.
• Trennung der Verträge. Diese Vereinbarung ist das Verhältnis Kanzlei–Mandant. Der Vertrag Kanzlei–Anbieter nach § 62a Abs. 3 StBerG und der Auftragsverarbeitungsvertrag müssen gesondert vorliegen; § 4 setzt sie voraus, ersetzt sie aber nicht.
• Kein Verzicht vorformulieren. § 62a Abs. 6 StBerG erlaubt dem Mandanten den Verzicht auf die Anforderungen der Absätze 2 und 3. Nehmen Sie einen solchen Verzicht nicht in ein vorformuliertes Muster auf; er wäre kaum als informierte Entscheidung zu belegen.
• Werkzeugliste aktuell halten. Die häufigste Schwachstelle ist eine veraltete Tabelle in § 2. Verknüpfen Sie sie mit Ihrem internen KI-Verzeichnis, das die BStBK empfiehlt.
• Kostenlose Konsumentenkonten vermeiden. Bei kostenlosen KI-Diensten werden Eingaben oft zu Trainingszwecken verwendet; § 4 Abs. 4 lässt sich dann nicht einhalten. Nur Geschäftslizenzen mit vertraglichem Trainingsausschluss verwenden.
• Datenschutzinformation. Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung um die KI-Anbieter als Empfänger; die Vereinbarung verweist nur darauf.
• Typische Fehler. Einwilligung in AGB versteckt (Art. 7 Abs. 2 DSGVO verlangt klare Trennung); keine Regelung für den Widerruf; keine Aussage zur Prüfung durch den Berufsträger; Verwechslung von berufsrechtlicher Einwilligung und datenschutzrechtlicher Rechtsgrundlage.

Dieses Muster ersetzt keine Rechtsberatung. Vor Verwendung fachlich prüfen und an den Einzelfall anpassen.