Mandatsvereinbarung (Steuerberatungsvertrag)

Wofür dieses Muster gedacht ist

Der Steuerberatungsvertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag mit Dienstvertragscharakter (§§ 611, 675 BGB). Er kommt formlos zustande – auch durch bloße Auftragsannahme. Genau darin liegt das Risiko: Ohne schriftliche Mandatsvereinbarung ist im Streitfall unklar, was geschuldet war, welche Unterlagen der Mandant wann liefern musste und ob eine Haftungsbegrenzung vereinbart wurde. Das Muster gibt dem Mandatsverhältnis eines Unternehmensmandanten eine belastbare Grundlage und verknüpft die Bausteine, die berufsrechtlich getrennt bleiben müssen: die Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV, die Vollmacht und die Vereinbarung zur KI-Nutzung.

Es ist auf Unternehmensmandate mit laufender Buchführung zugeschnitten. Für Privatmandate (nur Einkommensteuererklärung) und für Berufsausübungsgesellschaften mit abweichenden Mindestversicherungssummen ist es anzupassen. Es ersetzt nicht die Allgemeinen Auftragsbedingungen, kann sie aber in Bezug nehmen.

Was Sie anpassen müssen

• Parteien und vertretungsberechtigte Personen; bei Gesellschaften Registerangaben.
• Den Leistungskatalog in § 1 – nur ankreuzen oder aufführen, was tatsächlich beauftragt ist; Nichtbeauftragtes ausdrücklich ausnehmen.
• Fristen für die Belegübermittlung in § 2, abgestimmt auf Voranmeldungszeitraum und GoBD.
• Die Haftungsbegrenzung in § 4: den Betrag an Ihre Versicherung anpassen (Einzelkanzlei: Mindestversicherungssumme 250.000 Euro nach § 52 Abs. 1 DVStB, vorformuliert bis zum Vierfachen, also 1.000.000 Euro; Berufsausübungsgesellschaften nach § 55f StBerG höher). Versicherungsschutz in dieser Höhe muss tatsächlich bestehen.
• Kommunikationswege in § 6: Name des Portals, Regelung zur E-Mail, Ansprechpartner beider Seiten.
• Kündigungsfristen in § 9, falls Sie das jederzeitige Kündigungsrecht nach § 627 BGB einschränken wollen; das ist bei Dauerleistungen wie der Buchführung zulässig, bei reinen Vertrauensdiensten umstritten.
• Verweise auf Vergütungsvereinbarung, Vollmacht, Datenschutzinformation und KI-Nutzungsvereinbarung mit Datum.

Mustertext

Mandatsvereinbarung

zwischen

[Name der Kanzlei], [Anschrift], vertreten durch [Name des Berufsträgers] – nachfolgend „Kanzlei“ –

und

[Firma des Mandanten], [Rechtsform], [Anschrift], eingetragen im [Handelsregister des Amtsgerichts …] unter [HRB …], vertreten durch [Name] – nachfolgend „Mandant“ –

§ 1 Gegenstand und Umfang des Mandats

(1) Der Mandant beauftragt die Kanzlei mit folgenden Leistungen [Zutreffendes ankreuzen oder streichen]:

• laufende Finanzbuchführung einschließlich Kontierung der Belege, Führung der Offene-Posten-Listen und Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen;
• Lohnbuchführung einschließlich Lohnsteuer-Anmeldungen und Meldungen zur Sozialversicherung;
• Jahresabschluss [Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung / Einnahmenüberschussrechnung] einschließlich [Anhang / Offenlegung];
• betriebliche Steuererklärungen (Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, [Körperschaftsteuer / gesonderte und einheitliche Feststellung]);
• Einkommensteuererklärungen [der Gesellschafter / des Inhabers];
• Prüfung von Steuerbescheiden und Fristenkontrolle für die genannten Erklärungen;
• laufende steuerliche Beratung im Zusammenhang mit den vorstehenden Leistungen;
• [weitere Leistungen].

(2) Nicht beauftragt sind insbesondere: Rechtsbehelfs- und Klageverfahren, Vertretung in Betriebsprüfungen, betriebswirtschaftliche Beratung, Beratung zu Umstrukturierungen, Erbschaft- und Schenkungsteuer sowie Rechtsberatung außerhalb der Befugnisse nach § 5 RDG. Solche Leistungen bedürfen eines gesonderten Auftrags in Textform.

(3) Die Kanzlei erbringt ihre Leistungen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Berufsausübung und dem Stand der Rechtsprechung und Verwaltungsauffassung zum Zeitpunkt der Leistung. Sie schuldet keine Prüfung der sachlichen Richtigkeit der vom Mandanten übergebenen Belege und Angaben; offenkundige Unstimmigkeiten wird sie ansprechen.

(4) Die Kanzlei setzt bei der Bearbeitung digitale Werkzeuge einschließlich KI-gestützter Systeme ein. Einzelheiten regelt die Vereinbarung zur KI-Nutzung vom [Datum].

§ 2 Mitwirkungspflichten des Mandanten

(1) Der Mandant übergibt der Kanzlei alle für die Leistungen erforderlichen Unterlagen und Informationen vollständig, richtig und rechtzeitig. Er teilt Änderungen der Verhältnisse, insbesondere von Gesellschafterstruktur, Geschäftsführung, Bankverbindungen, Betriebsstätten und Tätigkeitsbereichen, unverzüglich mit.

(2) Belege für die laufende Buchführung übermittelt der Mandant [über das Mandantenportal der Kanzlei] bis zum [10.] des Folgemonats; Belege für die Lohnbuchführung bis zum [Datum] des laufenden Monats. Verspätete oder unvollständige Übermittlung geht zu Lasten des Mandanten; die Kanzlei weist auf drohende Fristversäumnisse hin, soweit ihr dies möglich ist.

(3) Der Mandant ist für die Ordnungsmäßigkeit seiner eigenen Aufzeichnungen, seiner Kassenführung und seiner Verfahrensdokumentation nach den GoBD verantwortlich. Werden Papierbelege nach bildlicher Erfassung vernichtet, geschieht dies auf Grundlage einer Verfahrensdokumentation des Mandanten.

(4) Der Mandant prüft Entwürfe von Abschlüssen und Erklärungen sowie Steuerbescheide, die ihm die Kanzlei zuleitet, und gibt sie innerhalb von [zehn Tagen] frei oder teilt Einwände mit. Die Kanzlei darf Erklärungen erst nach Freigabe übermitteln.

(5) Der Mandant benennt einen Ansprechpartner, der zur Freigabe von Buchungen, Erklärungen und Zahlungen berechtigt ist: [Name, Funktion].

§ 3 Vergütung

(1) Die Vergütung richtet sich nach der gesondert geschlossenen Vergütungsvereinbarung vom [Datum]. Soweit dort nichts geregelt ist, gelten die gesetzlichen Gebühren der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV).

(2) Die Kanzlei hat den Mandanten in Textform darauf hingewiesen, dass eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung in Textform vereinbart werden kann (§ 4 Abs. 3 StBVV).

(3) Die Kanzlei kann angemessene Vorschüsse verlangen (§ 8 StBVV).

§ 4 Haftung und Haftungsbegrenzung

(1) Die Kanzlei haftet für Schäden aus der Verletzung vertraglicher Pflichten nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit nachfolgend nichts anderes bestimmt ist.

(2) Der Anspruch des Mandanten gegen die Kanzlei auf Ersatz eines fahrlässig verursachten Schadens wird auf [1.000.000] Euro je Schadensfall begrenzt. Dies entspricht dem Vierfachen der Mindestversicherungssumme nach § 52 Abs. 1 DVStB [bei Berufsausübungsgesellschaften: § 55f StBerG]; die Kanzlei unterhält Versicherungsschutz in dieser Höhe (§ 67a Abs. 1 Nr. 2 StBerG).

(3) Die Begrenzung gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit und nicht für Schäden, die auf Vorsatz beruhen. [Optional, rechtlich zu prüfen: Sie gilt nicht bei grober Fahrlässigkeit.]

(4) Mehrere Schadensfälle, die auf derselben Pflichtverletzung beruhen, gelten als ein Schadensfall.

(5) Eine über Absatz 2 hinausgehende Haftungssumme kann der Mandant im Einzelfall gegen Übernahme der zusätzlichen Versicherungsprämie in Textform vereinbaren. Auf diese Möglichkeit wurde der Mandant hingewiesen.

(6) Die Kanzlei haftet nicht für Nachteile, die darauf beruhen, dass der Mandant Unterlagen oder Informationen unvollständig, unrichtig oder verspätet übergeben oder Hinweise der Kanzlei nicht befolgt hat.

§ 5 Verschwiegenheit und Dienstleister

(1) Die Kanzlei und ihre Mitarbeitenden sind nach § 57 Abs. 1 StBerG und § 203 StGB zur Verschwiegenheit über alles verpflichtet, was ihnen in Ausübung des Berufs bekannt wird. Die Verschwiegenheit besteht nach Beendigung des Mandats fort.

(2) Die Kanzlei ist berechtigt, Dienstleister – insbesondere Anbieter von Kanzleisoftware, Rechenzentren, Mandantenportal, IT-Wartung, Aktenvernichtung und KI-Werkzeugen – einzusetzen und ihnen Zugang zu Mandantengeheimnissen zu eröffnen, soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich ist (§ 62a Abs. 1 StBerG). Sie wählt die Dienstleister sorgfältig aus und verpflichtet sie in Textform unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit (§ 62a Abs. 2 und 3 StBerG).

(3) Für Dienstleistungen, die unmittelbar diesem Mandat dienen (§ 62a Abs. 5 StBerG), holt die Kanzlei die Einwilligung des Mandanten ein, soweit sie nicht bereits in der Vereinbarung zur KI-Nutzung erteilt ist.

(4) Der Mandant entbindet die Kanzlei von der Verschwiegenheit gegenüber [Kreditinstituten / Wirtschaftsprüfern / Rechtsanwälten des Mandanten], soweit dies zur Mandatsausführung erforderlich ist; weitergehende Entbindungen erfolgen im Einzelfall in Textform.

§ 6 Kommunikationswege

(1) Regelmäßiger Kommunikationsweg für Belege, Dokumente, Freigaben und Nachrichten ist das Mandantenportal der Kanzlei [Name]. Dort eingestellte Dokumente gelten am folgenden Werktag als zugegangen; die Kanzlei benachrichtigt den Mandanten über neue Dokumente per E-Mail.

(2) E-Mails versendet die Kanzlei ausschließlich transportverschlüsselt. Der Mandant stellt sicher, dass sein E-Mail-Anbieter Transportverschlüsselung unterstützt.

(3) Eine unverschlüsselte Übermittlung von Inhalten per E-Mail erfolgt nur, wenn der Mandant hierin gesondert eingewilligt hat:

• Der Mandant willigt ein, dass die Kanzlei mandatsbezogene Inhalte auch per unverschlüsselter E-Mail an folgende Adressen übermittelt: [E-Mail-Adressen]. Er ist darauf hingewiesen worden, dass unverschlüsselte E-Mails von Dritten eingesehen und verändert werden können. Die Einwilligung ist jederzeit widerruflich.

(4) Daten Dritter mit erhöhtem Schutzbedarf, insbesondere Lohn- und Gehaltsdaten, werden ausschließlich über das Portal oder verschlüsselt übermittelt; Absatz 3 gilt hierfür nicht.

(5) Weisungen mit Fristbezug (etwa Freigaben, Rücknahmen, Anträge) sind über das Portal oder in Textform an [Adresse] zu richten. Telefonische Weisungen bestätigt die Kanzlei in Textform.

§ 7 Datenschutz

(1) Die Kanzlei verarbeitet personenbezogene Daten des Mandanten, seiner Beschäftigten und Geschäftspartner als Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO (§ 11 Abs. 2 StBerG). Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen Mandant und Kanzlei ist deshalb nicht erforderlich.

(2) Die Informationen nach Art. 13 DSGVO hat der Mandant mit der Datenschutzinformation der Kanzlei vom [Datum] erhalten. Der Mandant informiert seine Beschäftigten und Geschäftspartner, soweit er hierzu nach Art. 13 und 14 DSGVO verpflichtet ist, über die Weitergabe ihrer Daten an die Kanzlei.

(3) Die Kanzlei trifft technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung und Protokollierung.

§ 8 Aufbewahrung und Herausgabe

(1) Die Kanzlei führt eine Handakte und bewahrt sie zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres auf, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 66 StBerG). Die Handakte kann elektronisch geführt werden.

(2) Nach Beendigung des Mandats gibt die Kanzlei dem Mandanten auf Verlangen die Unterlagen heraus, die sie von ihm oder für ihn erhalten hat. Nicht herauszugeben sind der Briefwechsel zwischen Kanzlei und Mandant, Schriftstücke, die der Mandant bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat, und interne Arbeitspapiere (§ 66 StBerG).

(3) Die Kanzlei kann die Herausgabe verweigern, bis sie wegen ihrer Gebühren und Auslagen aus diesem Mandat befriedigt ist, soweit die Zurückbehaltung nicht nach den Umständen unangemessen ist.

(4) Elektronische Daten aus dem Mandantenportal und der Buchführung stellt die Kanzlei dem Mandanten oder einem von ihm benannten Nachfolgeberater in einem gängigen Format [insbesondere im DATEV-Format] zur Verfügung.

§ 9 Laufzeit und Kündigung

(1) Das Mandat beginnt am [Datum] und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Jede Partei kann das Mandat jederzeit kündigen (§ 627 BGB). [Alternativ für Dauerleistungen: Das Mandat kann mit einer Frist von [drei] Monaten zum [Quartalsende] gekündigt werden; das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.]

(3) Die Kanzlei kündigt nicht zur Unzeit; insbesondere sorgt sie dafür, dass der Mandant laufende Fristen wahren kann, oder weist rechtzeitig auf sie hin (§ 627 Abs. 2 BGB).

(4) Die Kündigung bedarf der Textform.

(5) Bei Beendigung stellt die Kanzlei die bis dahin erbrachten Leistungen in Rechnung (§ 628 BGB) und übergibt dem Mandanten oder dem Nachfolgeberater die Unterlagen nach § 8. Sie weist auf offene Fristen und laufende Verfahren hin.

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Bestandteile dieser Vereinbarung sind: die Vergütungsvereinbarung vom [Datum], die Vollmacht vom [Datum], die Vereinbarung zur KI-Nutzung vom [Datum] und die Datenschutzinformation vom [Datum]. Die Allgemeinen Auftragsbedingungen der Kanzlei in der Fassung vom [Datum] gelten ergänzend; bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung vor.

(2) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform.

(3) Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, [Sitz der Kanzlei].

(4) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

[Ort], [Datum]

[Name der Kanzlei], [Name des Berufsträgers]

[Firma des Mandanten], [Name des Vertreters]

Hinweise zur Verwendung

• Form. Der Steuerberatungsvertrag ist formfrei; die Mandatsvereinbarung dient dem Nachweis. Textform genügt, eine Bestätigung im Mandantenportal ist ausreichend, wenn sie protokolliert wird. Die Vergütungsvereinbarung muss trotzdem ein eigenes Dokument bleiben (§ 4 Abs. 1 Satz 2 StBVV).
• Auftragsablehnung. Wollen Sie ein Mandat nicht annehmen, müssen Sie das unverzüglich erklären (§ 63 StBerG); sonst haften Sie für Schäden aus der Verzögerung.
• Haftungsbegrenzung. Vorformulierte Klauseln sind nur bis zum Vierfachen der Mindestversicherungssumme zulässig, und nur, wenn Versicherungsschutz in dieser Höhe besteht (§ 67a Abs. 1 Nr. 2 StBerG). Prüfen Sie Ihre Police. Für Einzelkanzleien beträgt die Mindestversicherungssumme 250.000 Euro (§ 52 Abs. 1 DVStB), für Berufsausübungsgesellschaften je nach Haftungsverfassung 500.000 oder 1.000.000 Euro (§ 55f StBerG). Ob die Begrenzung in vorformulierten Bedingungen auch grobe Fahrlässigkeit erfassen darf, ist umstritten; lassen Sie diese Frage anwaltlich klären.
• Kündigung. Beide Seiten können nach § 627 BGB jederzeit kündigen; der BGH hat das auch für Mandate mit Finanz- und Lohnbuchhaltung bejaht. Einschränkende Fristen sind möglich, aber begründungsbedürftig. Kündigen Sie nie zur Unzeit – etwa unmittelbar vor Abgabefristen.
• Interessenkollision. Prüfen Sie vor Abschluss, ob Sie bereits eine Gegenpartei beraten (§ 57 Abs. 1a und 1b StBerG). Das Muster enthält hierzu keine Klausel, weil die Prüfung der Annahme vorausgeht.
• E-Mail. Die Bundessteuerberaterkammer hält Transportverschlüsselung für ausreichend; unverschlüsselte Kommunikation erfordert eine Einwilligung, die nachweisbar und widerruflich sein muss. Lohndaten sind davon ausgenommen. § 6 Abs. 3 ist deshalb als eigene Ankreuzoption gestaltet.
• Typische Fehler. Leistungskatalog per Aufzählung ohne Ausschluss des Nichtbeauftragten; Belegfristen ohne Bezug zum Voranmeldungszeitraum; Haftungssumme aus alten Mustern übernommen; fehlende Regelung, wer beim Mandanten freigeben darf; Verweis auf eine Vergütungsvereinbarung, die es noch nicht gibt.

Dieses Muster ersetzt keine Rechtsberatung. Vor Verwendung fachlich prüfen und an den Einzelfall anpassen.